Наличие нескольких проектов как на работе, так и дома похоже на плесень, которая растет на стенах вашего кабинета. Плесень, которая источает беспокойство и тревогу, когда вы резко падаете позади, теряя след, где вы находитесь и что еще предстоит сделать. К счастью, существует относительно простая система, которая поможет устранить эту плесень, надежно направить эти проекты в нужное русло и сохранить ее в том же духе.
Введите полное планирование горизонта
Эта система называется «Полное планирование горизонта» (FHP), термин, придуманный и проиллюстрированный профессором математики и мудрецом производительности Кэлом Ньюпортом . FHP — это система рабочих процессов, которая берет ваш в основном неумелый список дел. повышению и превратите его в нечто более управляемое и более уважительное в вашем времени. Это также великолепно неразрывно, когда дело доходит до тех гарантированных, ежедневных отвлекающих факторов.
Когда Ньюпорт говорит о системах рабочих процессов, он определяет их как «набор привычек и инструментов, используемых для организации того, что вы делаете, и когда вы это делаете. И когда [он] говорит «эффективно», [он] имеет в виду сумму, которую вы производите ».
Из этого определения ясно, что FHP не продвигается как система, управляющая всеми системами. Это может не подходить для вашей работы, но это определенно стоит рассмотреть. Короче говоря, это альтернатива, похожая на другие системы, такие как « Get Things Done Дэвида Аллена , однозадачность и время блокирования Full Horizon Planning — это как агломерация, так и разбор отдельных частей этих идей. Позвольте мне перефразировать объяснение Ньюпорта.
- Каждый проект, в котором вы находитесь, должен быть отнесен к категории неактивных или активных .
- Бездействующие проекты должны подаваться, но регулярно проверяться.
- Когда проект переводится в активное состояние, необходимо составить подробный план того, как этот проект будет завершен.
Когда дело доходит до планирования активных проектов, вы должны иметь дело не с абстракциями, а «непосредственно с грубой физичностью времени». Это означает:
«На месячном уровне я знаю, в какие недели я буду работать над проектом, и только когда я доберусь до этих недель, я планирую, в какие дни я буду над ним работать, и только когда я достигну определенных дней, я выясню какие часы он будет потреблять «.
Такой подход значительно снижает вероятность того, что вы будете перегружены работой, что позволит вам более эффективно планировать и получать больше времени.
Слишком много людей планируют, какие именно задачи они будут выполнять, в какие конкретные дни, возможно, даже за месяцы. Это не оставляет места для реальной жизни. Всего за пару дней болезни или дополнительных обязанностей вся система может выйти из строя.
Я думаю, что пример в порядке. Я буду использовать скриншоты от Trello ( читайте нашу статью ), чтобы показать вам, как вы можете организовать этот рабочий процесс Система внутри такой платформы.
Настройте доску Trello
Это ни в коем случае не единственный способ настроить Trello для этой системы, но он работает для меня. Установите четыре «списка».
- Список всех активных и неактивных проектов.
- Список того, что вам нужно решить в этом предстоящем месяце, и недели, в которые определенные вещи должны быть завершены (пока не добавляйте никакой информации к этому).
- Список того, что вам нужно делать на этой неделе, и в какие дни.
- Список задач, которые необходимо выполнить сегодня.
Как только вы добавили все свои проекты в список «Project», отметьте те, которые являются активными, с помощью цветной метки. Я также капитализирую эти проекты, чтобы они выделялись.
Написать обзор проекта
Затем нажмите на первый из ваших активных проектов и напишите комментарий, подробно описывающий, что вам нужно сделать, в общих, практических терминах и примерно к тому времени. В этом примере я предполагаю, что каждый проект длится несколько месяцев. Это позволяет вам действительно понять, что от вас требуется, и вы можете начать понимать, как лучше всего структурировать задачи. Сделайте это для каждого из ваших активных проектов.
Примечание: это первый уровень детализации. Вам пока не нужно назначать конкретные недели, дни или время для этих задач.
Планировать в этом месяце (один раз в месяц)
Вы должны стремиться делать это в начале каждого месяца. Основываясь на комментариях, которые вы только что написали для каждого из ваших активных проектов, вы сможете увидеть, что нужно завершить к концу этого месяца.
Выложите каждый из этих этапов в виде отдельной «плитки» в этом списке и пометьте их соответствующим цветом (того же цвета, что и активная задача, к которой он относится), чтобы вы могли легко увидеть, с каким проектом связана эта задача. Решите, какие недели в этом месяце вы будете работать над этими отдельными этапами.
Не стесняйтесь дублировать задачу или разбить ее на подзадачи, если вы собираетесь работать над ней в течение нескольких недель в этом месяце.
