Так же, как с запиской или письмом, письменное сообщение должно включать подпись. Теперь, когда так много всего стало цифровым, электронная почта стала обычным способом общения, как для бизнеса, так и для удовольствия. И подпись в конце вашего сообщения может иметь все значение. Это особенно важно в деловом мире.
Ранее мы уже объяснили преимущества подписей электронной почты, которые , в том числе открытость для общения и профессионализм, а также сетевые и рекламные инструменты. Все это можно сделать с помощью простой подписи, которая включает ваше имя и контактную информацию, а также, при желании, ваш веб-сайт и служебный адрес.
При этом, если вы используете Outlook для электронной почты, то создать подпись очень просто. Это не занимает много времени, предлагает гибкость и может предоставить вам несколько подписей для деловых и личных коммуникаций.
Как добавить подпись в Outlook
Если вы не знаете, как создать подпись в Outlook , сначала необходимо получить доступ к экрану настройки. Вы можете открыть эту область двумя разными способами в настольном приложении Outlook.
- Первый способ — нажать Файл > Параметры > Почта . Вы должны увидеть опцию для подписи и просто нажать на эту кнопку.
- Второй способ получить доступ к окну настройки на экране составления электронной почты. Выберите вкладку « Вставка », раскрывающийся список « Подписи» и выберите « Подписи» .
Оба эти метода приведут вас к экрану « Подписи и бланк» . Здесь вы создадите свою подпись и настроите ее параметры.
Как создать подпись
Чтобы начать создание первой подписи, убедитесь, что вы находитесь на вкладке « Подпись электронной почты » в окне настройки. Затем выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать справа, если у вас настроено более одного адреса. Помните, что вы можете создать несколько подписей для нескольких учетных записей.
Нажмите New , которая должна быть единственной доступной кнопкой, если других подписей еще нет.
Далее вам нужно будет дать вашей подписи имя. Это так же важно, как и удобно, если вы планируете установить более одной подписи. Например, вы можете выбрать разные подписи для новых сообщений и ответов или для сообщений в офисе и вне офиса. Итак, попробуйте использовать значимое имя, которое вы узнаете с первого взгляда.
Как отформатировать подпись
Теперь самое интересное — создание отличной подписи электронной почты в текстовом редакторе. Конечно, вы можете сделать это просто, просто вставив свое имя и контактную информацию. Но вы можете использовать доступные инструменты для изменения шрифта. стиле и размере, отформатируйте текст, измените его цвет и выровняйте его по левому, правому краю или по центру.
Если вы хотите внести эти изменения, вы можете использовать инструменты до того, как набрать свою подпись или после. Давайте начнем с нажатия внутри текстового поля « Подпись электронной почты» и ввода вашей подписи, чтобы внести изменения после этого. Затем мы рассмотрим другие варианты вставки визитной карточки, изображения или ссылки.
Чтобы изменить текст в подписи после его ввода, просто выделите текст и внесите изменения в стиль, размер, формат или цвет шрифта. Например, может быть, вы хотели бы, чтобы ваше имя выглядело более крупным и изящным шрифтом. Или, возможно, вы хотите, чтобы название вашей компании и номер телефона отображались в цветах вашей компании.
Приятной особенностью создания вашей подписи на рабочем столе Outlook является то, что если вы хотите добавить ссылку на веб-сайт, приложение сделает это автоматически. Например, если вы начнете вводить «www.», А затем оставшуюся часть URL, при нажатии клавиши « Ввод» текст будет связан с сайтом для вас.
Кроме того, вы можете связать текст самостоятельно и использовать другой язык с помощью кнопки Гиперссылка . Это позволяет вам составить любой текст, который вам нравится, и связать его. Например, вы можете захотеть, чтобы название вашей компании отображалось как есть, но связать его с сайтом компании.
Для этого выделите текст и нажмите кнопку « Гиперссылка» в верхней части редактора. Под ссылкой Чтобы убедиться, что выбран существующий файл или веб-страница , подтвердите текст, отображаемый вверху, а затем введите URL-адрес внизу в поле Адрес . Нажмите OK, и все готово.
Вы заметите, что вы также можете указать ссылку на электронное письмо в том же окне, что является еще одним удобным способом форматирования вашего адреса электронной почты. Вы даже можете включить строку темы, чтобы знать, что сообщение отправлено пользователем, который щелкнул ваш адрес в электронном письме. Просто обратите внимание, пользователь может скорректировать эту тему с помощью своего собственного приложения.
Еще один замечательный способ выделить вашу подпись — вставить изображение. Чаще всего для этого используется логотип вашей компании. И многие компании действительно требуют, чтобы их логотип был в вашей подписи. В любом случае, добавить это так же просто, как добавить ссылку.
Наведите курсор на место в вашей подписи, где вы хотите изображение и нажмите кнопку Изображение . Найдите файл во всплывающем окне, выберите его и нажмите « Вставить» . Вот и все, ваше изображение затем вставляется в вашу подпись.
