Ваш босс попросит вас сообщить к пятнице. Excel является идеальным инструментом для сбора, организации и представления данных. Однако вам нужно знать, как создать отчет в Excel, прежде чем создавать что-то, что поразит вашего начальника.
Есть ключевые навыки, которые вы должны развить, чтобы создавать полезные, информационные отчеты. К ним относятся основные диаграммы и таблицы, сводные таблицы и печать отчета.
Информация в этой статье относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel для Mac.
Создание базовых диаграмм и таблиц для отчета Excel
Создание отчетов обычно означает сбор информации и представление ее всего на одном листе, который служит листом отчета для всей информации. Эти листы отчета должны быть отформатированы так, чтобы их было легко распечатать.
Одним из наиболее распространенных инструментов, которые люди используют в Excel для создания отчетов, являются инструменты для работы с диаграммами и таблицами . Чтобы создать диаграмму в отчете Excel:
-
Выберите Вставить в меню и в группе диаграмм выберите тип диаграммы, которую вы хотите добавить на лист отчета.
-
В меню «Дизайн диаграммы» в группе «Данные» выберите « Выбрать данные» .
-
Выберите лист с данными и выделите все ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отобразить (включая заголовки).
-
Диаграмма обновится в вашем отчете с данными. Заголовки будут использоваться для заполнения меток по двум осям.
-
Повторите описанные выше шаги, чтобы создать новые диаграммы и графики, которые надлежащим образом представляют данные, которые вы хотите отобразить в своем отчете. Когда вам нужно создать новый отчет, вы можете просто вставить новые данные в таблицы данных, и диаграммы и графики обновятся автоматически.
Есть разные способы выложить отчет с помощью Excel. Вы можете включить графики и диаграммы на той же странице, что и табличные (числовые) данные, или вы можете создать несколько листов, чтобы визуальные отчеты были на одном листе, табличные данные — на другом листе и т. Д.
Использование сводных таблиц для создания отчета из электронной таблицы Excel
Сводные таблицы являются еще одним мощным инструментом для создания отчетов в Excel. Сводные таблицы помогают более глубоко копаться в данных.
-
Выберите лист с данными, которые вы хотите проанализировать. Выберите « Вставка» > « Сводная таблица» .
-
В диалоговом окне «Создать сводную таблицу» в поле «Таблица / диапазон» выберите диапазон данных, которые вы хотите проанализировать. В поле Расположение выберите первую ячейку рабочего листа, куда вы хотите провести анализ. Нажмите OK, чтобы закончить.
-
Это запустит процесс создания сводной таблицы на новом листе. В области полей сводной таблицы первое поле, которое вы выберете, будет ссылочным полем.
В этом примере в этой сводной таблице будет отображаться информация о посещаемости веб-сайта по месяцам. Итак, во-первых, вы бы выбрали Месяц .
-
Затем перетащите поля данных, для которых вы хотите отобразить данные, в область значений панели полей сводной таблицы. Вы увидите данные, импортированные из исходного листа в сводную таблицу.
-
Сводная таблица объединяет все данные для нескольких элементов, добавляя их (по умолчанию). В этом примере вы можете увидеть, в каких месяцах было больше всего просмотров страниц. Если вам нужен другой анализ, просто выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с элементом на панели «Значения», затем выберите « Настройки поля значений» .
-
В диалоговом окне «Параметры поля значений» измените тип расчета на любой, который вы предпочитаете.
-
Это обновит данные в сводной таблице соответственно. Используя этот подход, вы можете выполнять любой анализ исходных данных, который вам нравится, и создавать сводные диаграммы, которые отображают информацию в вашем отчете так, как вам нужно.
Как распечатать отчет Excel
Вы можете создать печатный отчет из всех листов, которые вы создали, но сначала вам нужно добавить заголовки страниц .
-
Выберите « Вставка» > « Текст» > « Верхний и нижний колонтитулы» .
-
Введите заголовок страницы отчета, а затем отформатируйте его, чтобы использовать текст больше обычного. Повторите эту процедуру для каждого листа отчета, который вы планируете распечатать.
-
Затем скройте листы, которые вы не хотите включать в отчет. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите « Скрыть» .
-
Чтобы распечатать отчет, выберите Файл > Печать . Измените ориентацию на Пейзаж и масштабируйте, чтобы подогнать все столбцы на одной странице .
-
Выберите « Распечатать всю книгу» . Теперь, когда вы печатаете свой отчет, только отдельные листы отчета будут распечатаны как отдельные страницы.
Вы можете распечатать отчет на бумаге или распечатать в формате PDF и отправить в виде вложения в электронное письмо.