Мы все были там. Полузаписанный список дел, растягивающийся на всю длину вашей руки. Непрерывные уведомления, требующие нашего внимания. Ощущение утопления в списке бесконечных задач — от компьютера, ожидающего настройки, до неиграемой игры и до ужасно загруженного почтового ящика. Мы опасаемся, что отставание останется. Но вот 10 советов, как выбраться из этого положения.
Mind Dump Ваши задачи
Смысл разума заключается в достижении табула расы . Чистый лист. Чистая стартовая доска, которая дает вам ясность, чтобы продолжить с меньшим стрессом и большей производительностью. Короче говоря, выделите некоторое время (час или два должно быть достаточно), чтобы устранить это умственное отставание, выливая каждое задание, которое вы можете придумать, в документ Word, лист бумаги или огромную кучу заметок. Имейте в виду, что количество задач часто будет чертовски удручающим. Я сделал это несколько месяцев назад, и список насчитывал более 200 наименований.
Прежде чем выбросить эти задания из головы, вы, естественно, ежедневно получаете ежечасные / ежеминутные напоминания из вашего мозга, которые добавляют стресс вашей бодрствующей (и спящей) жизни. «Сегодня вечером нужно подстригать газон!». «Я обещал Стиву, что позвоню на прошлой неделе». «Я до сих пор не установил эту лампу». «Мне нужно очистить эту электронную почту». Естественно, это утомительно и отвлекает вас от того, на чем вы должны концентрироваться. Итак, опустошите свой разум и запишите каждую вещь, которую вам нужно сделать, независимо от того, насколько она мала. Отсюда, вы можете начать организовываться, а не иметь этот постоянный нытье голос в глубине души, и, наконец, начать делать вещи!
Организуйте свой список дел
Я не из тех, кто выступает за подавление мыслей и написание списков при ложном предположении, что это «продуктивно» само по себе, но имея всеобъемлющий список дел, который организован так, чтобы это было полезно для вас , вы, как правило, будете в положение, в котором можно начинать разбивать эти предметы гораздо более эффективным способом, чем просто ослеплять их.
Когда дело доходит до организации списка дел, правильного пути нет, но есть несколько вариантов. Вам решать, что лучше для вас. Вы можете разделить свой список на личный, рабочий, социальный и т. Д. Каждый из этих списков может быть организован по-разному. Некоторые из них основаны на:
контекст
Распределите ваши задачи по категориям в зависимости от того, где и когда это необходимо сделать. Например, «Автономные» элементы могут быть выполнены, когда вы не можете подключиться к Интернету. «Досуговые» вещи можно делать дома, вместо того, чтобы смотреть телевизор. «Городские» вещи могут быть рутинными, например, ходить в банк, собирать / возвращать вещи из разных магазинов. «Рабочие» элементы, естественно, выполняются на работе.
Сохраните каждый из этих списков в приложении для напоминаний / списков, которое позволяет вам классифицировать, например, Trello или Apple Reminders , и получать к ним доступ, где бы вы ни находились. Поэтому, когда вы возвращаетесь домой с работы, вы можете просто проверить свой список «Досуг», чтобы увидеть, есть ли что-то, над чем вы можете работать, не напоминая об ужасающем количестве задач, которые еще предстоит выполнить на работе.
Дата возвращения
Организуйте свой список дел, начиная с самых старых предметов и заканчивая последними, чтобы вы могли уложиться в сжатые сроки как можно скорее. Некоторые элементы могут не иметь конкретной даты исполнения, но вы можете использовать приложение, такое как Any.do, чтобы пометить их как «сегодня», «завтра», «наступающие» или «когда-нибудь».
приоритет
Некоторые предметы будут иметь более высокий приоритет, чем другие. Поэтому решение первоочередной задачи может оказаться лучшим решением для вас. Разделив задачи на списки «Срочно», «Скорее срочно» и «Не срочно», вы сможете выбрать, какую задачу нужно решить в первую очередь (т. Е. Часто самую трудную, самую важную задачу).
