Файлы базы данных Excel облегчают ввод, хранение и поиск конкретной информации. Будь то личный список телефонных номеров, список контактов для организации или коллекция монет, Microsoft Excel имеет встроенные инструменты для отслеживания данных и поиска конкретной информации.
Эта статья относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel для Mac, Excel для Android и Excel Online.
Введите данные
Основным форматом для хранения данных в базе данных Excel является таблица. После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей в базе данных для поиска конкретной информации.
Чтобы следовать этому уроку, введите данные, как показано на рисунке выше.
Введите студенческие идентификаторы быстро
- Введите первые два идентификатора, ST348-245 и ST348-246 , в ячейки A5 и A6 соответственно.
- Выделите два идентификатора, чтобы выбрать их.
- Перетащите заливки ручку в ячейку А13 .
Остальные идентификаторы ученика правильно вводятся в ячейки с A6 по A13.
Введите данные правильно
При вводе данных важно убедиться, что они введены правильно. За исключением строки 2 между заголовком электронной таблицы и заголовками столбцов, не оставляйте никаких других пустых строк при вводе данных. Также убедитесь, что вы не оставляете пустых ячеек.
Ошибки данных , вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно в начале, программа, скорее всего, вернет вам желаемые результаты.
Строки — это записи
Каждая отдельная строка данных в базе данных называется записью. При вводе записей помните следующее:
- Не оставляйте пустые строки в таблице. Это включает в себя не оставлять пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.
- Запись должна содержать данные только об одном конкретном элементе.
- Запись также должна содержать все данные в базе данных об этом элементе. В одной строке не может быть информации об элементе.
Столбцы поля
Хотя строки в базе данных Excel называются записями, столбцы называются полями. Каждый столбец нуждается в заголовке для идентификации данных, которые он содержит. Эти заголовки называются именами полей.
- Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одинаковой последовательности.
- Данные в столбце должны быть введены в том же формате. Если вы начинаете вводить числа в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте в том же духе. Не меняйте часть пути и начинайте вводить числа в виде слов (например, десять или двадцать). Быть последовательным.
- Таблица не содержит пустых столбцов.
Создать таблицу
После ввода данных их можно преобразовать в таблицу. Чтобы преобразовать данные в таблицу:
- Выделите ячейки от A3 до E13 на листе.
- Выберите вкладку « Главная ».
- Выберите « Формат таблицы», чтобы открыть раскрывающееся меню.
- Выберите синий вариант Table Style Medium 9, чтобы открыть диалоговое окно «Формат таблицы».
- Когда диалоговое окно открыто, ячейки с A3 по E13 на листе обведены пунктирной линией.
- Если пунктирная линия окружает правильный диапазон ячеек, выберите ОК в диалоговом окне «Формат таблицы».
- Если пунктирная линия не окружает правильный диапазон ячеек, выделите правильный диапазон на листе и затем нажмите OK в диалоговом окне «Формат таблицы».
Рядом с каждым именем поля добавляются раскрывающиеся стрелки, а строки таблицы форматируются чередующимся светло-синим цветом.
Используйте инструменты базы данных
После того, как вы создали базу данных, используйте инструменты, расположенные под стрелками раскрывающегося списка рядом с каждым именем поля, чтобы отсортировать или отфильтровать ваши данные.
Сортировать данные
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Фамилия.
- Выберите Сортировка от А до Я, чтобы отсортировать базу данных по алфавиту.
- После сортировки Грэм Дж. — первая запись в таблице, а Уилсон Р. — последняя.
Фильтровать данные
- Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа».
- Установите флажок рядом с « Выбрать все», чтобы снять все флажки.
- Установите флажок рядом с Business, чтобы добавить флажок в поле.
- Выберите ОК .
- Видны только два студента, Дж. Томпсон и Ф. Смит, потому что они — единственные два студента, зарегистрированные в деловой программе.
- Чтобы показать все записи, выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа» и выберите « Очистить фильтр» из «Программы» .
Расширить базу данных
Чтобы добавить дополнительные записи в вашу базу данных:
- Наведите указатель мыши на маленькую точку в нижнем правом углу стола.
- Указатель мыши изменится на двуглавую стрелку.
- Нажмите и удерживайте правую кнопку мыши и перетащите указатель вниз, чтобы добавить пустую строку в конец базы данных.
- Добавьте следующие данные в эту новую строку:
Ячейка A14: ST348-255
Ячейка B14: Кристофер
Ячейка C14: A.
Ячейка D14: 22
Ячейка E14: Наука
Завершите форматирование базы данных
- Выделите ячейки от A1 до E1 на листе.
- Выберите Дом .
- Выберите Merge and Center, чтобы центрировать заголовок.
- Выберите « Цвет заливки», чтобы открыть раскрывающийся список « Цвет заливки».
- Выберите « Синий», «Акцент 1» из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках от А1 до Е1 на темно-синий.
- Выберите « Цвет шрифта», чтобы открыть раскрывающийся список « Цвет шрифта».
- Выберите « Белый» из списка, чтобы изменить цвет текста в ячейках с A1 на E1 на белый.
- Выделите ячейки А2 на Е2 в листе.
- Выберите « Цвет заливки», чтобы открыть раскрывающийся список « Цвет заливки».
- Выберите « Синий», «Акцент 1», «Светлее 80» из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках с A2 на E2 на светло-синий.
- Выделите ячейки A4 для E14 в рабочем листе.
- Выберите Центр, чтобы выровнять текст в ячейках от A14 до E14.
Функции базы данных
Синтаксис : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Где функция D является одним из следующих:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Тип : База данных
Функции базы данных особенно удобны, когда Google Sheets используется для поддержки структурированных данных, таких как база данных. Каждая функция базы данных, Dfunction, вычисляет соответствующую функцию на подмножестве диапазона ячеек, рассматриваемого как таблица базы данных. Функции базы данных принимают три аргумента:
- Database_arr — это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он построен таким образом, что каждая строка после строки 1 является записью базы данных, а каждый столбец — полем базы данных . Строка 1 содержит метки для каждого поля.
- Field_str | num указывает, какой столбец (поле) содержит значения для усреднения. Это может быть выражено как имя поля (текстовая строка) или номер столбца, где крайний левый столбец будет представлен как 1.
- Criteria_arr — это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он структурирован таким образом, что первая строка содержит имена полей, к которым будет применяться критерий (критерии), а последующие строки содержат условные тесты.
Первая строка в Criteria определяет имена полей. Каждая вторая строка в Критериях представляет фильтр, который представляет собой набор ограничений для соответствующих полей. Ограничения описываются с использованием нотации Query-by-Example и включают в себя значение для сопоставления или оператор сравнения, за которым следует значение сравнения. Примеры ограничений: «Шоколад», «42», «> = 42» и «<> 42». Пустая ячейка означает отсутствие ограничений на соответствующее поле.
Фильтр соответствует строке базы данных, если все ограничения фильтра (ограничения в строке фильтра) выполнены. Строка (запись) базы данных удовлетворяет критериям, если хотя бы один фильтр соответствует ей. Имя поля может появляться более одного раза в диапазоне критериев, чтобы разрешить несколько ограничений, которые применяются одновременно (например, температура> = 65 и температура <= 82).
DGET — единственная функция базы данных, которая не агрегирует значения. DGET возвращает значение поля, указанного во втором аргументе (аналогично VLOOKUP ), только когда точно одна запись соответствует критерию; в противном случае возвращается ошибка, указывающая, что совпадений нет или несколько совпадений.