Если после вставки изображения вы понимаете, что оно может использовать некоторое форматирование, вы можете сделать это тоже. Просто дважды щелкните по изображению, чтобы открыть окно форматирования. Затем вы можете настроить размер или цвета и линии, а также ввести альтернативный текст и обрезать изображение.
Еще один потрясающий способ отформатировать изображение в вашей подписи — это связать его. Таким образом, ваш получатель может просто нажать на логотип и перейти прямо на сайт вашей компании. Для этого добавьте изображение и вставьте ссылку с вышеуказанными шагами.
Хотя, возможно, не так часто, как другие инструменты форматирования, есть возможность добавить визитку. Просто поместите курсор в нужное место, нажмите кнопку « Визитная карточка» , выберите местоположение в раскрывающемся списке « Просмотреть в» и нажмите кнопку « ОК» .
Если у вас сохранена визитная карточка с указанием вашего имени, должности и названия компании, это удобный способ быстро добавить эти данные.
Как настроить подпись
Последний пункт после создания вашей подписи — решить, когда ее следует использовать. Вы уже выбрали адрес электронной почты, чтобы прикрепить его, но это еще не все. Вы можете использовать подпись для новых сообщений, ответов и пересылок, или для того и другого. И вы можете создать разные для каждого.
Например, если у вас есть подпись, которая содержит много подробностей вместе с вашим именем, вы можете не захотеть, чтобы все это было включено, когда вы просто отвечаете или пересылаете кому-то письмо. В то время вы можете просто сказать «спасибо» вместе с вашим именем.
Таким образом, вы должны сохранить имя своей новой электронной подписи в области « Новые сообщения», а затем создать другую новую подпись и выбрать ее имя в поле « Ответы / пересылки» . Имейте в виду, что эти варианты будут вставлены в ваши электронные письма по умолчанию, но их можно изменить в электронном письме перед его отправкой.
Как использовать другую подпись
Теперь, когда у вас установлены подписи по умолчанию, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы вставлять их при составлении, ответе или пересылке сообщения. Но что, если вы хотите использовать другую подпись в этом конкретном письме?
В окне нового сообщения перейдите на вкладку Вставка . Затем выберите раскрывающийся список Подписи и выберите подпись, которую вы хотите использовать. Вы увидите, что ваш выбор появляется прямо в вашем электронном письме, заменив по умолчанию.
Как изменить подпись в Outlook
Возможно, вы уже настроили все свои подписи, но понимаете, что вам нужно внести изменения. Как вы редактируете существующую подпись? Это так же просто, как создать.
Еще раз, откройте окно настройки подписи, нажав Файл > Параметры > Почта . Или на экране составления электронной почты выберите вкладку « Вставка », раскрывающийся список « Подписи» и выберите « Подписи» .
Затем выберите имя подписи в поле « Выбрать подпись для редактирования» . Внесите изменения в редакторе и нажмите « Сохранить» . Вы также можете переименовать свою подпись в этой области, если это необходимо. Нажмите « Переименовать» , введите новое имя и нажмите « Сохранить» .
Подписи предназначены не только для деловых писем
Вы можете оказаться в ситуации, когда в вашей компании существуют строгие правила для подписи и форматирования электронной почты. Или, возможно, вы просто предпочитаете хранить свои подписи простыми по профессиональным причинам. Но подписи электронной почты не только для бизнеса, и с помощью инструментов, которые предлагает Outlook, вы можете сделать ваши личные письма веселыми и креативными.
Вот только несколько предложений.
Добавьте праздничное приветствие в электронные письма, которые вы отправляете друзьям и родственникам. Вы можете добавить милый праздничный образ, добавить веселое завершение и украсить свою подпись праздничными цветами.
Включите цитату из мотивации, вдохновения или старого доброго юмора. С помощью инструментов форматирования в Outlook вы можете сделать любые слова необычными или забавными.
Покажите свой командный дух для футбола, баскетбола или бейсбола. Вы можете вставить фотографию своей любимой команды, связать ее с их официальным сайтом и использовать цвета команды для классного эффекта.
Не забывай в Интернете
Если вы время от времени обращаетесь к своей учетной записи Outlook в Интернете, , вы также можете добавить подпись по умолчанию. Да, Outlook в Интернете — это не то же самое, что Outlook на настольных компьютерах, но это то, что они оба разделяют.
Нажмите на значок шестеренки вверху, чтобы открыть настройки. Затем выберите Функции > Почта > Макет > Подпись электронной почты .
Хотя в настоящее время вы можете создавать и использовать только одну подпись на сайте Outlook, вы все равно можете отформатировать ее, добавить изображения и ссылки и настроить ее для типа сообщения.
Поделитесь своими подписями Советы и предложения
Для деловых электронных писем подписи могут быть простыми, привлекательными и полезными одновременно. Они дают вашим получателям простой способ увидеть вашу контактную информацию и посетить веб-сайт вашей компании. Для личных писем подписи могут быть уникальными, веселыми и интересными. Они могут показать личность и дух.
Какие у вас есть советы для подписчиков электронной почты? У вас есть общее правило, которым вы хотели бы поделиться для деловых сообщений или креативная идея, которую вы хотите предложить для личных писем? Поделитесь своими мыслями с нами ниже.