Поскольку несколько элементов с более высоким приоритетом завершены и вычеркнуты из вашего списка, вы должны чувствовать себя гораздо менее напряженным из-за отставания.
мотивация
Организуйте свои списки так, чтобы у вас были определенные задачи, которые, как вы знаете , можно решить, когда вы полны сил или энергии. Есть еще один список задач, которые нужно решать, когда вы чувствуете вялость после тяжелого дня в офисе или тяжелой ночи в городе. Часто, когда люди чувствуют усталость, они могут избежать работы любой ценой, но если вы знаете, что есть некоторые задачи, которые можно выполнить, не затрачивая много умственной энергии, вы, скорее всего, обратитесь к ним вместо того, чтобы вернуться к Netflix.
Не забывайте всегда обновлять эти списки. Когда появляется новое задание, как можно скорее добавьте его в нужную метку / список, чтобы не создавать накопившиеся умственные задержки.
Пакетный процесс Похожие задачи
Переход от одного задания к совершенно другому берет свое. Некоторые даже говорят, что многозадачность может снизить вашу производительность на 40%. Таким образом, вместо того, чтобы постоянно переключаться с одной задачи на другую в тщетной надежде, что «занятость» — это то же самое, что и «продуктивность», попробуйте объединить похожие задачи вместе, чтобы одним махом решить их все.
Например, читать статьи / блоги в течение определенного периода времени, а не в течение дня. Используйте такие инструменты, как Instapaper, чтобы сохранять статьи для последующего чтения, и Digg Reader, чтобы быть в курсе ваших любимых блогов в удобное время (скажем, во время поездок на работу). Организуя свои задачи подобным образом (в зависимости от контекста, как описано выше), вы можете попасть в «зону» и одновременно выполнять похожие задачи и получить это сверхудовлетворительное чувство быстрого соскребания целого ряда задач. в то же время.
В том же духе, вместо того, чтобы читать «Just in Case», изучайте «Just in Time», чтобы сэкономить ваше время. Это означает сохранение полезных статей с использованием таких инструментов, как Evernote Web Clipper, для чтения только тогда, когда они вам нужны, а не для чтения на тот случай, если вам понадобятся знания в будущем.
Удалить отвлекающие
Сосредоточив внимание на своем задании, удалите как можно больше отвлекающих факторов. Скажи своей семье не беспокоить тебя в течение следующих нескольких часов. Выключи свой телефон. Если это невозможно, по крайней мере, переведите его в беззвучный режим или отключите его от Интернета. Многие задачи потребуют вашего полного внимания. Согласно исследованию Basex, перерывы обходятся американским предприятиям в 588 миллиардов долларов в год, что указывает на то, сколько времени будет потрачено впустую, если вы откроете себя для этих отвлекающих факторов.
Соблюдать двухминутное правило
Когда перед вами будет полный список дел или вы просматриваете папку «Входящие», попробуйте придерживаться правила 2 минут. Проще говоря, если это займет всего 2 минуты или меньше, сделайте это сейчас . Не откладывайте это. Не сортируйте это в отдельный список. Сделай это сейчас. Просматривая более 150 непрочитанных писем, вы будете поражены тем, сколько из этих сообщений можно обработать за две минуты или меньше. Когда вы поймете это, вы достигнете Inbox Zero становится гораздо менее пугающим.
2-минутное правило также удивительно для того, чтобы вы пришли в правильное настроение для решения гораздо более сложной задачи. Если вам нужно написать сложный отчет, убедите себя потратить на него всего 2 минуты . Инерции, которую вы будете часто наращивать за эти две минуты, будет достаточно, чтобы вы продолжали работать 30, 90, 120 минут или даже дольше. Если вы пытаетесь освоить уровень в определенной игре, попробуйте всего за две минуты. Если вам нужно принять трудное решение, возьмите ручку и бумагу и проведите мозговой штурм всего за 2 минуты. Это двухминутное обещание для себя часто достаточно, чтобы заставить вас работать и делать успехи в работе над предметами, которые, возможно, оставались в вашем списке дел целыми месяцами .
