Удаленная работа — это удобная настройка благодаря своей гибкости. Но если нет систем перехода, совместная работа с клиентами и командами в режиме онлайн может быстро стать сложной и напряженной для всех участников.
Чтобы избежать такого сценария в вашей работе на домашнем предприятии, вам нужен надежный рабочий процесс. и набор бесплатных базовых инструментов , подобных тем, которые мы перечислили ниже. Эти инструменты поставляются с нужными функциями, которые необходимы удаленному сотруднику (вам!) Для легкого и эффективного сотрудничества.
Конвертер часового пояса
Трудно отследить часовые пояса для планирования звонков и встреч, которые подходят для всех в команде. Держите конвертер часовых поясов под рукой, чтобы визуализировать часовые пояса и определить идеальное время, чтобы связаться со своими товарищами по команде или клиентами. Попробуйте каждый часовой пояс . Это веб-приложение, которое делает математику часового пояса простой и красивой.
Альтернативы каждому часовому поясу: World Time Buddy , Timezone.io
Платформа сотрудничества и сообщества
Ваша команда нуждается в виртуальном офисе — место для всего: от важных объявлений команды до рабочих дискуссий и разговоров о кулерах. Именно здесь вы можете почувствовать себя ценной частью команды вместо того, чтобы чувствовать, что никто не трудится в изоляции.
Slack работает очень хорошо. для нас на . Мы не отказались от электронной почты, но теперь оставляем за собой право выбора объявлений. Мы предлагаем вам дать Slack шанс.
Если ваша команда решит использовать Slack, вам понадобятся эти советы Slack. и руководство Райана о том, как заставить Slack работать с вашими любимыми сервисами заставить Slack работать с вашими любимыми сервисами заставить Slack работать с вашими любимыми сервисами
Даже если вы солистер, такая централизованная панель управления, как Slack, может работать на вас. Поэкспериментируйте с ним, чтобы увидеть, может ли это улучшить сотрудничество с вашими клиентами.
Хотите, чтобы кто-то в вашей команде похлопал по спине за хорошо выполненную работу? Для этого у нас есть специальный канал Slack, который называется shoutout .
Вы можете воспользоваться нашим трюком со Slack-каналом или попробовать инструмент, такой как Small Improvements , который позволяет настраивать процесс обратной связи по производительности.
Альтернативы Slack: HipChat , Pie
Настройка управления проектом
Выбор настройки управления проектом, которая соответствует конкретному рабочему процессу вашей команды, требует некоторого подхода проб и ошибок. Но Trello делает отличный выбор для многих команд благодаря своей универсальности и простоте использования.
Trello способен справиться с тем, что вы бросаете в него. Вы можете отобразить стратегии своей команды, установить цели, обсудить идеи, назначить задачи, выполнить их и многое, многое другое.
Заранее определитесь со схемами работы и тщательно продумайте четкую маркировку и организацию. Это предотвратит беспорядок в ваших проектах Trello. И не забудьте добавить интеллектуальный поиск в ваш рабочий процесс Trello!
Альтернативы Trello: Asana , Quip , Podio (наши советы по Podio )
Инструмент принятия решений
Общие командные дискуссии могут очень быстро выйти из-под контроля и выйти из-под контроля. Они не способствуют тому, чтобы делать четкие призывы к любому предложению.
Для упрощения процесса принятия решений приложение для голосования намного лучше. Мы рекомендуем Loomio , веб-приложение с открытым исходным кодом, которое вносит ясность в процесс принятия решений.
С Loomio вы можете начать предложение, установить крайний срок его получения и пригласить своих партнеров по команде проголосовать за него. Люди могут свободно выбирать свой выбор, а также менять свой голос. Важно то, что каждый член команды может сразу увидеть, куда движется предложение .
Альтернатива Loomio: Tricider
Приложение аудио / видео чата
Есть моменты, когда вам нужно поговорить с глазу на глаз с одним или несколькими людьми в вашей команде. Конечно, если вы такой застенчивый интроверт, как я, вы можете бояться таких звонков, но иногда от них не уйти. А когда вам нужен видеочат (или аудио) чат, Google Hangouts является надежным выбором, если у вас есть приличное подключение к Интернету .
