Если вы получаете много мусора и беспорядка в вашем почтовом ящике получаете , найти сообщения, которые вы действительно хотите прочитать, может быть ошеломляющим. Чтобы помочь, мы собрали некоторые из лучших способов избежать ненужных писем в Outlook.
Используя встроенную систему фильтрации, одобряя и блокируя отправителей, применяя правила и многое другое, вы можете гарантировать, что вы видите только законные электронные письма, которые представляют интерес.
Если у вас есть свой собственный способ поделиться, пожалуйста, сообщите нам об этом в разделе комментариев.
1. Настройте фильтр нежелательной почты
В Outlook есть система фильтров, которая будет автоматически проверять входящую электронную почту, определять, является ли она нежелательной, а затем перемещать ее в соответствующее место. Система имеет разные уровни, каждый из которых предлагает свой уровень защиты. Чтобы изменить настройки, перейдите на вкладку « Главная » и выберите « Нежелательная почта»> «Параметры нежелательной почты».
По умолчанию не будет никакой автоматической фильтрации, хотя, если вы установили заблокированных отправителей, они будут перемещены в папку нежелательной почты. Вы можете установить его на Низкий, чтобы отфильтровать очевидные нежелательные сообщения, на Высокий, чтобы поймать большую часть нежелательных сообщений, но с возможностью того, что некоторые обычные электронные письма будут перехвачены, или на Безопасные списки, чтобы получать электронные письма только от тех, кого вы одобрили.
Вы также можете удалить навсегда нежелательную электронную почту вместо того, чтобы переместить ее в папку «Нежелательная почта» , но это не рекомендуется. Если вы выберете эту опцию, некоторые реальные письма могут быть помечены неправильно, и вы не сможете их получить.
2. Используйте папку беспорядка
Если у вас есть Office 365 для бизнеса, вы можете использовать функцию под названием Clutter. Включенный по умолчанию, Clutter анализирует сообщение и определяет, будет ли оно отправлено в папку «Входящие» или в папку «Clutter».
Система будет проверять различные части сообщения, например, кто является отправителем и в какой беседе вы участвовали. Она будет определять, что делать с электронной почтой, основываясь на ваших предыдущих привычках чтения. Вы можете помочь системе учиться, переместив сообщение в Clutter, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав Move> Move to Clutter . Аналогично, вы можете переместить сообщение в папку «Входящие», щелкнув правой кнопкой мыши сообщение в Clutter и выбрав « Переместить»> «Переместить в папку« Входящие »» .
Если вы не хотите использовать Clutter, вам необходимо отключить его через веб-версию Outlook Войдя в систему, щелкните значок Cog и перейдите к « Параметры»> «Mail»> «Автоматическая обработка»> «Беспорядок» . Оказавшись здесь, снимите флажок « Отдельные элементы, обозначенные как беспорядок» и нажмите « Сохранить» .
3. Посмотрите на Советы по безопасности
Если вы используете Office 365 и используете сервер Exchange, в верхней части некоторых сообщений вы увидите цветные советы по безопасности, чтобы предупредить вас о характере их содержимого. Эти индикаторы покажут, является ли сообщение подозрительным, неизвестным, доверенным или безопасным.
Те, кто отмечен как подозрительный, имеют неудачную проверку подлинности отправителя или подозреваются в подделке сообщений Рекомендуется удалить эти электронные письма, не взаимодействуя с ними, хотя вы можете выбрать Показывать заблокированный контент, если вы уверены, что это безопасно.
Те, кто помечен как неизвестный, подозреваются в спаме и перемещаются в папку нежелательной почты. Вы можете нажать Это не спам, чтобы переместить его в свой почтовый ящик. Если сообщение является доверенным или безопасным, никаких действий не требуется, но вы получите совет по безопасности для подтверждения подлинности сообщения.
4. Блокировать и утверждать отправителей
Вы можете заблокировать и одобрить отправителей в Outlook; либо конкретный адрес электронной почты, либо весь домен. Чтобы заблокировать отправителя электронной почты, щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите « Нежелательная почта» > «Блокировать отправителя» . Теперь любое сообщение, полученное с этого адреса электронной почты, автоматически попадет в папку нежелательной почты.
Вы можете управлять этим списком в любое время, перейдя на вкладку « Главная », затем « Нежелательная почта»> «Параметры нежелательной почты» и перейдя на вкладку « Заблокированные отправители ». Здесь вы можете использовать кнопки для добавления , редактирования и удаления записей из списка. Здесь вы можете добавить конкретный адрес электронной почты или просто целый домен — например, name@example.com или просто example.com .
В окне «Параметры нежелательной почты» также можно утверждать отправителей. Для этого перейдите на вкладку « Безопасные отправители ». Здесь вы можете добавить адреса электронной почты или домены, которым вы всегда хотите, чтобы Outlook доверял. Это означает, что сообщения от этих отправителей никогда не будут отправлены в папку нежелательной почты, и любые изображения в них будут автоматически отображаться.
Вы также можете установить флажок « Также доверять электронной почте из моих контактов» и автоматически добавлять людей, которым я отправляю электронную почту, в список надежных отправителей, чтобы ускорить управление и избавить вас от необходимости вручную добавлять множество адресов.
5. Фильтр с правилами
Использование правил в Outlook — отличный способ получить контроль над входящими сообщениями. Указав условия, вы можете определить предпринятые действия. Например, вы можете автоматически перемещать электронные письма от определенных людей в определенную папку. Или вы можете получать электронные письма с определенными словами, автоматически классифицируемыми по цвету.
Чтобы начать работу с клиентом Outlook, перейдите на вкладку « Главная » и нажмите « Правила»> «Создать правило …». Если у вас уже было открытое электронное письмо, вы получите предварительно выбранные параметры, но вы можете нажать « Дополнительные параметры»…, чтобы полностью настроить правило. Сначала выберите необходимые условия, затем щелкните подчеркнутое значение, чтобы указать описание правила. Затем нажмите Далее, чтобы определить, что делать с любыми сообщениями, которые соответствуют этим условиям. Затем нажмите Готово .
Вы можете достичь подобных вещей в веб-версии Outlook. Нажмите значок cog в правом верхнем углу, а затем нажмите « Управление правилами»> «Создать» . Однако доступные вам параметры будут более ограниченными по сравнению с настольным клиентом.
Для получения дополнительной информации о настройке правил в Outlook ознакомьтесь с нашим руководством по управлению почтовым ящиком с помощью правил. правила
Контролировать свой почтовый ящик
Использование некоторых из вышеперечисленных методов поможет вам получить контроль над своей папкой «Входящие», отфильтровывая ненужные файлы и предоставляя вам быстрый доступ к электронным письмам, которые вы действительно хотите прочитать. Ознакомьтесь с нашим руководством по расширению вашего рабочего процесса в Outlook. ускорения вашего рабочего процесса. ускорения вашего рабочего если вы хотите быть еще более эффективным с вашим управлением электронной почтой.
Помните, что некоторые спам-письма могут все еще проскальзывать в трещины и попадать в ваш почтовый ящик. Если вы не узнаете отправителя или его содержимое, будьте осторожны. Особенно будьте осторожны, если есть опасно выглядящие вложения электронной почты.
Используете ли вы какой-либо из методов выше, чтобы избежать беспорядка в электронной почте? Есть ли у вас какие-либо свои собственные советы, чтобы поделиться?