В дополнение к сортировке по значениям, таким как текст или числа , Microsoft Excel предлагает настраиваемые параметры, которые позволяют сортировать ячейки по цвету.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 для Mac и Excel 2016 для Mac.
Перед сортировкой
Перед сортировкой данных Excel должен знать точный диапазон сортировки. Excel может выбирать области связанных данных, если:
- В области связанных данных нет пустых строк или столбцов.
- Пустые строки и столбцы находятся между областями связанных данных.
Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает эти строки из записей для сортировки.
Разрешение Excel выбрать диапазон для сортировки подходит для небольших объемов данных, которые можно проверить визуально, чтобы обеспечить:
- Это правильный диапазон выбран.
- Что в ассортименте нет пробелов.
- Что после сортировки записи данных целы и верны.
Для больших областей данных самый простой способ убедиться, что выбран правильный диапазон, — выделить его перед началом сортировки.
Если один и тот же диапазон нужно сортировать повторно, лучший способ — присвоить ему имя .
Если для диапазона, который нужно отсортировать, определено имя, введите его в поле « Имя» или выберите его в соответствующем раскрывающемся списке, и Excel автоматически выделит правильный диапазон данных на листе.
Сортировать по цвету фона ячейки в Excel
Снимок экрана
Любая сортировка требует использования порядка сортировки . При сортировке по значениям возможны два порядка сортировки: по возрастанию и по убыванию. Однако при сортировке по цветам такого порядка не существует, поэтому вы определите порядок сортировки цветов в диалоговом окне « Сортировка » .
В этом примере для диапазона ячеек от A2 до D11 использовалось условное форматирование, чтобы изменить цвет фона ячеек записей в зависимости от возраста учащихся.
Вместо изменения цвета ячеек всех студенческих записей условное форматирование затронуло только тех 20 лет и младше, а остальные остались без изменений.
Затем эти записи были отсортированы по цвету ячейки, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.
Следующие шаги показывают, как отсортировать данные по цвету фона ячейки:
- Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
- Выберите Дом .
- Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Custom Sort в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Sort .
- Под сортируется заголовок в диалоговом окне, выбрать сотовый цвет из выпадающего списка.
- Когда Excel находит разные цвета фона ячейки в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, перечисленным под заголовком « Порядок» в диалоговом окне.
- Под заголовком « Заказ» выберите красный цвет в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите « Сверху» под порядком сортировки, чтобы данные красного цвета были в верхней части списка.
- Выберите OK, чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Четыре записи с красным цветом ячейки сгруппированы в верхней части диапазона данных.
Сортировка данных по цвету шрифта в Excel
Снимок экрана
Очень похоже на сортировку по цвету ячейки, сортировка по цвету шрифта быстро организует данные с разноцветным текстом.
Вы можете изменить цвет шрифта с помощью условного форматирования или в результате форматирования чисел, например, отображая отрицательные числа красным цветом, чтобы их было легче найти.
На изображении для диапазона ячеек от A2 до D11 условное форматирование использовалось для изменения цвета шрифта студенческих записей на основе их программ обучения:
- Красный шрифт: студенты, обучающиеся по программе медсестер
- Синий шрифт: студенты, обучающиеся по научной программе
Затем эти записи были отсортированы по цвету шрифта, чтобы сгруппировать интересующие записи в верхней части диапазона для удобства сравнения и анализа.
Порядок сортировки по цвету шрифта был красным, за которым следовал синий. Записи с черным шрифтом по умолчанию не были отсортированы.
Вот как отсортировать данные по цвету шрифта:
- Выделите диапазон ячеек, которые нужно отсортировать (в примере это ячейки с A2 по D11).
- Выберите Дом .
- Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Custom Sort в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Sort .
- Под заголовком « Сортировать по» в диалоговом окне выберите « Цвет шрифта» в раскрывающемся списке.
- Когда Excel находит разные цвета шрифта в выбранных данных, он добавляет эти цвета к параметрам, указанным под заголовком « Порядок» в диалоговом окне.
- Под заголовком « Заказ» выберите красный цвет в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите « Сверху» в порядке сортировки, чтобы данные красного цвета были в верхней части списка.
- В верхней части диалогового окна выберите Добавить уровень, чтобы добавить второй уровень сортировки.
- Для второго уровня под заголовком « Заказ» выберите синий цвет в раскрывающемся списке.
- Выберите « Сверху» в порядке сортировки, чтобы данные синего цвета были над этими записями с черным шрифтом по умолчанию.
- Выберите OK, чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Две записи с красным цветом шрифта сгруппированы в верхней части диапазона данных, за которыми следуют две синие записи.
Сортировка данных по значкам условного форматирования в Excel
Снимок экрана
Другим вариантом сортировки по цвету является использование наборов значков условного форматирования для порядка сортировки. Эти наборы значков предлагают альтернативу обычным вариантам условного форматирования, которые фокусируются на изменениях шрифта и форматирования ячейки.
Как и в случае сортировки по цвету ячейки, при сортировке по цвету значка порядок сортировки устанавливается в диалоговом окне « Сортировка ».
В приведенном выше примере диапазон ячеек, содержащих данные о температуре для Парижа, Франция, условно отформатирован с помощью значка стоп- сигнала, установленного на основе ежедневных максимальных температур за июль 2014 года. Эти значки используются для сортировки данных, когда записи отображаются зеленым цветом. сначала сгруппированы значки, затем — желтые, а затем красные.
Выполните следующие действия, чтобы отсортировать данные по цвету значка:
- Выделите диапазон ячеек для сортировки (в примере ячейки от A3 до B31).
- Выберите Дом .
- Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите Custom Sort в раскрывающемся списке, чтобы открыть диалоговое окно Sort .
- Под заголовком « Сортировать по» в диалоговом окне выберите « Значок ячейки» в раскрывающемся списке.
- Когда Excel находит значки ячеек в выбранных данных, он добавляет эти значки к параметрам, перечисленным под заголовком « Порядок» в диалоговом окне.
- Под заголовком « Заказ» выберите зеленый значок в раскрывающемся списке.
- При необходимости выберите « Сверху» в порядке сортировки, чтобы данные с зелеными значками были в верхней части списка.
- В верхней части диалогового окна нажмите « Добавить уровень», чтобы добавить второй уровень сортировки.
- Для второго уровня под заголовком « Заказ» выберите желтый или желтый значок из раскрывающегося списка.
- При необходимости выберите сверху под порядком сортировки. Это помещает вторую группу записей ниже тех, которые имеют зеленые значки, но выше всех других записей, которые сортируются.
- Поскольку в этом наборе есть только три варианта значков, нет необходимости добавлять третий уровень для сортировки записей красными значками. Это единственные оставшиеся записи, которые будут расположены внизу диапазона.
- Выберите OK, чтобы отсортировать данные и закрыть диалоговое окно.
- Записи с зеленым значком сгруппированы в верхней части диапазона данных, за которыми следуют записи с желтым значком, а затем записи с красным значком.