Если вы тратите какое-то серьезное время на использование Outlook, вам следует изучить свой рабочий процесс. Вы всегда можете сэкономить небольшие фрагменты времени, подумав о том, как лучше всего использовать программное обеспечение, будь то путем простой пакетной отправки большей части вашей электронной почты в назначенные блоки или оставаясь в курсе ваших постоянно растущих почтовых ящиков (я очень виноват, что не придерживаясь последнего!).
Электронная почта — важная часть современных коммуникаций — заставьте ее работать еще усерднее для вас.
1. Категоризировать
Outlook имеет множество встроенных организационных функций, но вам не нужно сходить с ума, чтобы быть более эффективным. Это может работать как часть стратегии двойного подхода, которую я использую.
Во-первых, вам нужно создать очень простую систему:
- Запланируйте периоды управления электронной почтой в течение дня.
- Босс ваш почтовый ящик, используя правила и папки действий.
- Удалите, где это возможно, как можно быстрее.
График
Я пытаюсь проверить и ответить на мои электронные письма в двух точках в течение дня. Это не работает для всех, но, безусловно, может сократить время, затрачиваемое на анализ, когда, на кого и на что реагировать в первую очередь. Изоляция времени электронной почты работает как процесс пакетного файла: обо всем позаботятся сразу, и вы ничего не оставите. Позже в течение дня вы снова завершаете пакетный процесс и остаетесь на вершине почтового гребня.
правила
На втором месте в разделе категориальной организации находятся ваши Правила и Папки действий. У всех нас есть папки. Вы будете иметь их для клиентов, тем и личных писем. Может быть, даже несколько личных папок, так что вы не пропустите письмо от вашего босса.
Для поддержания потока из папки «Входящие» в эти папки важны «правила». Это небольшие логические операторы if / is, которые Outlook периодически запускает при открытии программы, автоматически перемещая все электронные письма с соответствующими критериями в их недавно назначенный дом.
Например, я получаю электронные письма от моих родителей и сестер, которые, очевидно, используют разные адреса электронной почты. Вместо того чтобы вручную перемещать каждое электронное письмо, я создал правило, запрашивающее сканирование Outlook на наличие соответствующих им адресов электронной почты, и, если оно будет найдено, будет автоматически перемещено в папку «Семейство».
Чтобы создать правило, щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте и выберите « Правило» . Если вы регулярно получаете электронные письма с этого единственного адреса и просто перемещаете его из папки «Входящие» в отдельную именованную папку, вы можете выбрать « Всегда переходить в» , а затем перейти и выбрать соответствующую папку.
Если у вас несколько критериев фильтрации электронной почты, выберите « Создать правило» . Отсюда вы сможете выбирать из множества вариантов, в том числе от указанного отправителя, используя панель темы и кому отправлено электронное письмо. Если вы откроете Расширенные параметры , вы сможете фильтровать, основываясь на том, что электронное письмо помечено, является чувствительным или требует каких-либо действий, или даже по очень конкретным словам, используемым в тексте самого письма.
Папки действий
Папки действий формируют второй уровень размещения электронной почты и работают очень хорошо с немного меньшими объемами электронной почты. Для каждой основной папки я создаю три подпапки с именами To Do , Pending и Finalized . Когда новое электронное письмо попадает в основную папку, я отвечаю соответствующим образом и решаю, куда ему следует отправиться:
- To Do: Общение / ситуация продолжается, никаких немедленных действий
- Ожидание: ответили, ожидают ответа или дальнейших действий
- Завершено: сообщение / ситуация завершена, электронная почта ожидает удаления или архивирования
2. Цвета и флаги
Категоризация действительно является ключом к производительности Outlook Outlook для повышения производительности Помимо фактического управления папками, вы можете значительно упростить поддержку входящих сообщений, используя цветовые категории и контрольные флаги.
Цветовые категории
Цветовые категории могут быть использованы для немедленного определения вашего почтового ящика, но я бы посоветовал принять его относительно легко. Вы не хотите, чтобы ваш почтовый ящик выглядел как радужная дорога!
Обратите внимание, что у цветовых категорий есть одна главная проблема: они не поддерживаются учетными записями IMAP. Это означает, что вам нужно будет создать отдельную электронную почту POP3 учетную запись или создайте папку «Этот компьютер только», ни одна из которых не является идеальной.
Чтобы начать систему классификации цвета, перейдите на вкладку « Главная » и найдите раздел « Теги ». Здесь вы сможете перейти в Категоризацию> Все категории , которая откроет текущий список активных категорий. Теперь вы можете редактировать цвета, имена и сочетания клавиш по своему усмотрению.
Если у вас уже есть учетная запись POP3, но вы не можете использовать цветовые категории, возможно, вам необходимо включить их. Найдите адрес электронной почты на боковой панели. Щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите « Свойства файла данных» . В нижней части панели свойств должна быть опция Upgrade to Color Categories .
В зависимости от размера вашего существующего почтового ящика это может занять некоторое время, но после завершения вы получите доступ ко всему диапазону цветовых категорий.
Если вы отчаянно нуждаетесь в цветовых категориях с использованием учетной записи IMAP, вы можете использовать систему автоматического форматирования для изменения цветов и шрифтов входящих сообщений в зависимости от их отправителя, темы и получателей, и мы рассмотрим это более подробно в следующей статье. ,
Флаги
Флаги действуют как система приоритетов. Когда приходят ваши электронные письма, вы можете назначить им приоритетный уровень, автоматически добавляя их в динамический список дел, который вы курируете во время работы. Приоритеты варьируются от « Сегодня» до « Без даты» с возможностью выбора пользовательских… флагов. Вы также можете использовать Добавить напоминание, чтобы установить время уведомления.
