Вести бизнес достаточно сложно. Чем больше вы можете автоматизировать и не должны помнить, тем больше вы можете сосредоточиться на более важных вещах.
Есть много областей вашего бизнеса, которые вы можете автоматизировать, чтобы сэкономить время. Регистрируйте каждое уведомление о платеже PayPal как доход для своих налоговых записей. Используйте технологию GPS, чтобы записать пробег. Или получите напоминания о том, что ваши бизнес-домены автоматически добавляются в ваш ежедневный список дел.
Если вам интересно, как вы можете настроить любую из этих вещей, чтобы лучше автоматизировать свой бизнес, продолжайте читать.
Автоматически регистрировать доход
Большинство малых предприятий принимают платежи от служб обработки платежей, которые отправляют уведомления по электронной почте. PayPal является одним из примеров этого.
Уведомления — отличный способ активировать другие средства автоматизации.
В этом случае вы можете использовать уникальную строку темы, которую эта служба всегда прикрепляет к своим электронным письмам, чтобы инициировать добавление новой записи в вашу таблицу доходов.
Настройка IFTTT Автоматизация
Во-первых, если у вас его еще нет, создайте учетную запись IFTTT
Затем нажмите « Мои апплеты» в меню и нажмите ссылку « Новый апплет» справа. Нажмите Это .
Найдите Gmail и нажмите на ссылку Gmail. Вы можете использовать любую другую почтовую службу, если захотите, если она интегрирована с IFTTT.
В следующем окне выберите New email in inbox из поиска .
На следующем экране сделайте тему поискового запроса : у вас есть деньги (используйте любой текст, который использует ваш платежный сервис, в строке темы электронного письма с уведомлением).
«Subject:» указывает IFTTT сканировать входящие электронные письма на наличие указанного текста в поле темы.
Нажмите на Создать триггер .
Затем вам нужно создать действие, которое загружает новую строку в вашу таблицу регистрации доходов.
Прежде чем сделать это, зайдите в Google Drive и создайте новый каталог с именем IFTTT , а внутри него создайте еще один каталог с именем Business .
В подпапке «Бизнес» создайте электронную таблицу под названием « Доходы и расходы» . Назовите первую вкладку в таблице « Доход» .
Вернуться в IFTTT, нажмите на Это . Поиск листов и нажмите на Google Sheets .
В следующем окне нажмите Добавить строку в электронную таблицу .
Это будет вызывать новую строку в вашей электронной таблице доходов каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, соответствующее фильтру строки темы.
Заполните следующую форму, используя детали, показанные ниже.
Важное поле здесь — форматированная строка. Текст в этом поле должен быть «{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}»
Это оставляет два поля пустыми. Это позволит вам отделить тело письма от имени отправителя и суммы в долларах (см. Google Script ниже).
Нажмите « Создать действие», чтобы завершить этот шаг.
Добавить Google Script
Теперь пришло время настроить вашу таблицу. Откройте Google Sheet, который вы только что создали.
Когда вы получите электронное письмо, новая строка будет выглядеть следующим образом.
Как видите, тело письма загружается в A1, пропускаются два столбца, а дата платежа указывается в D1.
Очистите лист, скрыв столбец A. Нажмите стрелку вниз справа от столбца A и выберите Скрыть столбец .
Затем вам нужно написать Google Script который будет запускаться каждый раз, когда на лист добавляется новая строка.
Этот сценарий вставит необходимые вычисления, чтобы заполнить поля B2 и C2 именем и суммой в долларах из тела письма.
Зайдите в Редактор скриптов, нажав Сервис в меню, и кликните Редактор скриптов .
В редакторе сценариев вставьте следующий код под закрывающей скобкой для myFunction ().
function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } } } Этот код просматривает лист для последней строки.
Теперь внутри myFunction () вставьте следующий скрипт.
function myFunction() { var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');
Это выглядит сложно, но это не так.
Первая команда «setValue» на самом деле просто заполняет столбец B этой функцией:
« = Слева ( А1 , найти ( « $ » , А1 ) — 11 )»
Это просто захватывает весь текст в теле слева от символа доллара.
Затем он заполняет столбец C этой функцией:
« = Mid ( A1 , find ( « $ » , A1 ) — 1 , ( Find ( « D » , A1 ) — Find ( « $ » , A1 ) ) + 2 )»
Это извлекает сумму в долларах между «$» и «USD». Скрипт просто заменяет А1 на любой номер, которым был последний столбец.
