Outlook — один из самых популярных настольных почтовых клиентов почтовых клиентов использовании сегодня, и если вы один из многих пользователей Outlook, следующие сочетания клавиш наверняка сэкономят вам много времени.
Без сомнения, в одной статье слишком много сочетаний клавиш для Outlook. Вы можете найти все перечисленные на сайте поддержки Office .
Сегодня мы рассмотрим сочетания клавиш Outlook, которые помогут вам сократить количество щелчков мышью и тем самым сэкономить ваше время.
Работа с сообщениями
Outlook является одним из наиболее функциональных почтовых клиентов для настольных компьютеров , но эта сложность также делает довольно неприятным поиск элементов меню со списком нескольких доступных опций.
С помощью сочетаний клавиш вам не нужно зависеть от вашей памяти ни для чего. На самом деле, вы можете просто распечатать карточку со всеми ярлыками и держать ее у себя под рукой.
Самое важное, что нужно отметить заранее: если на каком-либо веб-сайте утверждается, что вы можете использовать команду клавиатуры, начинающуюся с «Alt», помните, что это обычно зависит от того, в каком окне вы находитесь, и эти вещи могут легко измениться из одной версии Перспектива к следующему. Лучше всего использовать новые значки справки, которые Microsoft теперь предоставляет в Outlook. Они показывают, какую альтернативную букву или цифру использовать для активации этого пункта меню.
Из-за этого мы сосредоточимся на не-Alt командах, так как они являются более полезными. Вот несколько примеров.
CTRL + Q / CTRL + U: пометить выбранное сообщение как прочитанное или непрочитанное
Иногда, когда вы просматриваете длинный список новых сообщений. , приятно организовать важные сообщения как непрочитанные, чтобы вы не забыли вернуться и разобраться с ними позже. В Outlook вы можете сделать это быстро, когда сообщение выделено, нажав CTRL + Q.
Это особенно полезно, когда Outlook настроен с панелью предварительного просмотра, потому что просто щелкнув по электронной почте и предварительно просмотрев ее, вы измените статус на чтение. CTRL + Q переключит его обратно на непрочитанное. CTRL + U изменит статус обратно на чтение, если вам нужно.
CTRL + SHIFT + F: окно расширенного поиска
Если вы имеете дело с большим количеством электронных писем, функция расширенного поиска может стать реальным спасением жизни. При нажатии CTRL + SHIFT + F из любого места откроется окно.
Это окно позволяет вам тщательно фильтровать свои входящие сообщения. чтобы найти электронные письма с определенными темами, от или от определенных людей, помеченного статуса, чувствительности и многого другого.
ВСТАВИТЬ: Пометить электронные письма
Еще одна быстрая функция, которая может сэкономить вам много времени при просмотре новых писем, — это возможность быстро помечать важные сообщения на потом. Это для случаев, когда электронное письмо слишком важно для того, чтобы просто пометить его как «непрочитанное».
Когда у вас выделено одно из этих электронных писем, просто нажмите клавишу ВСТАВИТЬ, и статус изменится с не помеченного на помеченный (или наоборот, если он уже помечен).
CTRL + SHIFT + G: отметка для продолжения
Существует один шаг над простой пометкой письма, и это возможность «настраивать пометку» письма с определенной датой (и напоминанием, если хотите), когда вы собираетесь на самом деле следить. Вы можете вызвать это, нажав CTRL + SHIFT + G.
Введите причину, по которой вы помечаете сообщение, дату, когда вы хотите обязательно ответить или проследить, и установите триггер напоминания, если вам кажется, что он вам нужен.
Навигация в Outlook
Помимо управления сообщениями, существует множество дополнительных сочетаний клавиш Outlook, которые позволяют запускать функции Outlook без необходимости поиска и щелчка мышью.
CTRL + SHIFT + M: открыть новое сообщение
Одна из наиболее часто используемых команд в Outlook — это открытие нового электронного письма. Не тратьте свое время на поиск и нажатие на кнопку «Новое письмо». Просто нажмите CTRL + SHIFT + M, и все готово.
CTRL + SHIFT + Q: открыть новое собрание
Вы можете сделать то же самое, когда хотите назначить новую встречу. Просто нажмите CTRL + SHIFT + Q, и откроется новое окно встречи, где вы можете установить время и место.
F7: проверка орфографии
Кстати, когда вы пишете это новое электронное письмо или новое приглашение на собрание, всегда нажимайте клавишу F7, прежде чем отправлять его. Это запускает встроенную функцию проверки правописания. в Outlook, который может помочь вам звучать более профессионально и безупречно.