Объявить электронную почту банкротом
Если одна из ваших главных головных болей — это непрерывно переполненный почтовый ящик, который постоянно заполнен до краев и не показывает никаких признаков ослабления, у вас есть два варианта. Во-первых, очистите ваши подписки на электронную почту, используя такой сервис, как Unroll.me . Вы можете легко просматривать подписки на новостную рассылку в течение всей жизни и либо отменить подписку, либо добавить в список (агрегированную ежедневную электронную почту) в считанные минуты, чтобы уменьшить количество ненужных электронных писем, попадающих в ваш почтовый ящик каждый день.
Если этого просто недостаточно, возможно, пришло время объявить о банкротстве электронной почты. Майкл Хаятт говорит:
Вы знаете, что пришло время для банкротства электронной почты, когда:
- В вашем почтовом ящике более пятисот непрочитанных сообщений электронной почты.
- Ваши коллеги жалуются на отсутствие у вас реакции.
- На прошлой неделе кто-то говорил вам несколько раз: «Вы получили письмо, которое я вам отправил? Я не получил ответа от тебя.
- Вы чувствуете беспокойство или потрясение, когда думаете об электронной почте.
Отсюда вы можете выбрать крайнюю опцию выбора каждого непрочитанного письма ( ? -A на Mac или Ctrl-A на ПК), или вы можете использовать подход Майкла Хаятта и сортировать ваши письма по имени, отвечать на несколько важных писем, но через 15-30 минут перестаньте отвечать, выберите все и заархивируйте все . Каждый. Не замужем. Эл. адрес.
Суть в том, что если что-то действительно важное, вы просто получите еще одно напоминание об этом. Если это не так, вы сэкономили кучу времени. Наслаждайтесь видом совершенно пустого почтового ящика. Это редкое зрелище. С этого момента старайтесь быть в курсе этих электронных писем и никогда не допускать, чтобы их количество снова доходило до таких крайних размеров!
Соблюдайте свои естественные ритмы
У всех нас есть продуктивные часы, где мы чувствуем себя мотивированными, заряженными энергией и готовыми взяться за самые сложные проекты. У нас также есть часы, когда мы чувствуем, что все, кроме безумного телевидения, подойдет. Узнав, когда эти часы происходят в нашей жизни, мы можем организовать наш список дел вокруг них, чтобы мы могли гарантировать, что то, что должно быть сделано, сделано.
Для некоторого фона наши тела работают в различных циркадных и ультрадианских ритмах. Циркадные ритмы обычно длятся около 24 часов (т.е. реагируют на дневной и ночной). Ультрадианские ритмы намного короче, обычно 90-120 минутные циклы мозговых волн.
Узнав о ритмах вашего собственного тела, вы сможете воспользоваться своими естественными «взлетами и падениями». Например, когда вы чувствуете естественную настороженность, это, вероятно, начало вашего ритма ультрадиана. Воспользуйтесь этим, но следите за временем. Когда около 90 минут или около того, и вы начинаете чувствовать себя более сонным, сделайте перерыв. Именно в этот период вы, скорее всего, откладываете на потом и совершаете ошибки. Чтобы помочь вам в этом, попробуйте некоторые из этих приложений чтобы напомнить вам, когда делать короткие перерывы, а когда — длинные.
Эрнест Росси говорит на эту тему:
Основная идея заключается в том, что каждые полтора часа вам нужно сделать перерыв на отдых — если вы этого не сделаете, вы, вероятно, будете хорошо на пути к синдрому ультрадианского стресса: вы устаете и теряете умственную концентрацию, вы склонны совершать ошибки, раздражаться и иметь несчастные случаи — если вы продолжаете игнорировать свою необходимость сделать перерыв, вы можете испытывать все больше и больше стресса, пока вы на самом деле не заболеете.
