Форма данных Excel — это удобный способ ввода данных в базу данных Excel и просмотра ряда информации на рабочем листе без прокрутки листа. В формах данных перечисляются заголовки столбцов в электронной таблице, чтобы за один раз можно было просматривать всю строку данных. Формы данных также используются для поиска записей и редактирования существующих записей.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.
Добавьте значок формы ввода данных на панель быстрого доступа
Первый шаг к использованию формы ввода данных — добавить значок формы на панель быстрого доступа. Это разовая операция. После добавления значок формы остается доступным на панели быстрого доступа.
Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.
Чтобы добавить значок формы на панель быстрого доступа:
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Настройка панели быстрого доступа» .
-
Выберите « Больше команд» .
-
В диалоговом окне « Параметры Excel » убедитесь, что выбрана вкладка « Панель быстрого доступа ».
-
Выберите команду « Выбрать» из выпадающей стрелки и выберите « Все команды» .
-
Прокрутите алфавитный список команд и выберите « Форма» .
-
Выберите Добавить .
-
Нажмите « ОК», чтобы добавить кнопку « Форма» на панель быстрого доступа .
-
Вы найдете кнопку « Форма» в правом конце панели быстрого доступа .
Добавьте имена полей базы данных
Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel . Для того, чтобы использовать форму, укажите столбец заголовки , которые будут использоваться в базе данных, нажмите на значок формы, и Excel делает все остальное.
Самый простой способ добавить имена полей в форму — это ввести их в ячейки таблицы . Форма может содержать до 32 заголовков столбцов.
Чтобы следовать этому руководству, откройте пустой лист Excel и введите данные заголовка столбца в ячейки с A1 по E1, как показано на рисунке ниже:
Откройте форму ввода данных
После того, как ваша рабочая таблица содержит заголовки столбцов, пришло время открыть форму ввода данных.
-
Выберите ячейку A2, чтобы сделать ее активной .
-
Перейдите на панель быстрого доступа и выберите « Форма» .
-
В диалоговом окне предупреждения выберите ОК .
-
На экране появится форма, содержащая все заголовки столбцов.
-
Теперь вы готовы использовать форму для ввода данных.
Добавить записи данных с формой
Добавление записей на лист — это просто ввод данных в правильных полях формы.
Добавьте первую запись на лист, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками:
- StudentID : SA267-567
- Фамилия : Джонс
- Начальный : Б.
- Возраст : 21
- Программа : Языки
Нажмите вкладку, чтобы перейти от поля к полю. Выберите Новый, чтобы добавить запись на лист и очистить поля для второй записи.
Добавьте вторую запись на лист:
- StudentID : SA267-211
- Фамилия : Уильямс
- Начальная буква J.
- Возраст : 19
- Программа : Наука
Выберите Новый, когда вы закончите добавлять запись.
При вводе похожих данных, таких как идентификационные номера учащихся (отличаются только цифры после тире), используйте копирование и вставку, чтобы ускорить ввод данных.
Для того, чтобы добавить оставшиеся записи в обучающую базу данных, используйте форму для ввода данных , показанных на изображении ниже , в клетки А4 до E11 .
Используйте инструменты данных формы
По мере добавления большего количества записей на лист, важно поддерживать целостность данных. Поддерживайте актуальность и актуальность данных, исправляя ошибки данных, обновляя записи, удаляя устаревшие записи и удаляя дубликаты записей.
Форма ввода данных содержит несколько инструментов, которые облегчают поиск, исправление и удаление записей из базы данных. Эти инструменты находятся в правой части формы и включают в себя:
- Найти Пред. И Найти След . Прокрутите вперед и назад по листу одну запись за раз.
- Удалить : удалить записи с листа.
- Восстановление : отменить изменения в записи. Восстановление работает, когда запись отображается в форме. При обращении к другой записи или закрытии формы Восстановление становится неактивным.
- Критерии : Поиск в таблице для записей на основе определенных критериев, таких как имя, возраст или программа.
Поиск записей с использованием одного имени поля
Ниже описано, как использовать форму ввода данных для поиска в базе данных записей с использованием одного заголовка столбца, например «Фамилия», «Возраст» или «Программа».
-
В форме ввода данных выберите Критерии .
Когда вы выбираете Критерии , поля формы удаляются из формы; записи не удаляются с листа.
-
Поместите курсор в текстовое поле « Программа» и введите « Arts», чтобы найти всех учащихся, зачисленных в программу «Arts».
-
Выберите Найти следующий
-
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
Чтобы внести изменения в запись, удалите существующий текст и введите правильные данные.
-
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Поиск записей с использованием нескольких имен полей
Форма также может быть использована для поиска записей по нескольким критериям. Например, для поиска студентов, которым исполнилось 18 лет и которые зачислены в программу искусств. В форме отображаются только записи, соответствующие обоим критериям.
-
Выберите Критерии .
-
Поместите курсор в текстовое поле Возраст и введите 18 .
-
Поместите курсор в текстовое поле Program и введите Arts .
-
Выберите Find Next .
-
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
-
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
