Когда вы импортируете или копируете текстовые данные в лист Excel , у вас часто возникают лишние пробелы. Используя функцию TRIM в Excel или комбинацию клавиш для запуска функции поиска и замены в Excel, вы можете легко удалить эти ненужные пробелы.
В случае функции TRIM вам необходимо создать новый столбец на листе для вашего чистого текста. Затем вы можете скопировать и вставить чистый текст обратно в исходный столбец.
Намного более быстрый прием заключается в использовании сочетания клавиш CTRL + H для поиска в столбце проблемы и быстрого удаления всех лишних пробелов.
Как работает функция TRIM
Синтаксис для функции TRIM:
= TRIM (текст)
Текст, в этом случае, относится к данным с посторонним интервалом. Этот аргумент может быть:
- Фактический текст, заключенный в кавычки
- Ссылка на ячейку в месте расположения текстовых данных на листе
Многие люди думают, что функция TRIM удаляет только пробелы в начале и конце текста. В действительности это избавляет от всех лишних пробелов.
Например, если текст в ячейке A1 имеет вид:
Это действительно плохое предложение.
Функция Excel = TRIM (A1) даст следующий результат:
Это действительно плохое предложение.
Использование функции TRIM
Чтобы удалить лишние пробелы с помощью функции TRIM, выполните следующую процедуру:
- Нажмите на ячейку A6, чтобы сделать ее активной ячейкой — вот куда пойдет функция.
- Тип = TRIM (A4) .
- Нажмите Enter .
- Текст из A4 с дополнительными пробелами появится в A6, но с удалением всех лишних пробелов.
Проблема на этом этапе заключается в том, что как A4, так и A6 существуют на листе, когда требуется, чтобы чистый текст (в A6) заменял только грязный текст (в A4).
Заменить содержимое с А6 на А4 просто:
- Щелкните правой кнопкой мыши на A6 .
- Выберите Копировать .
- Щелкните правой кнопкой мыши на A4 .
- Выберите Специальная вставка .
- Выберите Значения и затем нажмите ОК .
- Удалить текст из A6 .
Теперь на листе только чистый текст без пробелов.
Если вы используете Excel Online, не обращайте внимания на шаги 4 и 5 выше. Вместо этого щелкните стрелку вниз под « Вставить» на ленте «Домой», затем выберите « Вставить значения» .
Удаление лишних пробелов из целого столбца
Описанный выше метод работает хорошо, если вы чистите только пробелы из одной ячейки, но что если вы хотите удалить пробелы из всего столбца?
Процедура работы со столбцом ничем не отличается от работы с одной ячейкой. В этом примере столбец со слишком большим количеством пробелов начинается с A2.
- Создайте новый пустой столбец рядом со столбцом, из которого вы хотите удалить пробелы (в этом примере этот новый столбец начинается с B2).
- Нажмите на верхнюю пустую ячейку в вашем новом столбце (B2).
- Введите = TRIM (B2) и нажмите Enter .
- Удерживая клавишу Shift , наведите указатель мыши на нижнюю часть ячейки B2, пока курсор не изменится на две горизонтальные линии со стрелкой над и под ними. (Эта функция недоступна в Excel Online; вам придется использовать ручку заполнения, чтобы скопировать формулу.)
- Дважды щелкните правой кнопкой мыши, чтобы автоматически заполнить весь столбец
Теперь у вас будет столбец A с лишними пробелами и столбец B с таким же очищенным текстом.
Выполните ту же процедуру копирования и вставки (только значения) на предыдущем шаге, но скопируйте и вставьте все столбцы, а не отдельные ячейки.
Наконец, щелкните правой кнопкой мыши в верхней части столбца B, чтобы выделить весь столбец, и удалите его, сдвинув все остальные ячейки электронной таблицы влево.
Использование поиска и замены клавиши быстрого доступа
Если в тексте вашего столбца есть лишние пробелы внутри текста, а не сразу или сразу после, вы можете быстро очистить этот текст с помощью функции поиска и замены в Excel.
- Выберите весь столбец, который вы хотите очистить.
- Нажмите сочетание клавиш CTRL + H, чтобы открыть окно поиска и замены в Excel.
- В поле « Найти» введите два пробела.
- В поле « Заменить на» введите один пробел.
- Продолжайте нажимать кнопку « Заменить все» , пока все лишние пробелы не исчезнут.
Преимущество использования этого подхода заключается в том, что вам не нужно проходить всю процедуру копирования и вставки, необходимую для функции TRIM.
Метод, который вы используете для удаления лишних пробелов в Excel, зависит от того, как выглядят ваши исходные данные, и где находятся пробелы.
В любом случае, один из этих двух методов должен хорошо работать, чтобы помочь вам убрать этот грязный текст в вашей электронной таблице.