Будущее уже здесь — ваш путеводитель по безбумажной жизни сегодня

Если подпись документов является серьезной причиной, по которой вы распечатываете документы, вы можете подумать о том, чтобы подписать их на своем компьютере. Есть устройства, которые вы можете приобрести для этого, и программы, которые помогут вам легко это сделать. Многие программы для чтения PDF, такие как Nitro PDF или Adobe (eSignatures), имеют встроенные функции. Но есть много других инструментов, которые могут сделать это тоже.

Включая, но не ограничиваясь: Hellofax , PDFPen, MyLiveSignatures , DocShaker, MiddlePost, DocuSign и SignNow Выбор зависит от того, что вы используете, но я призываю вас изучить его, если вы часто этим занимаетесь. Если это больше похоже на «один раз в голубую луну», компромисс может быть не таким большим, но если вы действительно хотите полностью отказаться от бумаги и это упростит организацию ваших документов, тогда я рекомендую это.

Используйте свой смартфон для заметок

Возможно, у вас нет смартфона (у меня его тоже нет), а если у вас его нет, я скажу по собственному опыту, что полностью безбумажным часто бывает трудно. Однако, если у вас есть смартфон, вы действительно можете воспользоваться его «безбумажными функциями». Первое преимущество наличия смартфона — это то, что он у вас всегда есть. Это означает, что вам не нужно делать заметки и наклеивать их на всю рабочую область. Просто создайте заметку в своем телефоне (есть множество приложений, которые делают это), и вам не нужно беспокоиться о том, чтобы забыть тот лист бумаги, который вы оставили на столе, со списком покупок, так же, как и номер телефона, и т. Д.

Кроме того, часто есть возможность установить напоминание для заметок на вашем смартфоне — заметки не могут этого сделать, особенно если вы потеряете или забудете взять их с собой.

Конечно, то же самое можно применить и к планшетам, однако, несмотря на их портативные преимущества, они не так мобильны, как смартфоны.

Клип веб-страниц вместо их печати

И наконец, Evernote Web Clipper — очень удобный инструмент для сохранения информации. Я расширю Evernote чуть позже, но этот инструмент превосходен. Он доступен как расширение для браузера и букмарклет, но, конечно, вам нужна учетная запись Evernote, чтобы использовать его — что вы должны получить! Web Clipper может обнаруживать и сохранять статьи или выделенный текст. Это означает, что вы можете сохранить только то, что хотите прочитать, и больше ничего.

Вырубка почты

Есть так много вещей, которые загромождают ваш почтовый ящик, что приводит к загромождению вашего стола или кухонного стола — банковские выписки, счета, журналы, газеты, не говоря уже о новостных рассылках и простой нежелательной почте. Как избавиться от всего этого? Ну, есть несколько способов сократить почту, входящую и исходящую.

Получите свои банковские выписки по электронной почте

Первое, что вы можете сделать, это уведомить свой банк о том, что вы хотели бы получать выписки по электронной почте. Я не знаю о вашем, но мой банк постоянно продвигает это — даже для таких людей, как я, которые уже включили это. Скорее всего, вам даже не нужно будет разговаривать с вашим банком, но вы должны иметь возможность доступа к настройке в своей учетной записи онлайн-банкинга.

Заполнить формы онлайн

Вместо того, чтобы распечатывать формы, заполнять информацию и тратить почтовые расходы на ее рассылку, многие службы, даже правительственные организации, предлагают возможность заполнять формы и отправлять их онлайн. Много раз они предпочитают это на самом деле, поэтому, прежде чем заходить в эти переполненные правительственные здания, попробуйте посмотреть, сможете ли вы выполнить задачу, не выходя из дома.

Электронные счета (для предприятий)

Если у вас есть бизнес, вам, вероятно, придется иметь дело с большим количеством бумаги, чем со средним домовладельцем. Один из способов значительно сократить это — уменьшить количество исходящих писем, например, счетов. Конечно, есть и много других документов, но счета-фактуры кажутся одними из основных. Ваши клиенты, скорее всего, также оценят ваши безбумажные усилия.

Получите ваши новости и информацию онлайн

Вместо того, чтобы получать ежедневную газету, попробуйте получить только еженедельное дополнение. Или, еще лучше, вырежьте это полностью. Прелесть Интернета в том, что у нас под рукой бесконечное количество информации. Вы можете проверить все крупные новостные сайты самостоятельно и получить информацию бесплатно , так зачем платить за это?

Однако, если вы все еще хотите газету (потому что у нее есть свои преимущества), многие крупные издатели позволяют вам подписаться на электрическую версию. Это касается и журналов.

В качестве бонуса, если у вас есть eReader, вы можете отправить его прямо на него! Я на самом деле написал статью на об отправке веб-статей (которые могут даже полностью заменить потребность в ваших журналах) на Kindle.

Отписаться от списков рассылки

Верьте или нет, вы можете избавиться от многих из этой почты. К сожалению, это может занять некоторое время, но на WikiHow есть отличный ресурс, который объясняет различные способы сделать это — номера для звонков, организации, чтобы писать, и методы, которые нужно помнить, чтобы делать.

Оплачивайте счета онлайн

Последнее, но, конечно, не в последнюю очередь, оплачивает ваши счета. Это, вероятно, один из самых больших способов сократить расходы на бумагу и сэкономить время. Часто вы можете получать по электронной почте напоминания от компаний вместо рассылок, и вы даже можете автоматизировать процесс, чтобы вам даже не приходилось думать о совершении платежей — просто убедитесь, что у вас есть деньги на вашем счете.

Сканирование существующих и новых документов

Лучший способ преобразовать ваши существующие документы в цифровой файл — это отсканировать их. Я рекомендую использовать формат PNG, поскольку формат JPEG имеет меньшее качество. Если у вас большой сканер, и это здорово, но если у вас есть только смартфон, не беспокойтесь — на самом деле, вы можете предпочесть его обычным сканерам.

Есть много приложений, доступных для сканирования документов. Почему вы не можете просто сделать фотографию с камерой вашего телефона? Однако вы можете обнаружить, что многие из приложений, специально созданных для сканирования, имеют больше функций, которые приведут к лучшему сканированию документа.

Используйте файловый органайзер, желательно с OCR

Теперь, когда вы сканируете как свои существующие, так и новые документы, вам нужно управлять ими. Есть определенно некоторые методы и методы, которые вам нужно использовать, чтобы сделать это, и я написал статью об этом также на . Для того, чтобы стать безбумажным, важно, чтобы вы начали с самого начала — даже если до сих пор вы не очень хорошо организовывались.

После того, как у вас есть основы организации, программное обеспечение будет гораздо более полезным. Есть пара разных программ, которые я рекомендую. Одним из них является всем известный, Evernote. На мой взгляд, это здорово. Это не просто программа для безбумажной работы, это программа для всего, что вы хотите, — это то, что мне нравится в ней, — она ​​универсальна и соответствует тому, как вы работаете.

Одной из главных особенностей Evernote является его способность обнаруживать текст в изображениях — иначе известный как OCR или оптическое распознавание символов. Это означает, что если вы отсканируете документ и сохраните его как изображение, а затем выполните поиск чего-либо в документе, Evernote отсканирует и найдет текст на изображении.

Недавно мы опубликовали полное руководство по использованию Evernote. , поэтому я рекомендую вам проверить это, а также ознакомиться с другими статьями об этом в .

Другой инструмент — Doxo. Он ориентирован на то, чтобы помочь вам стать безбумажным, и является отличным инструментом для этого.