Оптимизировать (глагол) — один из самых верных признаков мастерства любого программного обеспечения.
Когда Microsoft Word — это миллиард сильных глобальных сотрудников, занимающихся производительностью труда, любой признак мастерства может превратить вас в роялти. Даже для узурпированных секунд, сэкономленных за время работы с текстовым процессором, вы определенно станете королем или королевой своего маленького офисного уголка. Или экономия времени Word Ninja с , как сказал мой друг Райан.
Если скрытые функции Microsoft Word может сделать нашу жизнь проще, а оптимизация под наши повседневные задачи должна сделать ее еще более полезной. Один из наших читателей сравнил Слово с луком и стрелами. При правильной настройке это может быть охотничий лук с лазерным прицелом!
Итак, проверните крышку капота. Надень комбинезон. Выведи гаечный ключ. Не пугайтесь смазывания локтем — десять настроек оптимизации Word очень просты.
Предоставьте Microsoft Word предпочитаемое место для сохранения файлов
Преимущество: экономьте время при открытии документа.
Откройте новый документ и сохраните его первым. Это должна быть привычка по умолчанию на одну секунду, если вы не хотите тратить еще несколько усилий на восстановление несохраненного файла Word Использование предпочтительного местоположения поможет вам сохранить любой файл одним щелчком мыши. Задайте местоположение сохранения по умолчанию прямо из коробки с этим простым изменением настроек.
Перейдите в Файл> Параметры .
Нажмите на вкладку Сохранить и в правой панели. Измените расположение файла по умолчанию , введя точный путь или выбрав нужный диск / папку с помощью кнопки « Обзор» .
Нажмите OK, чтобы сохранить и выйти.
Вы также можете установить формат файла сохранения по умолчанию из Word Options . Перейдите в раздел « Сохранить документы » на той же вкладке « Сохранить ». Нажмите « Сохранить файлы в этом формате» и выберите нужный файл (например, * .rtf).
Нажмите OK, чтобы подтвердить и выйти.
Переместите «Сохранить как» на панель быстрого доступа
Преимущество: поднесите кнопку «Сохранить как» ближе.
Сохранение документов с другим именем следует обычному первому сохранению. Переход к полному экрану «Файл» и затем к кнопке «Сохранить как» в лучшем случае раздражает. Спасение приходит в виде панели быстрого доступа. Добавьте кнопку «Сохранить как» на панель инструментов, и процесс станет немного быстрее.
Нажмите стрелку на панели быстрого доступа. Раскрыть до Больше команд .
На вкладке « Панель быстрого доступа » перейдите к « Популярные команды» , прокрутите вниз до команды « Сохранить как» и щелкните, чтобы добавить ее в правый столбец.
Конечно, вы спасаетесь от всего этого (каламбур), если вы просто используете сочетание клавиш — F12 .
Отключить окно параметров вставки
Преимущество: ускорение процесса вырезания, копирования и вставки.
Лично мне нравится вставлять все в Word как неформатированный текст, а затем форматировать его в соответствии со стилем абзаца. Маленькие кнопки параметров вставки, которые Word полезно отображает рядом со всем, что мы вставляем, являются раздражающим ударом по скорости. Слово позволяет нам отключить его. Если вы не хотите полностью его выключать, нажмите ESC, когда он отобразится.
Чтобы отключить вставку, перейдите в « Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» , прокрутите вниз до раздела « Вырезать, скопировать и вставить », снимите флажок « Показать параметры вставки» при вставке содержимого, чтобы отключить кнопку. Нажмите OK, чтобы сохранить и выйти.
Вы можете настроить параметры вырезания, копирования, вставки в соответствии со своими предпочтениями. Настройки в сочетании с сочетаниями клавиш позволяют выполнять большинство заданий.
Установить шрифт по умолчанию
Преимущество: нечто иное, чем Calibri.
Microsoft Word 2013 открывается с Calibri в размере 11. Есть много причин, чтобы не использовать шрифт в ваших документах. Это чрезмерное использование может быть одной из причин. Другой практической причиной может быть вечное требование Times New Roman для многих публикаций. Если ваше требование шрифта по умолчанию отличается от Calibri, измените его в Microsoft Office.
Выберите любой текст в документе Word.