Для доступа к динамическому списку нажмите Follow Up на вкладке Menu . Вы можете искать все флаги, только определенные уровни приоритета.
3. Настройте быстрые детали, используйте планировщик
Эти две функции иногда упускаются из виду, но могут убрать некоторые из самых утомительных моментов ваших сообщений электронной почты.
Быстрые Части
Если вы регулярно используете стандартные фразы, которые заставляют ваши пальцы плакать от их повторения, это избавит ваш ум от дальнейшего ухудшения.
Сохраните свои утомленные фразы в качестве быстрой части, выделив текст в окне композитора, переключитесь на вкладку « Вставка », откройте раскрывающееся меню « Быстрые детали» и выберите « Сохранить выбор в галерее быстрых деталей» .
В будущем, когда вы начнете вводить фразу, она появится как предложение для автозаполнения. Теперь вам останется только прочитать эту чертову вещь снова. И опять. И опять.
планировщик
Планировщик — еще одна отличная функция, и я должен признать, что я только начал использовать. Я понял, насколько это было полезно во время приступа детской болезни. Понимая, что меня не будет дома, чтобы послать какие-то конкретные рабочие письма, причитающиеся к определенной дате, я создал электронное письмо, приложил соответствующие файлы и назначил запланированную дату.
Напишите свой адрес электронной почты, затем перейдите на вкладку « Параметры ». Нажмите Отложить доставку . В разделе Параметры доставки установите флажок Не доставлять раньше и введите свои требования, а затем Закрыть .
Теперь, если вы используете сервер Exchange, вы можете пойти дальше и закрыть Outlook. Однако, если вы используете учетную запись IMAP или POP, Outlook должен оставаться запущенным до тех пор, пока не будет выполнено расписание электронной почты.
4. Создайте папку поиска
Вместо того, чтобы постоянно вводить один и тот же поиск с помощью панели поиска Outlook, вы можете создать папку поиска. Вы можете указать папку поиска для поиска по различным критериям, используя один из шаблонов Outlook, или создать собственный поиск в соответствии с вашими потребностями.
Перейдите на вкладку « Папка » и в разделе « Новый» выберите « Новая папка поиска» . Откроется панель критериев новой папки поиска. Шаблоны Outlook выполняют обычные задачи, такие как перемещение помеченной почты или почты от определенных людей, но если вам нужен больший контроль, папка пользовательского поиска предоставляет широкий набор подробных параметров для настройки.
5. Сделайте свой почтовый ящик своим
Как бы ни была удивительна электронная почта, это может быть несомненным отвлечением. Особенно в крупных организациях отдельные лица могут оказаться в длинных цепочках электронной почты, хотя тема не имеет к ним никакого отношения.
Если это произойдет с вами, вы можете использовать пользовательские правила для фильтрации любого электронного письма, в котором вы не указаны как прямой отправитель, в отдельную папку для последующей проверки. На вкладке « Меню » выберите « Правила» , « Создать правило» , а затем « Дополнительные параметры» . Поставьте галочку рядом с моим именем в поле Копия и выберите Далее. Поставьте галочку рядом, чтобы переместить ее в указанную папку , а затем щелкните ссылку, чтобы определить папку.
Изменить уровень фильтра нежелательной почты
В Outlook есть собственный фильтр спама, слава богу. Но он не всегда улавливает некоторые из явно очевидного мусора, проникающего в наши почтовые ящики, и обращение с этим мусором буквально отнимает у нас минуты жизни. По умолчанию фильтр нежелательной почты включен, но установлен на низкий уровень .
Чтобы изменить уровень защиты от нежелательной почты, перейдите на вкладку Почта , где вы найдете параметры удаления . Выберите « Нежелательная почта» , а затем « Параметры нежелательной почты» . Теперь вы можете выбрать уровень фильтрации, который, по вашему мнению, подходит для вашего почтового ящика, для каждой учетной записи, если это необходимо.
Как отмечалось в Outlook, установка фильтра нежелательной почты на Высокий уровень может привести к тому, что некоторые ваши обычные письма будут сифонированы из вашего почтового ящика, поэтому не забывайте регулярно проверять свою нежелательную почту!
Если их перемещения недостаточно, есть возможность окончательно удалить подозрительную нежелательную почту вместо того, чтобы перемещаться в папку нежелательной почты . Обратите внимание, что при использовании с высоким уровнем фильтрации любая легитимная почта, случайно перемещенная в эту папку, будет необратимой .
Вам также следует воспользоваться дополнительными инструментами Outlook для блокировки спама. Антиспамовых
6. Создайте резервные копии
Outlook содержит больше данных, чем мы обычно думаем. Скорее всего, у вас есть несколько важных писем, скрывающихся где-то в вашей учетной записи, которые вы хотите сохранить в надежном месте, но пока не совсем справились. Ну, я говорю вам, сделайте это сейчас!
Экспорт очень прост в Outlook. Выберите учетную запись, которую вы хотите сделать резервную копию, и перейдите в Файл> Открыть и экспортировать> Импорт / Экспорт . Выберите « Экспорт в файл» , затем « Файл данных Outlook» (PST) . (Зная, как объединить файлы Outlook PST файлы здесь пригодится.)
Затем вы выберете, какие папки вы хотите создать резервную копию, или вы можете создать резервную копию всего корня каталога электронной почты. Наконец, выберите, где сохранить резервную копию. Используйте дополнительные параметры, если вы хотите создавать резервные копии только определенных аспектов вашей учетной записи.
Лучшая практика из всех
Лучшая практика — делать все вышеперечисленное ( или нет, казалось бы )! Некоторые из приведенных здесь методов подойдут некоторым читателям, а другие — нет, но управление и поддержка эффективной входящей почты без стресса может помочь вам в день без отвлечения.
И не забывайте об основах, таких как создание подписи в Office 365 .