Все порой портят. Как ни старайся, никто не идеален. Когда вы совершаете ошибку, которая причиняет кому-то боль, уместно приносить извинения.
Хотя вам часто приходится извиняться лично, иногда вы можете отдать предпочтение или сказать, что сожалеете по электронной почте. Мы рассмотрим, как профессионально извиниться в электронном письме, чтобы помочь вам извлечь максимальную пользу из этой ситуации.
Три ингредиента правильного извинения
Хотя универсального шаблона не существует, общепринятый стандарт для извинений состоит из трех частей:
- Признавая, что вы сделали что-то не так.
- Ощущение раскаяния за свои действия и сочувствие, чтобы понять, как они причиняют боль другому человеку.
- Реституция , где вы делаете ситуацию правильно.
Мы рассмотрим каждый из этих трех элементов, когда будем разбираться, как извиниться в электронном письме.
Открой свои извинения
Прежде чем вы начнете готовить настоящие извинения, вам нужно обратиться к человеку, которому вы пишете. Это будет сильно различаться в зависимости от ваших отношений с человеком.
Давайте предположим, что вы допустили ошибку в профессиональной ситуации, и поэтому вам необходимо отправить письмо с извинениями вашему боссу. В качестве примера скажем, что вы не выполнили критическое задание вовремя, что задержало проект для всех остальных.
В этом случае соответствующее приветствие будет «Уважаемый [Имя]». Если бы вы извинялись перед другом, что-то вроде «Привет [Имя]» или «Привет [Имя]» было бы более подходящим.
Не забывайте и о теме письма. После того, как вы обидели кого-то, они могут не обрадоваться, когда пришло письмо от вас. Поместив что-то вроде «Пожалуйста, примите мои извинения» или «Я искренне сожалею» в строке темы, это хороший способ с самого начала прояснить, для чего предназначено ваше сообщение. Не пытайтесь разобраться с электронными акронимами Акронимы
Признать вашу ошибку
Теперь, когда вы сделали открытие, пришло время для первой важной части извинения. Здесь нужно четко определить возникшую проблему. Признайте, что вы сделали; не пытайтесь отвлечь вину на кого-то другого или оправдываться за то, что произошло.
Вот пример того, что не нужно делать:
Хотя я знаю, что пропустил важный срок, это действительно не моя вина. Я работал с Полом над этим проектом, и он потратил слишком много моего времени, задавая мне кучу не связанных между собой вопросов. Мой компьютер также зависал в течение недели, и ИТ еще не могли его посмотреть. Так что это не все из-за меня.
Даже если вышеизложенное верно, это не принесет хороших извинений. Эта часть должна признать вашу ответственность за ошибку.
Примерно так гораздо лучше
Я понимаю, что пропустил важный срок. Этот проект был очень важен для нашего отдела, и вы доверили мне его своевременное завершение. Я знаю, что моя неспособность выполнить эту задачу вовремя задержала завершение проекта. Это плохо отражается на нашей команде, и я прошу прощения за это.
Здесь вы четко изложили, что сделали неправильно, не пытаясь приуменьшить или отклонить.
Выражение раскаяния за то, что вы сделали
Теперь, когда вы ясно изложили свою ошибку, вам нужно показать раскаяние в случившемся. Помните, что то, что вы сделали, вызвало боль, разочарование и другие негативные эмоции у другого человека.
Сделайте очевидным, что вы испытываете сожаление по поводу ситуации. Постарайтесь поставить себя на их место и понять, как ваши действия заставили их чувствовать. Не предлагайте объяснения вашего поведения здесь. Смысл извинения состоит в том, чтобы восстановить разрушенные отношения, а не доказать, что ты был прав с самого начала.
Вот пример того, как создать эту часть извинения:
Я хочу искренне извиниться за то, что не выполнил свои обязательства и выполнить задачу, которую вы мне доверили, вовремя. Нет никаких оправданий этому провалу. Мне не нравится знать, что я подвел свою команду, и ужасно чувствую, что это вызвало у вас смущение при встрече с клиентом.
Выражение сочувствия придает подлинность вашим извинениям. Это поможет вам на мгновение забыть свою точку зрения и посмотреть, с чем имеет дело кто-то еще.
Делать это правильно
Слова важны, но действия имеют гораздо больший вес. Чтобы показать, что вы имеете в виду то, что сказали, важно исправить ситуацию. Принятие мер либо исправит ситуацию (если возможно), либо покажет, что вы сделаете все возможное, чтобы больше не повторять ту же ошибку.
Продолжая наш пример пропуска крайнего срока, это может послужить восстановительной частью извинения:
В будущем, чтобы избежать пропущенных сроков, я буду заранее говорить с вами, если буду обеспокоен тем, что не смогу что-то сделать вовремя. Я буду больше знать о том, сколько времени занимают важные проекты, и буду готов выделить дополнительные часы вне офиса, чтобы убедиться, что они выполнены. Это больше не повторится.
В некоторых ситуациях вы можете не знать, что предложить, чтобы компенсировать ваше поведение. Если это так, вы можете просто спросить: «Что я могу сделать, чтобы сделать это правильно?»
Самое главное — показать, как вы будете действовать по-другому в будущем, чтобы предотвратить повторение той же проблемы.
Закрытие твоих извинений
Теперь вам просто нужно завершить сообщение. Это довольно просто, но убедитесь, что вы придерживаетесь соответствующего тона. Вы должны поблагодарить получателя за чтение вашего извинения и пожелать ему всего наилучшего.
Также может быть хорошей идеей пригласить их обсудить то, что вы сказали дальше. Это показывает, что вы искренни и открыты для дополнительного диалога.
Вот один из способов закрыть ваше профессиональное письмо с извинениями:
Спасибо за чтение этого. Если есть что-то, что вы хотели бы обсудить дальше, пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы мы могли разобраться с этим.
С уважением,
[Ваше имя]
Если вы не хотите использовать «С уважением», другие формальные закрытия, такие как «С наилучшими пожеланиями», также будут работать.
Является ли электронная почта правильным носителем?
Мы рассмотрели, как профессионально извиниться в электронном письме. Но прежде чем вы начнете писать свои, вы должны подумать, является ли электронная почта подходящим средством для извинений.
Электронная почта, безусловно, имеет свои преимущества, когда дело касается извинений. Поскольку нет ограничений по времени, вы можете составить свои мысли ясным и прямым способом. Если быстрые извинения в порядке, электронная почта позволяет вам связаться с ними в течение короткого периода времени. И в отличие от личных извинений, вам не нужно быть спонтанным и реагировать на то, что говорит другой человек.
Но это не все хорошо. Электронная почта является менее личной, чем личное извинение (или телефонный звонок). В зависимости от настроек вашей компании, отправка электронной почты может показаться трусливой, если это возможно лично. Не прячься за экраном.
Извиняюсь за исправление ошибок
Извинение должным образом является ценным жизненным навыком. Не все знают, как это сделать, поэтому легко заставить другого человека чувствовать себя еще более расстроенным, чем раньше. Используйте это основное руководство о том, как извиниться по электронной почте, и вы будете на пути к восстановленным отношениям.
Имейте в виду, что конечной целью извинения является восстановление разрушенного доверия. Вы сделали что-то не так, и три вышеприведенных шага — это то, как вы признаете это и исправляете. Не думай о себе.
Далее вы можете узнать больше о том, как писать профессиональные электронные письма.