Вот отличная функция Excel, которую могли упустить даже обычные пользователи: пользовательские представления Excel.
Пользовательские представления Excel позволяют управлять отображением электронной таблицы. или распечатайте настройки и сохраните их для быстрой реализации позже.
Мы рассмотрим четыре способа использования пользовательских представлений Excel в ваших интересах. Однако до этого вам нужно знать, как его создать.
Как создать пользовательские виды в Excel
Откройте книгу Excel и найдите вкладку « Вид » в верхней части экрана. Когда вы нажмете это, вы увидите опцию для пользовательских видов . Нажмите на это.
В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку « Добавить» и введите имя для настраиваемого представления. При желании вы можете включить в нее название всей или части открытой рабочей книги. (При таком подходе может быть легче найти определенный пользовательский вид позже!)
Вы увидите панель с несколькими флажками, чтобы выбрать или отменить выбор. Они относятся к параметрам печати документа, скрытым строкам, столбцам и фильтрам. При необходимости измените настройки в зависимости от объема вашего проекта.
Вот вам: базовый процесс. о создании пользовательского представления в Excel. Если вы хотите сохранить эти шаги в будущем, просто сохраните рабочую книгу как шаблон !
Как использовать пользовательские представления Excel
Функция пользовательских представлений не является одной из самых известных возможностей программы, но она весьма полезна, что даст вам преимущество над коллегами, которые могут быть менее знакомы с ней.
1. Устраните время настройки электронной таблицы для хорошего
Excel предлагает множество способов указать, как выглядит электронная таблица. когда вы работаете с ним.
Например, если вы вводите длинные предложения в ячейку, возможно, вы захотите расширить строки. Это облегчает просмотр большего количества содержимого ячейки.
Если каждая ячейка содержит только пару чисел, вам может не потребоваться изменять ширину. Однако вы можете изменить высоту строки. Это особенно верно в зависимости от выбранного шрифта и того, как он выглядит в неизмененной ячейке.
Настраиваемое представление позволяет практически полностью исключить время, затрачиваемое на настройку рабочих листов чтобы удовлетворить определенные потребности.
Вместо того, чтобы проходить один и тот же процесс настройки для каждой электронной таблицы, вы можете создать собственное представление. Он включает в себя ваши спецификации и предотвращает повторные изменения настроек. Кроме того, как я уже упоминал выше, вы можете сохранить это настраиваемое представление в качестве шаблона для многократного использования, поэтому вам даже не придется создавать это настраиваемое представление снова.
Этот простой совет чрезвычайно полезен, если вам нужно создать несколько похожих таблиц. Если все они имеют одинаковые настройки, но различную информацию в каждом, сначала создайте пользовательский шаблон представления. Затем просто добавьте данные.
2. Быстро распечатайте только те клетки, которые вам нужны
При работе с данными в большой электронной таблице может потребоваться ограничить область печати. В противном случае посторонняя или конфиденциальная информация может быть видна другим кто не должен иметь доступ к нему.
Excel делает это довольно легко, но вы можете сделать это еще проще с помощью пользовательских представлений.
Чтобы создать собственное представление с этой целью, просто выделите ячейки, которые вы хотите напечатать. Затем перейдите на вкладку « Макет страницы » и нажмите « Область печати» . Выбрал опцию Установить область печати .
Затем выполните шаги по созданию пользовательского представления, как описано выше. Помните диалоговое окно, которое появляется после ввода имени для представления? Обратите внимание на поле « Параметры печати» внутри него и убедитесь, что на нем есть галочка.
Большой! Теперь, когда вы собираетесь распечатать этот лист, вы можете чувствовать себя хорошо, зная, что будет напечатана только информация, содержащаяся в поле для печати.
Вот как выглядит мой предварительный просмотр для этого листа:
Этот пользовательский вид отлично подходит для составления отчетов для клиентов или вашего начальника. Вы можете сохранить все свои вспомогательные данные и вычисления в том же листе Excel, что и в своем официальном отчете, но включить в окончательный документ только самую необходимую информацию.
3. Создание нескольких отчетов из одной электронной таблицы
Профессионалы часто зависят от Excel при создании отчетов. Но что, если вам нужно использовать его для отчета, распределенного по нескольким различным группам? В этом случае вы можете использовать пользовательское представление, чтобы легко скрывать или показывать столбцы и строки.
