Когда вы впервые открываете Microsoft Word, вы можете сразу же создавать документы. Приложение предлагает множество встроенных функций и настроек по умолчанию, которые помогут вам создать точный тип документа, будь то профессиональный отчет для бизнеса или документ для школы.
Вы видите полезные вкладки, кнопки и панели инструментов. И за кулисами Word заботится о правописании, грамматике и других исправлениях для вас. Большинство людей просто начинают печатать и не думают об этих инструментах. Но вы можете улучшить работу с приложением, потратив несколько минут на настройку этих параметров.
1. Настройки правописания, грамматики и проверки
Изменение того, как Word обрабатывает орфографию и грамматику, является отличным первым шагом для настройки приложения в соответствии с вашими потребностями. Эти типы настроек пригодятся, чтобы убедиться, что вы не пишете слова с ошибками или используете неправильную грамматику. Но они также могут отвлекать в некоторых случаях.
Например, вы можете работать в компании, которая использует все заглавные буквы в имени или имеет имя, которое является комбинацией слов и цифр. Вы можете настроить параметры для этих типов ситуаций, чтобы не видеть постоянно индикаторы ошибок при создании ваших документов.
Откройте Word на вашем компьютере с Windows для любого документа. Выберите File из меню, нажмите Options , а затем выберите Proofing . Вы увидите все варианты исправления орфографии и грамматики. Некоторые из них применяются ко всем имеющимся у вас приложениям Microsoft Office, а другие — только к Word.
Откройте Word на вашем Mac с любым документом. Выберите Word в строке меню, выберите « Preferencs» , а затем нажмите « Правописание и грамматика» . Вы увидите множество настроек, перечисленных под орфографией и грамматикой.
Используя приведенный выше пример для названия компании, вы можете установить флажки, чтобы игнорировать слова в верхнем регистре и игнорировать слова с цифрами на обеих платформах. Вы также можете включить или отключить параметры проверки орфографии или грамматики при вводе, пометки повторяющихся слов и игнорирования адресов Интернета и путей к файлам.
Не торопитесь, чтобы прочитать каждый параметр для тех, кого вы действительно хотите использовать, и тех, которые вы предпочитаете не использовать.
Кроме того, если вы нажмете кнопку « Настройки» , вы можете включить или отключить многие дополнительные параметры грамматики, такие как использование заглавных букв, использование запятой, сленг и избыточность. Это также полезная область для просмотра настроек, которые подходят именно вам.
В Windows кнопка находится в разделе « Исправление орфографии и грамматики в Word », а на Mac — под « Грамматика» .
2. Настройки автозамены
Как и параметры орфографии и грамматики, здесь есть функция автозамены, которая поможет вам избежать ошибок в ваших документах. Но, как мы видели много раз, автозамена не всегда правильна, когда речь идет о том, что мы действительно пытаемся сказать.
Если название вашей компании начинается с двух заглавных букв, по умолчанию оно будет автоматически исправлено до первой буквы как заглавной. Это, как и другие наши примеры с названием вашей компании, может отвлекать и даже усугублять при создании документов.
С другой стороны, вы можете захотеть исправить определенные вещи для вас. Например, удобно использовать заглавные буквы дней недели и первые буквы предложений. Вот как настроить эти параметры как в Windows, так и в Mac.
В Word в Windows выберите « Файл» из меню, нажмите « Параметры» , а затем выберите « Проверка» . Нажмите кнопку автозамены в верхней части окна.
В Word на Mac выберите Word в строке меню, выберите « Настройки» , а затем выберите « Автозамена» .
Во всплывающем окне вы можете включить или отключить вышеуказанные типы параметров автозамены, установив флажок. Вы также можете создавать исключения из имеющихся у вас правил, нажав кнопку « Исключения» . Это идеальное место, чтобы указать название компании двумя заглавными буквами, потому что Word будет игнорировать это как ошибку в будущем.
Нажмите « Исключения» и перейдите на вкладку « Начальные буквы ». Введите слово, которое вы хотите, чтобы Microsoft Word игнорировал, которое содержит две заглавные буквы в начале. Вы также можете просмотреть вкладку « Первая буква » для поиска встроенных исключений из правил и добавить дополнительные сведения на вкладке « Другие исправления ». Нажмите OK, когда закончите.
Вернувшись на главный экран автозамены, в нижней части окна можно просмотреть существующие замены и добавить свои собственные. Перечисляются такие вещи, как специальные символы, смайлики и слова с ошибками, которые автоматически изменяются при вводе. Вы можете добавить в список или удалить то, что вам больше не нужно.
3. Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа находится в левом верхнем углу окна Word. Он предназначен для быстрого доступа к необходимым инструментам, как следует из названия. Так что найдите время, чтобы настроить эту панель инструментов, так как она сэкономит вам массу времени спустя.
