Когда дело доходит до организации и производительности, списки дел являются основным инструментом. Но в какой-то момент они превращаются в еще один повод для промедления. В любом случае, кому нужно так много списков дел? Подойдут три типа, которые мы перечислили ниже. Они дадут вам все необходимые возможности для составления списка без сложной системы, которая отнимает слишком много времени.
Зачем вообще делать списки?
Исследования в области психологии человека дали нам много интересных идей о том, почему мы составляем списки и как мы смотрим на производительность в целом. Эффект Зейгарника является тому примером. В нем говорится, что люди запоминают незавершенные или прерванные задачи лучше, чем выполненные. Это полезный механизм, но некоторые люди думают, что он также может саботировать нашу производительность.
Часто цитируемый отрывок из книги « Сила воли: заново открывать величайшую силу человека» гласит:
«Оказывается, что эффект Зейгарника не является, как мы предполагали в течение десятилетий, напоминанием, которое не ослабевает до тех пор, пока задача не будет выполнена […] Вместо этого бессознательное просит сознательный ум составить план […] Как только план сформировавшееся, бессознательное может перестать мучить сознание напоминаниями ».
Имея ясный разум имеет большое значение для возможности сосредоточиться на одной задаче. Это принцип, лежащий в основе одной из самых популярных систем повышения производительности, Getting Things Done . Но вам не нужно идти на все это. Вы можете придерживаться этих трех списков и быть уверенными, что ваше бессознательное заткнется и позволит вам выполнить некоторую работу.
1. Еженедельный список приоритетов
Каждое воскресенье отводите 10-15 минут, чтобы наметить свои приоритеты на предстоящую неделю. Это не должны быть вещи, которые вы можете вычеркнуть из своего списка. Например, в списках еженедельных приоритетов могут быть такие элементы, как «догонять академические вещи» и «возобновить обучение». Эти элементы часто лучше всего разбить на более мелкие задачи в вашем ежедневном списке задач.
Цель еженедельного списка — вытащить эти действительно большие предметы из вашего бессознательного на бумагу. Запишите их в начале недели. Затем вы можете перестать беспокоиться о них, потому что ваше бессознательное будет знать, что у вас есть план для их выполнения. По крайней мере, можно быть уверенным, что вы не забудете о них, потому что они написаны чернилами.
Держите еженедельный список приоритетов коротким и простым — от трех до пяти пунктов. Не забывайте придерживаться общих целей и рекомендаций на неделю, а не задач, которые необходимо выполнить. Сканируйте этот список каждое утро и используйте его, чтобы проинформировать свой ежедневный список дел.
2. Сегментированный список дел
Составление единого списка дел на весь день будет держать все в порядке, и есть множество приложений, которые помогут вам управлять этим списком. Выберите вечнозеленый фаворит, такой как Trello или Wunderlist, или придерживайтесь очень простого инструмента списка дел .
Как вы сегментируете свой список дел, зависит от вас. Одним из вариантов является перечисление трех высокоприоритетных задач, трех задач со средним приоритетом и некоторых задач с низким приоритетом.
Вы также можете сегментировать их по контексту и хранить, например, список «Домашних», «Рабочих» и «Фитнес». На работе вы можете использовать «Встречи», «Звонки» и «Проекты».
Третий вариант — использовать папку «Входящие» в качестве списка дел. список дел список дел
Независимо от того, как вы делите свой список, убедитесь, что вы держите его под контролем. Существует предел того, сколько вы можете сделать за 24 часа. Кроме того, вы можете быть уверены, что вам придется иметь дело с незапланированными прерываниями различных размеров в любой день.
Если вы хотите упростить производительность, вот идея, которая может помочь. Это происходит из истории женщины, которая работала в Пентагоне. Когда ее спросили, какова ее стратегия достижения цели, она ответила, что записала свои задачи в порядке приоритета, а затем вычеркнула все, что было ниже третьего пункта.
3. Список выполненных работ
«Готовый список» в последнее время набирает обороты как полезный инструмент повышения производительности. Если вы не знакомы с готовым списком, он звучит именно так: список того, что вы выполнили за день.
В чем смысл, спросите вы? Стресс-менеджмент. Слишком много дел и недостаточное выполнение — это стрессы по-своему. Вот почему это помогает узнать, сколько вам удалось сделать за день, а также, что нужно продолжить или не входить в список дел в будущем.
Например, скажем, вашими приоритетными задачами на день являются «планирование ежеквартального собрания», «составление еженедельного отчета» и «чистый гараж».
Если вы отметите это, конечно, у вас есть отчет о завершении трех вещей. Но если вы запишите, что вы также ответили на два звонка о маркетинговом бюджете, составили список потенциальных кандидатов для найма, отправили шесть электронных писем об утверждении проекта и собрали несколько продуктов по дороге домой, вы увидите, как много вы сделали.
Не все они могут быть приоритетными задачами, но они по-прежнему являются задачами, о которых вам нужно было позаботиться. Знание того, что вы их сделали, может стать источником удовлетворения. Такие задачи составляют большую часть вашей производительности, и вы не должны пренебрегать ими. Вы на самом деле делаете больше за день, чем вы думаете!
Сделайте все с минимальным стрессом
Конечно, у каждого свои стратегии управления задачами. Выясните эффективный для себя, используя три списка выше в качестве трамплина.
Списки задач оказываются для вас контрпродуктивными? Вы можете работать продуктивно даже без списка дел списка дел !