Это позволит вам эффективно создавать несколько отчетов для разных аудиторий, используя одни и те же данные. Однако каждый отчет будет содержать только соответствующие данные для каждой аудитории. Довольно удобно, правда?
Чтобы настроить эти настраиваемые представления, сохраните настраиваемое представление листа со всеми строками и столбцами в простом виде. (Если вы хотите сохранить подсказку о выбранной области печати от последней точки, убедитесь, что у вас все еще установлен флажок Параметры печати .) Я назвал свои «Все данные», чтобы их было легче найти позже.
После этого можно легко использовать несколько сочетаний клавиш, чтобы скрыть строки или столбцы. Ctrl + 0 (ноль) скрывает столбцы, а Ctrl + 9 удаляет строки из вида.
Сохраните пользовательское представление для различных отчетов, которые вам нужно создать, каждый раз скрывая соответствующие строки или столбцы. При сохранении пользовательского представления убедитесь, что установлен флажок « Скрытые строки, столбцы и параметры фильтра» .
Настоящая сила этого трюка заключается в том, что вы можете легко переключаться между всеми этими пользовательскими представлениями. Просто нажмите на кнопку « Пользовательские виды» , выберите вид, который хотите увидеть, и нажмите « Показать» .
Попробуйте эту хитрость при работе с конфиденциальными данными, содержащими материал, который не всем подойдет для просмотра. Такое использование пользовательских представлений не позволяет вам создавать специальные таблицы для каждой группы, получающей материал, но при этом позволяет сохранять конфиденциальность необходимой информации.
Например, если вам необходимо отправить информацию в несколько отделов вашей компании, возможно, отдел продаж не подходит для просмотра отчета отдела маркетинга или наоборот.
Вы также можете применить это пользовательское представление при создании электронных таблиц, используемых в учебных целях в вашем офисе. Люди часто чувствуют себя подавленными, когда смотрят на незнакомые клетки и данные, которые они содержат. Отфильтровывая ненужные, вы можете помочь людям сосредоточиться на самой актуальной информации.
4. Выберите сохраненные пользовательские виды еще быстрее
Как я уже упоминал, для вызова нужного пользовательского представления на экране необходимо перейти в меню « Вид» . Он находится в верхней части Excel, в разделе, также известном как «лента».
Шаги, которые мы использовали для извлечения наших сохраненных пользовательских представлений, выполняют свою работу. Тем не менее, они не настолько упорядочены, насколько это возможно. Добавление пользовательской команды представления на ленту Excel для быстрого просмотра пользовательских представлений в раскрывающемся формате.
Чтобы добавить команду на ленту, нажмите « Файл» в верхнем левом углу экрана Excel и выберите « Параметры» .
Когда вы увидите, что категории появляются слева, выберите « Настроить ленту» .
Справа вы увидите раздел с главными вкладками . Найдите вкладку « Вид » и найдите знак «плюс» (+) слева от нее.
Нажатие на знак плюс показывает группу под названием « Виды рабочей книги» . Выберите его, затем нажмите « Добавить новую группу» (не путать с опцией «Добавить новую вкладку» рядом с ней).
Щелкните правой кнопкой мыши новую группу и выберите « Переименовать» . Название, относящееся к пользовательским представлениям, имеет смысл, так что вы сможете найти его позже.
Выбрав свою группу, щелкните раскрывающееся меню под заголовком «Выбрать команды» в верхнем левом углу этого интерфейса основных настроек. Выберите команды не на ленте .
Наконец, прокрутите вниз и найдите пользовательские виды . Затем нажмите кнопку « Добавить» , чтобы переместить эту команду в новую группу. Нажмите OK, чтобы завершить настройку.
Теперь вы сможете быстро выбрать любой из ваших пользовательских видов на главной панели.
Это сэкономит вам кучу дополнительного времени на листах и отчетах, которые вам придется воссоздавать каждый месяц.
Пользовательские представления делают вас суперзвездой на работе
Прежде чем читать все здесь, возможно, вы сомневались, что одна функция Excel может предложить такое удобство. Если вы еще не уверены, попытка любого из этих предложений должна открыть ваш разум.
Поделитесь своими новыми знаниями с коллегами, чтобы повысить производительность всей компании. Или держите эту информацию при себе, чтобы вы выглядели еще лучше по сравнению со своими сверстниками.
Для чего вы чаще всего используете Excel на работе? Как вы могли бы применить пользовательские представления, чтобы упростить эту задачу?
Кредит изображения: Rawpixel / Depositphotos