Работаете ли вы в составе большой команды или просто пытаетесь справиться с множеством задач самостоятельно, для множества небольших заданий легко превратиться в одну неприступную задачу. Если это звучит знакомо, попробуйте ввести Kanban в ваш рабочий процесс, чтобы увидеть, облегчает ли это нагрузку.
Постепенно разбивая рабочие места и выкладывая их визуально, Kanban помогает людям понять достигнутый ими прогресс и определить, где есть место для улучшения. Несмотря на свои корни в автомобильном производстве, основные концепции этой стратегии могут быть применены к широкому кругу рабочих сред.
Его относительно легко настроить, и он может оказать заметное положительное влияние на вашу повседневную трудовую жизнь. Используйте это руководство, чтобы настроить свое расписание и начать реализацию Kanban.
Что такое канбан?
Kanban — это бизнес-практика, которая была основана в 1940-х годах Тайити Оно, который был инженером-промышленником, пытавшимся оптимизировать повседневную работу японского автомобильного гиганта Toyota. Рассматривая мыслительный процесс за пополнением полок в супермаркетах, Он разработал метод использования линейного процесса с четко определенными пределами для контроля влияния узких мест производительности .
Базовая настройка расписания Kanban делит данный процесс на этапы его компонента. Отдельные задачи, обычно представляемые в виде заметок Post-it или в цифровом эквиваленте, перемещаются слева направо через столбцы, которые обозначены названием каждого шага и номером.
Это число, определенное планировщиком, представляет количество задач, которые команда или лицо, ответственное за этот этап производства, может выполнить в любой момент времени. Задачи в каждом столбце разделены на две группы; в процессе или завершено. Когда задача завершена, следующий этап производства может потребовать ее и переместить в следующий столбец — но только при наличии достаточных возможностей для этого.
Общедоступная доска объявлений Kanban дает всей вашей команде обзор проекта от начала и до конца, а не информирует их о рабочих процессах, скрытых в своей собственной стадии производства. С управленческой точки зрения это может помочь распределить персонал туда, где оно больше всего нужно , но также помогает людям определить, где требуется помощь, на более неформальной и постоянной основе.
Настройка планировщика Канбана с помощью Trello
Если вы только начинаете работать с Kanban — и особенно если вы представляете его группе, не знакомой с концепцией, — лучше всего убедиться, что используемые вами инструменты максимально просты и доступны. Хотя он страдает от определенных ограничений, которые могут оттолкнуть канбанских пуристов, управление проектами и более инструмент Trello — отличный выбор для запуска вещей.
Чтобы начать, зарегистрируйтесь на Trello. Как только это будет сделано, создайте новую доску и начните создавать списки. Каждый список будет представлять один столбец вашего рабочего процесса Kanban, поэтому назовите каждый после этапа в процессе, который вы наблюдаете. Для моего примера я использовал различные этапы создания и публикации статьи, но их можно заменить на любой проект, над которым вы можете работать.
Ключ — это все важные числа в заголовке каждого столбца. Не стесняйтесь вводить заполнители и настраивать их по мере того, как вы почувствуете свой процесс — вполне вероятно, что вы не будете точно знать, сколько может пройти каждый этап проекта, пока вы не поработаете с Канбан ненадолго, особенно если вы используете стратегию как часть команды.
Как только они будут созданы, вы можете создавать карточки, представляющие отдельные задачи, которые затем будут по мере необходимости переноситься из одного списка в другой. Очень важно, чтобы все, кто использует доску, держали эти карты в порядке. и придерживайтесь номеров, предусмотренных для каждой стадии процесса.
Однако для того, чтобы система работала должным образом, должен существовать метод, позволяющий отличить задачи, которые завершили определенный этап процесса, от задач, которые еще выполняются. В Trello ярлыки — это самый простой способ отслеживать это; Я использовал зеленую метку, чтобы обозначить, что задача готова к следующему этапу, и желтую, чтобы обозначить, что она еще выполняется — убедитесь, что только одна метка нанесена на любую карту, чтобы избежать путаницы.
Выше вы можете увидеть мой пример платы Trello в действии — обратите внимание, что задача в столбце «Запись» еще не перенесена, так как на этапе редактирования больше нет места. Когда другая из задач, помеченных желтым цветом, будет завершена и соответствующим образом помечена, эта задача будет перемещена и ее статус будет изменен.
Использование Канбана в команде
Хотя его можно использовать в индивидуальном порядке, первоначальная реализация Kanban была способом обеспечения того, чтобы группы могли работать как единое целое Это может звучать как изношенный совет, но общение и командная работа являются двумя наиболее важными аспектами успеха этой стратегии на вашем рабочем месте.
Большинство цифровых средств выполнения рабочего процесса Kanban, в том числе Trello, имеют какой-то метод оставления комментариев или сообщений для других пользователей. Несмотря на то, что чрезмерное использование может привести к появлению белого шума, важно, чтобы работники на протяжении всего процесса в полной мере использовали средства коммуникации, которые предлагают эти платформы.
Это способствует решающей важности командной работы. Суть системы Kanban в том, что она дает любому, кто смотрит на график, непосредственное представление о том, где формируется узкое место. Именно здесь стоит иметь коллег, которые работают в разных дисциплинах; если одна стадия процесса замедляет производство, переназначьте часть своей команды, чтобы выручить.
В зависимости от того, как устроено ваше рабочее место, наилучшим способом передачи этой информации может быть использование клиента обмена мгновенными сообщениями. Slack — это мощный инструмент для любого офиса, и он еще лучше, если на нем установлены боты, которые могут автоматизировать определенные процессы.
Использование Канбан как личности
Использование Kanban во время полета в одиночку имеет отражающее качество, а также помогает предотвратить любые серьезные узкие места в вашем рабочем процессе. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, где ваши ресурсы развертываются, как в группе, вы должны вместо этого посмотреть, какие этапы вашей работы, как правило, замедляют весь процесс.
Одно из преимуществ совместной работы с Kanban — это то, что вы не ограничены цифровым планировщиком — эти варианты хороши, когда вы работаете совместно, но удобство физического расписания может выиграть, если вы единственный, кому нужно доступ.
Использование комбинации блокнота и некоторых заметок Post-it — или даже доски для записей, которую вы можете разместить на стене своего офиса для удобства пользования — устраняет любые технические сложности из принципов Kanban. Это не для всех, но решение с ручкой и бумагой иногда предпочтительнее для простоты.
Другие Канбан Инструменты
Trello — это хороший способ запустить и запустить базовый процесс Kanban, но, возможно, вы захотите продолжить работу, как только найдете свою опору. Leankit — одно из таких решений, которое предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию и специализируется на поддержке методологии Kanban, а также других стратегий, таких как когда-либо популярная техника Scrum .
Канбан-специфичные варианты , также там. Kanbanery предлагает умный пользовательский интерфейс, который мало чем отвлекает от вашей работы, с бесплатными планами, доступными для команд с числом членов менее двух, благотворительных организаций или проектов с открытым исходным кодом. Между тем, KanbanFlow предлагает комплексные мобильные инструменты и мощную интеграцию Pomodoro, чтобы улучшить очень сильный основной продукт.
У вас был успех внедрения Kanban на вашем рабочем месте? Вы впервые изучаете стратегию и у вас есть еще вопросы? Поделитесь своим опытом и вашими вопросами в разделе комментариев ниже.