Перейдите в раздел Лента> Главная> Группа шрифтов . Нажмите стрелку вниз или нажмите CTRL + D, чтобы открыть диалоговое окно «Шрифт».
Выберите шрифт, стиль шрифта и размер, который вы хотите. Нажмите кнопку « Установить по умолчанию» . Появится следующее диалоговое окно.
Выберите Все документы на основе шаблона Normal.dotm и нажмите OK .
Изменения применяются к документам, созданным с помощью используемого вами шаблона (например, Normal.dotm). Более ранние документы не затрагиваются.
Отключить подсказки на экране
Преимущество: меньше отвлекает внимание на ленте.
По мере продвижения двух версий Office к Microsoft 2016, лента должна стать более дружелюбной. Вам все еще нужны маленькие всплывающие подсказки, которые появляются, когда вы наводите курсор на какую-либо команду на ленте? Опытному пользователю может потребоваться имя команды, а не полное описание функции, которое прилагается к ней. Расширенные описания также могут отображать изображения, сочетания клавиш и ссылку на раздел справки.
Параметры Word дают вам три варианта настройки по своему вкусу.
Перейдите в Файл> Параметры> Общие .
В разделе параметров пользовательского интерфейса выберите параметр « Не показывать всплывающие подсказки» в раскрывающемся списке «Стиль всплывающей подсказки» .
Я предпочитаю более тонкие Не показывать описания функций в подсказках экрана . Всплывающие подсказки по-прежнему отображаются, но они показывают только название команды и иногда сочетание клавиш.
Измените шаблон Normal по своему вкусу
Преимущество: избавляет вас от повторяющихся заданий по настройке и форматированию страниц.
Шаблон Normal является шаблоном по умолчанию для каждого нового документа, который вы открываете. Настройки управляют внешним видом нового документа. Избавьтесь от повторяющихся задач форматирования, настроив новый настроенный шаблон или настроив сам шаблон Normal.
Щелкните правой кнопкой мыши на нормальном стиле на ленте и перейдите к « Изменить» . Вот несколько настроек, которые вы можете применить.
- Измените шрифт с параметрами форматирования .
- Изменить левый и правый отступы в параметрах абзаца (« Формат»> «Абзац» ). Кроме того, установите предпочтительные позиции табуляции .
- Также измените межстрочный интервал и измерения до и после . Так и так далее, пока настройки не станут такими, как вам нравится.
Прежде чем нажимать ОК и выходить, выберите Новые документы на основе этого шаблона .
Примечание. Если файл Normal.dotm переименован, поврежден или перемещен, Word автоматически создает новую версию при следующем запуске Word. Новая версия использует исходные настройки по умолчанию. Новая версия не будет включать в себя какие-либо настройки, сделанные вами для версии, которую вы переименовали или переместили. Это самый быстрый обходной путь для «сброса» шаблона Normal в состояние по умолчанию.
Изменить личную информацию в ваших документах
Преимущество : изменение личной информации для профессиональных документов. Или используйте правильное имя для отслеживания изменений в комментариях Word.
Когда вы публикуете документ Word, личная информация, такая как ваше имя и почтовый адрес, прилагается к документу. Word получает его из информации об установке Office. Насколько вы знаете, при установке своей копии Office вы могли ввести имя, например «Оборотень». Сохраните профессиональный этикет, изменив название на что-то подходящее или полностью удалив информацию.
Информация находится в двух разных местах среди опций.
Перейдите в Файл> Параметры> Общие и выберите Персонализировать свою копию Microsoft Office .
Измените поля Имя пользователя и Инициалы на то, что вы хотите упомянуть. Вы также можете установить флажок Всегда использовать эти значения независимо от входа в Office . Это гарантирует, что эти параметры в диалоговом окне используются, даже если у вас другое имя для входа в OneDrive.
Любые изменения, которые вы вносите в документы, обозначаются этим именем. Для некоторых документов вы можете указать другое имя или обозначение. Сделайте соответствующие изменения в диалоге настроек. Вы также можете получить эту опцию в разделе « Дополнительные параметры» команды « Отслеживание изменений» .
Перейдите на Лента> Обзор> Отслеживание> Изменить параметры отслеживания> Изменить имя пользователя .
