Поддержание чистого почтового ящика — это настоящая проблема. Вы можете приложить массу усилий для его очистки, приблизившись к нулю входящих сообщений. , и вы снова окажетесь там, где начали через месяц.
Ключом к достижению нулевого входящего почтового ящика является автоматизация как можно большей части процесса и переосмысление вашего подхода к электронной почте.
1. Сделайте ярлыки вашим лучшим другом
Ярлыки Gmail. ярлыки существует уже давно, но эта простая функция может творить чудеса, чтобы приручить ваш почтовый ящик. Ярлыки удовлетворят это желание открывать каждое новое письмо. Добавление одного из них заставит вас почувствовать, что вы временно обратились к ожидающему сообщению, применив ярлык.
Ниже приведен рекомендуемый набор меток первого уровня, которые будут создаваться каждое утро при сканировании папки «Входящие» и планировании дня: « Сегодня», «Готово», «Ожидание», «Задание», «Ответ» .
В дополнение к этим меткам первого уровня, которые вы должны применять ко всем электронным письмам, требующим какого-либо действия, вы можете создать метки второго уровня на основе любого из следующего: отправитель, проект / тема, приоритет, команда и т. Д. Эти метки второго уровня будет зависеть больше от вашего собственного рабочего процесса и потребностей.
Цветовой код ваших этикеток. Таким образом, вы можете сразу определить количество срочных писем, на которые вам нужно ответить.
2. Правила, Правила, Правила
Создание фильтров или правил. в папке «Входящие» — это простой способ оставаться организованным. Вы можете переадресовывать почту, автоматически нанося ярлыки по выбранным критериям. Этот критерий может совпадать с указанными выше метками второго уровня.
Но помните, это только половина работы. Другая половина обрабатывает входящие сообщения, упорядоченные этим процессом. Так как же на самом деле это сделать?
- Перейдите в Настройки > Фильтры и заблокированные адреса .
- Нажмите « Создать новый фильтр», чтобы приступить к очистке почтового ящика Gmail навсегда. Необходимо ввести хотя бы одно из следующего: отправитель, получатель, тема, ключевые слова, исключенные ключевые слова, вложение и размер сообщения электронной почты в мегабайтах, килобайтах или байтах.
- Введите их адрес электронной почты в поле от и нажмите Создать фильтр с этим.
- Затем у вас есть несколько вариантов того, что вы можете сделать с этим письмом, и можете выбрать более одного. Для наших целей уместны следующие варианты: заархивировать, пометить, нанести метку и удалить ее. Из них сочетание архивирования и маркировки будет наиболее важным вариантом для этого упражнения.
- Если вы хотите применить фильтр к существующим электронным письмам в вашем почтовом ящике, установите флажок Также применять фильтр к X совпадающим разговорам .
- Нажмите Создать фильтр .
Чтобы увидеть этот процесс в действии и второй способ получить доступ к диалоговому окну фильтра, посмотрите видео ниже:
Несмотря на их простоту, вы можете использовать фильтры Gmail для настройки чрезвычайно надежных рабочих процессов. фильтра Используйте фильтры, чтобы сделать следующее:
- Создайте правило для всех писем, полученных с одного домена.
- Создайте правило для всех писем, кроме писем из одного домена.
- Создайте правило для писем, которое требует от вас действия перед их удалением.
- Автоматическое удаление электронных писем, которые вы не хотите получать.
3. Автоматизируйте больше, чем просто ярлыки
Хотя вы можете автоматизировать ярлыки и многое другое, используя правила, есть больше способов автоматизировать процессы в папке входящих сообщений Gmail, чтобы поддерживать его в чистоте.
Использование службы автоматизации, такой как IFTTT, наряду с Gmail. Расширьте позволит вам автоматически создавать определенные триггеры на основе добавленных вами ярлыков.
Вот некоторые примеры:
- Назначьте метки для создания задач Trello или задач ToDoist.
- Сохраняйте сообщения Gmail в OneNote или Evernote.
- Сохраните квитанции в таблицу Google.
- Назначьте ярлыки для создания напоминания на вашем телефоне.
- Сохраняйте вложения Gmail на Google Диске.
- Это не поможет устранить проблемы с хранилищем, так как ограничения хранилища Gmail и Google Диска объединены.
Еще один полезный полуавтоматический процесс в Gmail — это использование готовых ответов. консервированными ответами консервированными ответами. . Эти автоматические ответы позволяют снова и снова отправлять один и тот же ответ по электронной почте.
Чтобы использовать эту функцию, перейдите в « Настройки» > « Лабораторные работы» и включите « Консервированные ответы» . Чтобы начать создавать их, просто создайте новое сообщение и вместо отправки сообщения щелкните стрелку рядом с мусорным баком и перейдите к разделу «Консервированные ответы» > « Новый консервированный ответ». Вы можете увидеть процесс в действии на видео ниже:
Сценарии, в которых вы можете их использовать, включают в себя:
- Создавайте умные автоответчики.
- После того, как вы включите стандартные ответы, они будут доступны в качестве триггера в фильтрах Gmail.
- Отправить одно и то же письмо несколько раз.
- Используйте несколько подписей.
4. Очистить подписки
Если у вас во входящем почтовом ящике горячий беспорядок, его очистка займет больше горячей минуты. Помимо настройки фильтров для входящей электронной почты, вам все равно придется иметь дело с существующим хаосом. Выделите 15 или 20 минут каждый день, чтобы начать очистку подписок и добавление ярлыков к сообщениям.
Вы можете сделать это вручную, отсканировав свой почтовый ящик, определив подписки, которые вы хотите сохранить, и те, от которых вы хотите избавиться. Выбирая информационные бюллетени, чтобы отказаться от них, просто выполните быстрый поиск с оператором. от: в сопровождении электронной почты отправителя и удалите все электронные письма.
Если вы предпочитаете автоматизировать процесс, есть несколько служб, которые стоит проверить. Вы можете управлять своими подписками на электронную почту. свой почтовый свой почтовый и массово отписаться от рассылок, которые вы больше не хотите получать с помощью таких услуг, как Unroll. Я
Если вы решите использовать Unroll.Me, вы должны знать, что компания недавно была подвергнута критике за продажу пользовательской информации. за продажу за продажу
Еще один способ не допустить засорения этих подписок входящими почтовыми ящиками — это использовать одноразовый адрес электронной почты. , так как некоторые из этих сервисов позволяют вам поддерживать эту папку входящих сообщений так долго, как вы этого хотите.
5. Поддержание почтового ящика
После очистки папки «Входящие» есть несколько основных шагов для поддержания чистоты папки «Входящие». :
- Отключите уведомления по электронной почте в социальных сетях.
- Ограничьте время, потраченное на электронную почту. Определите время, которое вы можете посвятить электронной почте каждый день, и не превышайте его. Это поможет расставить приоритеты при ответе и архивировании важных писем.
- Запишите исключения из шага 2. Если ваш начальник просит вас ответить на электронное письмо, вы не можете игнорировать это. Просмотрите все причины, по которым вы превысили срок, и исключите те, которые не имеют значения.
- Отвечайте только тогда, когда вам нужно. Если сообщение состоит из двух или трех слов, скорее всего, вам не нужно отправлять его, если не требуется подтверждение.
Какие советы или хитрости вы используете для поддержания нулевого входящего почтового ящика в своей учетной записи Gmail. ? Как вы думаете, это бесполезное упражнение? Дайте нам знать об этом в комментариях.
Кредит изображения: ra2studio / Depositphotos