В Hangouts нет ничего проще, чем , шифрует ваше общение, позволяет пригласить до 10 человек в групповой чат и поддерживает совместное использование экрана. Это работает и на мобильном телефоне.
Альтернативы Google Hangouts: Skype , Appear.in , Sqwiggle [больше не доступно]
Служба общего доступа к файлам
Репозиторий для хранения и совместного использования файлов проекта является обязательным для любой команды, и служба облачного хранения является идеальным выбором для этой роли. Мы рекомендуем Dropbox , потому что это по-прежнему самое интуитивно понятное решение для безопасного совместного использования файлов, и оно добавляет полезные функции совместной работы с документами. время от времени.
Выберите план Dropbox в зависимости от размера вашей команды и требований к хранилищу файлов. Вы можете выбрать из Dropbox Basic, Dropbox Pro и Dropbox для бизнеса.
Кроме того, вы можете сделать Dropbox более мощным, добавив сторонние сервисы. Например, с Balloon.io вы можете сделать так, чтобы клиенты сбрасывали файлы прямо в ваш Dropbox.
Если Dropbox для бизнеса излишне для вашей бизнес-установки, попробуйте функцию команды Dropbox . Он предоставляет вам набор инструментов для совместной работы в вашей учетной записи Basic или Pro.
Альтернативы Dropbox: Google Drive , OneDrive
Служба автоматизации
Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в команде, непременно должны быть повторяющиеся задачи, которые отнимают много времени. Умная вещь, которую нужно сделать, — это сузить те, которые не нуждаются в вашем вводе, а затем автоматизировать их, используя такие сервисы, как Zapier или IFTTT .
Здесь, в , есть много ресурсов, которые помогут вам автоматизировать различные аспекты вашей работы. Начните с списка Райана рецептов IFTTT для облегчения совместной работы. для облегчения совместной
Секретный ингредиент: надежная система поддержки
Несмотря на то, что вы хорошо связаны со своими товарищами по команде, удаленная онлайн-работа может заставить вас чувствовать себя одиноко — как будто вы работаете в вакууме. Вы должны заботиться о себе и прилагать целенаправленные усилия по созданию системы поддержки людей и деятельности. Это поможет вам сохранить проблемы со здоровьем и процветать, несмотря на трудности удаленной работы.
Если вы хотите регулярно получать советы о том, как лучше выполнять удаленную работу, подпишитесь на новостную рассылку Remotive.io .
Зачем вам нужна стратегия удаленной работы
Смешение только что имеющихся инструментов и случайных действий, несомненно, сделает вашу работу. Но это также создает много путаницы и тратит ваше время и ресурсы.
Настройка системы с правильными инструментами может занять некоторое время, но это того стоит. Как часть команды, которая имеет довольно упорядоченный рабочий процесс, я могу ручаться за преимущества этого подхода.
Суть в том, что важно работать с вашими товарищами по команде или клиентами, чтобы настроить общие инструменты для обычных задач. Таким образом, каждый может придерживаться стандартного рабочего процесса, который:
- Принимает ненужные решения из уравнения,
- улучшает связь в реальном времени, и
- позволяет людям выйти из режима «всегда доступен», не беспокоясь о том, что что-то пойдет не так.
Примечание. В зависимости от типа проектов, над которыми работает ваша команда, вам понадобятся специальные инструменты для выполнения определенных задач, таких как совместная работа над документами. и получите отзывы о дизайне.
Готовы работать проще и лучше?
Инструменты, перечисленные здесь, являются хорошим местом, чтобы начать улучшать настройку удаленного сотрудничества. Вам не нужно получать их все — только те, которые могут существенно повлиять на ваш рабочий процесс. Чем меньше приложений, тем лучше!
Какие цифровые инструменты вы регулярно используете для совместной работы с людьми над проектами? Какие из них изменили ваш рабочий процесс? Делитесь своими секретами работы с нами в комментариях.
Авторы изображения: сотрудники VoodooDot через Shutterstock