Теперь, в начале каждого месяца, вы примерно знаете, какие задачи вы должны будете выполнить к концу каждой недели . Если вам не удается выполнить ни одного из этих этапов, просто немного измените положение вещей, чтобы вы могли завершить весь проект к окончательному сроку.
Планируйте на этой неделе (один раз в неделю)
Первым делом в понедельник утром проверьте соответствующую неделю в списке «Этот месяц», чтобы увидеть, что вам нужно решить в течение следующих нескольких дней.
Возьмите это время, чтобы перетащить каждую из этих задач в список «Эта неделя», и решите, в какие дни вы будете посвящать время этим предметам.
Опять же, если вам нужно разделить задачи на подзадачи или дублировать их, продолжайте. Если, например, в конце прошлой недели вы узнали, что в среду у вас есть учебный курс, вы можете легко с этим справиться.
План сегодня (один раз в день)
В начале каждого дня тратите 10-15 минут на планирование, исходя из задач на этой неделе, как вы будете тратить свое время на то, чтобы достичь этих рубежей. Итак, снова перетащите соответствующие элементы из списка « Эта неделя» в список « Сегодня» .
На этом этапе детализации все может быстро измениться, так что имейте это в виду и будьте готовы изменить свой план на основе этих отвлекающих факторов. Но, намеренно откладывая определенные отрезки времени и имея самодисциплину, чтобы придерживаться графика насколько это возможно, вы гораздо более вероятно, чтобы завершить то, что требует завершения.
В приведенном выше примере вы можете видеть, что весь рабочий день был запланирован, включая встречи, звонки и ответы на электронные письма. Ключевая задача была разделена на два отдельных блока времени.
В конце каждого дня очищайте список « Сегодня» . В конце каждой недели очищайте список « Эта неделя» . И в конце каждого месяца очищайте список « Этот месяц» и начните заново с обзора ваших проектов.
Делать это привычкой
Как вы можете видеть, это система, созданная для тех, кто следит за множеством относительно сложных проектов. Это для людей, которые должны соблюдать ряд сроков, не привязываясь к заранее установленной рутине и расписанию, которое продиктовано неделями или даже месяцами заранее.
Когда вы освоите эту рутину в течение нескольких недель, вы быстро узнаете, подходит ли она вам. Если вам нравится эта система, этого периода времени должно быть достаточно для того, чтобы вы отредактировали систему, как указано выше, чтобы она работала эффективно для ваших конкретных потребностей. Только тогда это станет привычкой.
Другие настройки
Физические тетради
Если вам не нравится использовать Trello или вы предпочитаете использовать эту систему в других настройках, есть несколько вариантов. Сам Ньюпорт использует подборку тетрадей . Использование физической ручки и бумаги может принести больше повышения чем вы могли бы подумать о вашей производительности. Каждый блокнот представляет разный уровень детализации: месяц, неделя, день, поэтому он может быстро вносить изменения в свои графики, если и когда они необходимы.
Evernote & OneNote
Другой альтернативой являются такие инструменты, как Evernote или OneNote . Вы можете настроить это точно так же, как Newport использует физические ноутбуки. Настройка нового ноутбука для каждого необходимого уровня детализации (см. Ниже). Затем выполните шаги, аналогичные приведенным выше, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Моя единственная проблема с этим подходом заключается в том, что между разными записными книжками возникает много нажатий, поэтому я предпочитаю использовать Trello, где большую часть информации можно увидеть с одного взгляда, и ее можно очень легко перемещать.
превосходить
Если вы человек Excel, одно из возможных решений — воссоздать макет, который мы создали в Trello. Это работает, но перемещение задач и изменение их порядка сложнее, когда у вас есть ячейки для перемещения. , а не просто перетаскивая. Если вы предпочитаете иметь меньше информации на одной странице, вы всегда можете настроить новые вкладки для проектов, в этом месяце, на этой неделе и сегодня.
Может ли FHP работать на вас?
Full Horizon Planning — это система рабочих процессов, которая означает, что вы можете управлять несколькими проектами без необходимости фиксировать расписания, которые вы либо не можете предсказать, либо не можете контролировать.
Нет никаких сомнений в том, что «эта система требует больших предварительных вложений умственной энергии, чем от крайнего срока до крайнего срока, и она, безусловно, не будет работать для всех типов работ». Но он внес большой вклад в собственную заметную продуктивность Ньюпорта в академической сфере, ведении блогов и авторстве, в то же время гарантируя, что он редко работает после 17:00, не
Как вы думаете, это система рабочего процесса, которую вы могли бы использовать? Как бы вы приняли это в свою карьеру? Или есть система, которая работает более эффективно дел для вас?
Изображение предоставлено: измученная деловая женщина Петром Марчински через Shutterstock, 40 + 235 Барком через Flickr