Конечно, даже когда вы печатаете свое сообщение в Outlook, вы увидите красную волнистую линию всякий раз, когда появляется слово с ошибкой, но нажатие клавиши F7 перед отправкой — отличный способ убедиться, что вы поставили точки «я» и пересекли буквы «т». ,
CTRL + Y: перейти в другую папку
Если вы управляете множеством разных учетных записей электронной почты, используя один клиент Outlook для настольного компьютера, вы, вероятно, по достоинству оцените комбинацию клавиш CTRL + Y , которая открывает окно «Перейти к папке».
Это позволяет быстро и легко перемещаться из одной почтовой папки в другую.
F3 / CTRL + E: окно поиска
Говоря о быстром и простом, если вам просто нужно найти это письмо несколько недель назад, и вы вспоминаете только часть строки темы письма, просто нажмите F3 или CTRL + E для окна поиска.
Используя раскрывающийся список рядом с полем поиска, вы можете выбрать поиск в текущем представлении, сразу по всем почтовым ящикам или только по подпапкам.
F9 / CTRL + M: проверить наличие новых сообщений
В зависимости от того, как часто Outlook настроен на синхронизацию с учетными записями электронной почты. , вы не всегда можете сразу получать новые сообщения электронной почты. Если вы обеспокоены тем, что не получаете новое электронное письмо — например, когда вы сбрасываете один из своих сетевых паролей и вам требуется, например, получить подтверждение по электронной почте — вы можете нажать F9 или нажать CTRL + M, чтобы принудительно отправить / Получение процесса от всех ваших учетных записей электронной почты.
Это быстрый и простой способ убедиться, что все учетные записи полностью синхронизированы и обновлены в любое время.
Стрелка вверх / вниз / влево / вправо: навигация и свертывание
Еще один способ ускорить навигацию по электронной почте в различных почтовых ящиках с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре. Вот как это работает, в зависимости от того, на какой панели вы находитесь:
Используйте клавиши со стрелками влево или вправо, чтобы свернуть или сжать определенные категории — либо группы дня / времени на панели списка электронной почты, либо группы папок «Входящие» и подпапок на панели «Входящие».
Используйте клавиши со стрелками вверх и вниз для перемещения вверх и вниз по элементам в каждой категории.
CTRL + SHIFT + V: переместить письмо в папку
Когда вам нужно быстро отсортировать ваши электронные письма по разным подпапкам, вам понадобится сочетание клавиш CTRL + SHIFT + V, чтобы сделать это.
Когда у вас выделено электронное письмо и вы используете эту команду, Outlook откроет окно «Переместить элементы», где вы сможете выбрать папку, в которую вы хотите отсортировать электронное письмо. Затем электронная почта отправляется туда. Это так просто.
Навигация по электронной почте
Помимо навигации по окнам Outlook, несколько сочетаний клавиш Outlook позволяют перемещаться по сообщениям электронной почты и управлять сообщениями электронной почты.
SPACE / SHIFT + SPACE: пролистывание сообщений вверх или вниз
Когда вы получаете очень длинные электронные письма или, возможно, вам нужно прочитать длинную ветку электронной почты, прокрутка может быть настоящей болью. Сэкономьте время, открыв это электронное письмо, используя пробел и клавиши SHIFT + SPACE для пролистывания этих сообщений вверх или вниз.
Прокрутка с помощью мыши или клавиатуры может иногда перемещаться довольно медленно, поэтому использование страницы вверх или вниз может сэкономить некоторое время.
CTRL +. / CTRL +,: прокрутить электронные письма
Многие люди предпочитают использовать панель предварительного просмотра, потому что вы можете просто прокрутить вниз электронную почту и быстро просмотреть сообщения, чтобы увидеть, насколько они важны, прежде чем открывать и отвечать. Что ж, если вы находитесь на экране, где у вас мало недвижимости, вы можете не захотеть использовать дополнительную панель предварительного просмотра.
В этих случаях вы можете просто открыть первое электронное письмо в папке «Входящие», а затем использовать сочетание клавиш CTRL +. и CTRL +, сочетания клавиш для прокрутки вверх и вниз по электронной почте в папке «Входящие» или папке, и открытое сообщение электронной почты изменится на следующее.
Это действительно полезный трюк, чтобы иметь окно предварительного просмотра электронной почты, фактически не занимая дополнительное место на экране. Это просто всплывающее окно, в котором отображается следующее электронное письмо, на которое вы прокрутили, с помощью этой комбинации клавиш.
F12: сохранить сообщения
Иногда вы можете встретить электронное письмо, которое настолько важно, что вы не хотите рисковать его потерей. В этих случаях вы можете сохранить отдельные сообщения в виде MSG-файлов, нажав клавишу F12 с открытым сообщением.
Если это действительно важное электронное письмо, вы можете сохранить его на внешнем устройстве хранения данных чтобы вы гарантированно не потеряли его, даже если что-то пойдет не так с вашим диском.