Сохраните этот скрипт, щелкнув значок диска в меню.
Затем настройте сценарий на запуск при каждом обновлении листа, нажав кнопку « Изменить» и триггеры текущего проекта .
Нажмите на ссылку, чтобы добавить триггеры.
Выберите myFunction , From электронную таблицу , затем выберите On change из последнего выпадающего списка.
Теперь каждый раз, когда приходит уведомление о входящем платеже, в таблицу добавляется новая строка.
Ваш сценарий запускается и заполняет соответствующие поля с именем отправителя и суммой в долларах.
Отслеживание пробега с помощью GPS
Эта следующая автоматизация проста, так как вы будете использовать приложение, которое может выполнять GPS-слежение за вами — Everlance GPS tracker .
Покупки внутри приложения немного раздражают, но вы можете экспортировать свои журналы поездок в электронную почту бесплатно. Журналы прибывают как приложение Excel.
Все, что вам нужно сделать, это настроить автоматизацию IFTTT, чтобы перехватывать эти входящие электронные письма и сохранять файл в вашей учетной записи Google Drive.
В журналах поездок от Everlance появляется строка темы: «Экспорт ваших транзакций готов». Это то, что вы можете использовать, чтобы поймать электронную почту.
- В IFTTT создайте новый апплет .
- Нажмите на это .
- Найдите Gmail и выберите его.
- Выберите Новый адрес электронной почты в папке поиска .
- В поле « Искать» введите тему: Экспорт ваших транзакций готов и нажмите « Создать триггер» .
- Нажмите на это .
- Найдите диск и выберите Google диск .
- Выберите Загрузить файл из URL .
- Оставьте все поля по умолчанию, но измените каталог на IFTTT / Business / TripLogs .
Вот как должен выглядеть файл загрузки из конфигурации URL .
Нажмите « Создать действие» , и все готово.
Теперь каждый раз, когда вы закончите с поездкой, просто экспортируйте данные поездки в свою учетную запись электронной почты, и они автоматически войдут в вашу учетную запись Google Диска в папке TripLogs.
Скачать: Everlance для Android (бесплатно) | iOS (бесплатно)
Задайте задачи по обновлению бизнес-доменов
Одна из больших опасностей, связанных с владением веб-сайтом, заключается в том, что вы забываете продлевать свое доменное имя каждый год или два.
Многие регистраторы доменов позволяют вам автоматически регистрировать домены после истечения срока их действия, но вы можете этого не делать. Возможно, вы хотите продать домен или передать его кому-то другому
Одна вещь, которую вы можете сделать, это настроить автоматизацию, которая автоматически вставит новую задачу в ваше приложение To-Do в день получения напоминания.
Вернитесь в IFTTT и настройте автоматизацию для получения этих уведомлений.
В этом примере мы будем использовать уведомления GoDaddy, которые сопровождаются строкой темы: «Ваше уведомление о возобновлении Godaddy».
- В IFTTT создайте новый апплет .
- Нажмите на это .
- Найдите Gmail и выберите его.
- Выберите Новый адрес электронной почты в папке поиска .
- В поле поиска введите тему: Уведомление о возобновлении Godaddy и нажмите « Создать триггер» .
- Нажмите на это .
- Найдите свое приложение и выберите его (IFTTT поддерживает ToDoist, RememberTheMilk и другие)
- Выберите Создать новую задачу .
- Заполните поле Имя задачи {{Subject}} в .
Большинство приложений для ведения дел достаточно умны, чтобы включить дату выполнения, если вы упомянули дату и время в названии задачи.
В этом случае нажмите Добавить ингредиент и выберите Получено в .
Это поставит вашу задачу на дату получения вами электронного письма.
В следующий раз, когда вы войдете в свое приложение, вы увидите задачу, которая должна быть выполнена или просрочена, и вы можете назначить ее на время, когда работа с доменом наиболее удобна.
Это особенно полезно, если у вас много доменов для управления. Вы никогда не забудете истекающий домен снова.
Экономьте время с помощью автоматизации бизнеса
Есть много вещей, которые нужно помнить, когда вы работаете в малом бизнесе. Надеемся, что вышеуказанная автоматизация поможет немного снизить нагрузку.
И помните, если вы фрилансер, есть много других инструментов, которые помогут вам управлять своим бизнесом. Если бухгалтерский учет не является вашей сильной стороной, вам следует ознакомиться с нашим списком лучшего бухгалтерского программного обеспечения, доступного для фрилансеров
Кредит изображения: Rawpixel / Depositphotos