Кроме того, перейдите к Параметры> Дополнительно> Прокрутите вниз до Общие> Почтовый адрес и проверьте или исключите адрес.
Удалить все следы личной информации
Преимущество: обеспечение конфиденциальности путем удаления метаданных, которые Microsoft Office сохраняет автоматически.
Скрытые метаданные в документах Office включают имя всех, кто работал над документом, дату создания документа, предыдущие версии документа, продолжительность работы над ним и даже «возможные читы», например, использование шаблонов Office. Это может быть потенциально неловко, если ваш начальник знает, как использовать это и поймает вас на лжи.
Информация, хранящаяся в Microsoft Office, отображается в меню «Файл»> «Информация» .
К счастью, Microsoft дает вам простой способ избавить каждый файл от этого беспокойства.
Перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> « Выбрать центр управления безопасностью» > нажмите кнопку « Настройки центра управления безопасностью»> « Параметры конфиденциальности» . Включите параметр Удалить личные данные из свойств файла при сохранении .
Если он выделен серым, как указано выше, нажмите кнопку « Инспектор документов» и запустите «Инспектор документов». Проверьте и удалите всю личную информацию документа. Теперь вы сможете установить флажки на предыдущем шаге.
Примечание. Это настройка файла, а не постоянная настройка Microsoft Word. Вам придется пройти через шаги для каждого документа в отдельности.
Отключить защищенный просмотр в Word
Преимущество: на шаг меньше, чтобы открыть документ.
Защищенный просмотр — это режим только для чтения, который, как следует из названия, предназначен для защиты вашего компьютера от небезопасного документа, отправленного из любого источника. Например — небезопасное вложение Outlook. Если вы знаете, что файл принадлежит надежному источнику и хотите отредактировать, сохранить или распечатать файл, вы можете выйти из режима защищенного просмотра, нажав Включить редактирование .
Но если все ваши файлы поступают из того же безопасного источника, что и файловый сервер компании, вы можете отключить защиту и ускорить рабочий процесс. Служба поддержки Microsoft имеет подробную страницу защищенного просмотра. Короткий процесс для отключения представления таков:
Перейдите в Файл> Параметры . Нажмите Центр управления безопасностью > Настройки центра управления безопасностью .
Нажмите Защищенный просмотр и снимите все три опции, отображаемые здесь.
Примечание. Если вы хотите оставить защищенный просмотр включенным , но по-прежнему отключить режим чтения по умолчанию, выберите «Файл»> «Параметры»> «Основные»> «Снять отметку». Открыть вложения электронной почты и другие не редактируемые файлы в режиме чтения .
Настройка автоматической прокрутки
Преимущество: для чтения длинных документов без помощи рук.
Настройте кнопку автоматической прокрутки одним щелчком на панели быстрого доступа, чтобы ускорить чтение длинных документов.
Настройте панель быстрого доступа , нажав стрелку вниз. Нажмите « Другие команды»> «Выбрать команды»> «Все команды» и перейдите к автоматической прокрутке . Добавьте его к командам панели быстрого доступа справа. Нажмите ОК .
Команда Auto Scroll отображается в виде пустого кружка на панели быстрого доступа.
Чтобы запустить автопрокрутку, нажмите на пустой кружок. Указатель мыши изменится на двуглавую стрелку. Переместите указатель мыши вверх или вниз. Расстояние и направление движения мыши контролируют скорость, с которой происходит прокрутка. Чтобы выйти из режима автоматической прокрутки, нажмите кнопку мыши или нажмите Esc .
Расскажите нам ваши любимые советы по оптимизации
Приложите усилия для оптимизации Microsoft Word и наслаждайтесь выплатой с меньшим разочарованием при переходе от одного документа к другому. Каждый документ имеет свои требования, но эти базовые настройки должны служить вам в течение длительного времени.
Мы уже рассмотрели множество настроек. Есть такие гемы, как управление проверкой орфографии и грамматики в разных словарях проверить сведения о хитростях, позволяющих отключить раздражения Office. хитростей, как отключить раздражения хитростей, как отключить раздражения .
Что нужно сделать для оптимизации, которая избавила вас от изжоги? Поделитесь с нами ниже.