Форматирование писем
Outlook также предлагает несколько удобных сочетаний клавиш для составления писем.
CTRL + K: вставить гиперссылку
Часто, когда вы пишете электронное письмо кому-то, вы можете вставить гиперссылку на веб-ресурс. Конечно, вы можете выделить текст, а затем найти пункт меню для вставки гиперссылки, но почему бы не сэкономить время, нажав CTRL + K ?
Откроется окно «Вставить гиперссылку», где вы можете вставить URL-адрес, на который хотите сослаться.
CTRL + SHIFT + P: диалоговое окно «Шрифт»
Форматирование текста в окне составления электронной почты обычно так же просто, как щелкнуть жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием в строке меню. Но что, если вы хотите определить более сложное форматирование, такое как размер текста или зачеркнутый текст? В этих случаях гораздо быстрее использовать сочетание клавиш CTRL + SHIFT + P.
Это экономит время, избавляя от необходимости перемещаться по меню форматирования. С помощью сочетания клавиш все в ваших руках.
Конечно, вы также можете выполнять простое форматирование, например полужирный, курсив и подчеркивание, используя сочетания клавиш CTRL + B , CTRL + I и CTRL + U.
CTRL + SHIFT + L: добавить список маркеров
Еще один действительно быстрый ярлык форматирования — это CTRL + SHIFT + L , который быстро заполняет любой список элементов вашей электронной почты, которые вы выделили.
Вы также можете отформатировать выравнивание текста внутри электронного письма с помощью сочетаний клавиш CTRL + L , CTRL + R и CTRL + E, чтобы выровнять выделенный текст по левому, правому краю или по центру.
CTRL + T / CTRL + SHIFT + T: увеличить или уменьшить отступ
Иногда бывает очень полезно быстро сделать отступы для пунктов или абзацев в вашем электронном письме. Для этого просто используйте сочетание клавиш CTRL + T или CTRL + SHIFT + T, чтобы увеличить или уменьшить отступ выделенного текста.
CTRL + SHIFT + H: удалить следующее слово
Еще одна полезная комбинация форматирования, особенно когда вы редактируете электронное письмо, — это CTRL + SHIFT + H , которая позволяет удалить все следующее слово после курсора. Это экономит немного времени, вместо того чтобы использовать клавиши Delete или Backspace для удаления каждого символа, по одному за раз.
Другие сочетания клавиш
Конечно, в Outlook есть нечто большее, чем просто электронная почта. Существуют задачи, заметки и календарь для управления расписанием. Эти области также имеют множество ярлыков.
CTRL + G: перейти к дате
Если вы хотите проверить, есть ли у вас встреча на определенную дату, вы можете использовать сочетание клавиш CTRL + G, чтобы быстро перейти к этой дате в календаре.
Внутри календаря вы можете выбирать из разных представлений, таких как день, неделя или месяц. Иногда бывает очень полезно переключаться между представлениями, особенно если вы планируете поездку или несколько месяцев спустя.
Быстрый способ переключения между этими представлениями — использование CTRL + Alt + число, которое представляет желаемое представление.
- 1 = день
- 2 = рабочая неделя
- 3 = Полная неделя
- 4 = месяц
- 5 = просмотр расписания
CTRL + SHIFT + K: создать новую задачу из любого места
Еще одна приятная особенность в Outlook — возможность создавать задачи из любой точки приложения, просто нажав CTRL + SHIFT + K.
Возможность сделать это удобна, потому что вы можете быть в процессе написания электронного письма, просмотра своего Календаря или написания личной заметки, и вдохновение может ударить для новой задачи. Вы можете позаботиться об этом, не пропуская удар с помощью этой комбинации клавиш.
То же самое относится и к сочетанию клавиш CTRL + N , которое позволяет создавать новые встречи из любой точки Outlook.
А переключение между любым из представлений Outlook — «Календарь», «Электронная почта», «Заметки» и «Задачи» — это всего лишь вопрос нажатия клавиши CTRL с последующим номером, представляющим это представление.
Зачем использовать сочетания клавиш Outlook?
Outlook — это мощный почтовый клиент для настольных компьютеров, поэтому многие компании и люди по всему миру продолжают использовать его как для личного пользования, так и для работы.
Имеет смысл только то, что программное обеспечение, предназначенное для того, чтобы сделать вас более продуктивным, будет заполнено сочетаниями клавиш, которые могут сделать вас еще более продуктивными. сочетания клавиш сочетания клавиш и эффективнее, чем вы есть сегодня.
Есть ли у вас какие-либо сочетания клавиш, которые, по вашему мнению, должны быть в этом списке? Есть ли какие-либо из перечисленных выше ярлыков в вашем избранном списке? Поделитесь своими мыслями и отзывами в разделе комментариев ниже!