Короче говоря, обратите внимание на циклы вашего тела, и не заставляйте себя слишком сильно. Часто лучше преодолеть отставание задачи в течение нескольких недель, а не нескольких дней, поскольку это может привести к истощению и истощению, что приведет к еще одному накоплению отставания при попытке восстановления.
Используйте Trello для рабочего процесса Kanban
Лично я люблю Trello для управления задачами, особенно с использованием платформы для рабочего процесса Kanban. Trello — это бесплатная система, в которой вы можете настроить доски, каждая из которых содержит карты. Каждая из этих карт является предметом вашего списка дел. Чтобы настроить это как систему Kanban (которая довольно популярна в Toyota), просто начните с трех вертикальных списков, помеченных (слева направо), «Backlog», «In Process» и «Completed» (вы, конечно, можете добавить больше, в правильном порядке, например «Тест», «Обзор», в зависимости от ситуации). Вы можете прочитать более подробное объяснение рабочего процесса Kanban Trello здесь , но основной целью является работа по перемещению каждого элемента слева (отставание) вправо (завершено). Как только элемент достигает самого правого потока, вы знаете, что он завершен, и вы можете заархивировать этот элемент.
Этот подход не только помогает вам увидеть, над чем нужно работать, над чем в настоящее время работают и что было сделано, но он добавляет элемент «геймификации» к вашему бэклогу задач и поддерживает вас в качестве этого «бэклога» список становится все меньше и меньше. О, и вы также можете использовать этот подход, чтобы помочь вам поддерживать связь со всеми, кого вы знаете.
Используйте деревья решений для более легкого принятия решений
Мы часто можем проводить слишком много времени с решениями. Деревья решений могут быть использованы для облегчения и повышения эффективности этого процесса, чтобы вы могли быстро перейти от процесса принятия решений и заняться более важными вещами. Смотрите это видео для интересного введения:
Общественная ответственность
Публичным объявлением о своей цели , скажем, «доберитесь до нуля в Inbox Zero» к 18:00 или «Выполните мои самые важные 2 задачи к 14:00», у вас гораздо больше шансов на успех. Независимо от того, отправляете ли вы сообщение другу, публикуете пост в Facebook, пишете в Твиттере или используете приложение, такое как Lift, где другие пользователи могут дать вам реквизит для достижения повседневной привычки, этот дополнительный уровень ответственности будет мотивировать вас на успех.
Как сохранить ваше отставание в управлении
После того, как вы сумели взять под контроль свое отставание, будьте осторожны и сохраняйте его. Вот несколько указателей (помимо сохранения приведенных выше предложений):
- Держите свои списки текущих дел в актуальном состоянии. Удостоверьтесь, что вы можете положиться на них, чтобы ваш разум был ясен, чтобы просто выполнять поставленные задачи.
- Живи по твоему календарю. Научитесь полагаться на свой календарь и относитесь к нему как к священному. Если что-то запланировано, это должно быть сделано, иначе отставание просто увеличивается. И растет. И растет.
- Построить в регулярных обзорах. Проверяйте свои задачи каждый день, неделю или месяц. Удалите все, что не нужно, и добавьте все, что отсутствует. Знайте, что нужно сделать и когда.
- Научитесь говорить «нет». Для того чтобы сохранить контроль над своим делом, вам нужно чаще учиться говорить «нет». Великая книга для более полного понимания этого — « Эссенциализм: дисциплинированная погоня за меньшим» , Грег МакКаун
Мы все знаем, каково это — чувствовать, что ты тонешь в море задач, но я надеюсь, что эти предложения помогут тебе использовать несколько разных подходов, чтобы взяться за этот растущий список и держать его под контролем!
Какие еще стратегии и тактики вы использовали для эффективного преодоления отставания в заданиях? Пожалуйста, дайте мне знать в комментариях!