По умолчанию панель инструментов содержит такие кнопки, как Сохранить, Отменить и Повторить. Но если вы используете разные инструменты гораздо чаще, то лучше вместо этого поместить их в это удобное место. Таким образом, вы можете выполнить необходимые быстрые действия одним щелчком мыши.
В Windows выберите « Файл» из меню, нажмите « Параметры» , а затем выберите « Панель быстрого доступа» .
На Mac выберите Word в строке меню, выберите « Настройки» и выберите « Лента и панель инструментов» . Нажмите кнопку панели быстрого доступа в верхней части окна.
В области настроек панели быстрого доступа элементы слева — это команды, которые вы можете использовать, а справа — те, которые в данный момент находятся на панели инструментов. Вы можете удалить действие с панели инструментов, выбрав его и нажав стрелку Удалить в центре. Чтобы добавить действие, выберите его слева и нажмите « Добавить» в центре.
Вы можете выбрать « Популярные команды» или щелкнуть раскрывающийся список, чтобы увидеть полный список действий, которые существуют на вкладках Word. Поэтому, возможно, вы часто используете инструменты «Найти», «Открыть», «Сохранить как» и «Добавить гиперссылку». Нажмите на каждый слева и добавьте их справа. Нажмите OK, когда закончите.
Если вы когда-нибудь захотите вернуться к командам по умолчанию, снова откройте настройки панели быстрого доступа. Затем в Windows в нижней части окна в разделе « Настройки» нажмите « Сброс», а затем « Сбросить только панель быстрого доступа» . На Mac нажмите кнопку « Настройки» (значок шестеренки) и выберите « Сбросить только панель быстрого доступа» .
4. Лента
Лента в Word — это еще одно место, которое вы должны рассмотреть для настройки. Подобно панели быстрого доступа, вы хотите, чтобы действия, которые вы используете чаще всего, у вас под рукой.
По умолчанию в Word есть вкладки в верхней части для таких объектов, как Дом, Вставка, Рисование, Дизайн и Вид. Но если вы никогда не используете вкладки Draw или Design, почему они занимают место?
В то же время, возможно, на вкладке «Главная» есть команды, которые вы хотели бы использовать в порядке, который вы считаете более полезным. Эти типы настроек приводят к более продуктивному использованию Word.
В Windows выберите « Файл» из меню, нажмите « Параметры» , а затем выберите « Настроить ленту» .
На Mac выберите Word в строке меню, выберите « Настройки» и выберите « Лента и панель инструментов» . Нажмите кнопку ленты в верхней части окна.
Как и в настройках панели быстрого доступа, окно настроек ленты содержит команды слева, а используемые в данный момент действия — справа. Переместите их в ленту или из ленты с помощью кнопок со стрелками « Добавить» и « Удалить» в центре.
- Чтобы настроить вкладки, которые вы видите в верхней части, просто установите или снимите флажки на правой стороне.
- Чтобы просмотреть команды на каждой вкладке, выберите знак плюс (Windows) или стрелку (Mac) рядом с вкладкой, а затем последующие индикаторы для каждого набора команд.
- Чтобы изменить порядок вкладок или команд, выберите их и используйте стрелки справа для перемещения вверх или вниз по списку в Windows. На Mac выберите и перетащите элементы, чтобы изменить их порядок.
Для более подробного ознакомления с настройкой ленты Microsoft Word в Windows ознакомьтесь с нашим подробным руководством.
5. Строка состояния
Строка состояния, расположенная в нижней части окна Word, является последним местом, которое, скорее всего, вы не затронете в настройках. Однако эта панель инструментов содержит много полезной информации, поэтому стоит потратить время на ее настройку.
Например, если вы постоянно проверяете количество слов или переключаете представления макета Word , вы хотите, чтобы эти инструменты были легко доступны. Кроме того, вам никогда не понадобится инструмент для записи макросов или вертикальное положение страницы, поэтому вы можете удалить их.
В Windows щелкните правой кнопкой мыши строку состояния, а на Mac щелкните ее правой кнопкой мыши или удерживайте клавишу «Control» и щелкните ее.
Когда появляется меню, вы просто проверяете те элементы, которые вы хотите отобразить в строке состояния. Вы увидите, что эта панель инструментов обновится автоматически, когда вы отметите и снимите галочку с различных опций.
Изменения в настройках Word по умолчанию могут быть хорошими
Если вы потратите время на просмотр настроек Параметры для приложения, которое вы регулярно используете, вы можете быть удивлены, насколько лучше вы можете сделать его. Изменяя такие мелочи, вы можете работать более эффективно.