Вы просто не можете создавать красивые документы Microsoft Word , обрезая углы на столах. В Microsoft Word таблицы являются важными инструментами форматирования. Microsoft Office упростил создание и форматирование основных таблиц в Microsoft Word для Office 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.
Мы не накрыли столы так, как нам бы хотелось. Пришло время исправить это, поскольку количество людей, задающих вопросы о том, как правильно форматировать таблицы, накапливается. Может быть, эти восемь столовых подсказок могут быть закуской.
Кстати, можно получить бесплатную копию Microsoft Word. , если вам нужно.
1. Как сделать таблицу в Microsoft Word
Использование таблиц и даже их изменение на лету в соответствии с данными стало намного проще в более новых версиях Word, таких как Microsoft Word 2019 и Office 365. Интуитивно понятные функции форматирования обеспечивают более точное (и более быстрое) управление внешним видом таблицы. Но сначала перейдите на ленту> Вставка> Таблица> Вставить таблицу для создания первой таблицы.
Это дает вам пять вариантов для создания вашей первой таблицы.
Самый быстрый способ начать с Quick Tables . Встроенный дизайн избавит вас от недостатка дизайнерских навыков. Вы можете изменить дизайн, добавив свои собственные строки и столбцы или удалив ненужные.
Еще один быстрый способ создания таблицы в Word — это функция « Вставить элемент управления» . Вы можете создать новый столбец или строку одним щелчком мыши. Наведите указатель мыши на стол. Рядом с таблицей появляется панель между двумя существующими столбцами или строками. щелкните по нему, когда он появится, и в этой позиции будет вставлен новый столбец или строка.
Если вы хотите переместить или упорядочить ряд, используйте комбинацию Alt + Shift + Стрелка вверх и Alt + Shift + Стрелка вниз, чтобы упорядочить ряд вверх или вниз. Переместите смежные строки, сначала выделив их все.
Как разместить свой стол на странице?
Щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите « Свойства таблицы» в контекстном меню. Диалоговое окно «Свойства таблицы» предназначено для точного управления данными и их отображением. Управляйте размером, выравниванием и отступом таблицы.
По умолчанию Word выравнивает таблицу слева. Если вы хотите центрировать таблицу на странице, выберите вкладку Таблица . Нажмите на Выравнивание> Центр .
Отступ слева указывает на расстояние таблицы от левого поля.
Расположите стол в соответствии с текстом вокруг него для визуального эстетического взгляда. Оберните текст вокруг таблиц, перетаскивая его за ручку. Обтекание текста автоматически меняется с None на Around . В диалоговом окне « Позиционирование таблицы » вы можете установить расстояние от окружающего текста для каждой стороны таблицы.
Выберите « Переместить с текстом», если текст напрямую связан с данными таблицы. Таблица выровнена по вертикали относительно соответствующего абзаца вокруг нее. Если данные таблицы применяются ко всему документу, вы можете оставить этот флажок неактивным.
2. Используйте линейку
Определение размеров столов и их точное расположение — само по себе искусство. Если вам нужны точные измерения для определения размеров ваших строк и столбцов — используйте линейку .
Наведите указатель мыши на границу. Когда появится указатель с двойной стрелкой, щелкните границу и удерживайте клавишу ALT. Microsoft Word показывает определенные измерения на линейке. линейки Переместите строки и столбцы, чтобы соответствовать вашим измерениям.
3. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)
Табличные данные дают информацию о ее структуре. Было бы неприятно, если бы в Word не было чего-то для обработки не табличных данных. Вы можете мгновенно преобразовать данные в таблицы с помощью команды «Вставить таблицу».
Выберите текст. Перейдите на Лента> Вставить> Таблица> Вставить таблицу
Microsoft Word определяет необходимое количество строк и столбцов с учетом разделителей текста, а затем автоматически подбирает содержимое. Диалоговое окно « Преобразовать текст в таблицу » позволяет вам лучше контролировать, если предыдущая операция не удалась. Вы также можете выбрать, как разместить содержимое таблицы на странице.
Вы можете указать, как Microsoft Word должен разделять данные на строки и столбцы. Абзац, вкладки, запятые или любой другой символ-разделитель. Это позволяет легко импортировать нетабличные данные из файлов CSV или простых текстовых файлов и преобразовывать их в отформатированные таблицы.
Преобразовать таблицу в текст
Инженер обратного процесса, если кто-то просит вас отправить им файлы с разделенными запятыми значениями или любым другим делинатором. Выберите всю таблицу, щелкнув ручку «перемещение» над таблицей.
Перейдите на Лента> Инструменты таблицы> Макет> В группе данных нажмите Преобразовать в текст .
Простой текст может быть скучным. Если у вас есть возможность, вместо этого преобразуйте таблицу данных в более наглядную диаграмму с помощью одной из недостаточно используемых функций в Microsoft Word
4. Автозаполнение номеров колонок
Microsoft Excel делает автозаполнение последовательности чисел очень простым. Microsoft Word нет, и вам, возможно, придется прибегнуть к ручной работе. Есть более простой способ.
Создайте новый столбец для серийных номеров, если он не существует. Выберите этот столбец, поместив указатель мыши на столбец.
Выделив столбец, выберите «Домашняя страница»> «Абзац»> нажмите кнопку « Нумерация» , чтобы вставить нумерованный список.
Числовая последовательность вставляется в столбец автоматически.
5. заморозить эти таблицы!
Таблицы Microsoft Word меняют свое измерение для размещения новых данных. Могут быть случаи, когда вы вообще не хотите, чтобы таблица меняла размер, даже когда вставляются новые данные. То есть — «заморозить» размер клеток.
Первый шаг — указать фиксированный размер ячеек. Перейдите в Свойства таблицы> Строка> Введите значение в поле Укажите высоту . Для высоты строки выберите Точно в раскрывающемся списке.
Теперь выберите вкладку « Таблица »> нажмите кнопку « Параметры» > снимите флажок « Автоматически изменять размер по размеру содержимого» .
Дважды нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Свойства таблицы».
Это также решает проблему вставки изображения в ячейку без расширения ячейки для размещения изображения. Если изображение больше доступного пространства в ячейке, оно обрезается, чтобы поместиться в ячейку.
6. Измените строки в столбцы таблицы
Есть ситуации, когда вам нужно изменить строки на столбцы, а столбцы на строки. Один из возможных сценариев — это когда количество столбцов превышает поле страницы. Переключение столбцов вокруг строк и наоборот называется транспонированием .
Плохая новость заключается в том, что в Word пока нет встроенного метода для обработки этого. Microsoft предлагает вам скопировать и вставить вашу таблицу в Microsoft Excel и использовать ее команду Transpose . Теперь транспонированная таблица может быть скопирована обратно в Microsoft Word.
Данн показывает, как легко в Excel с этим коротким руководством по переключению строк в столбцы. Также воспользуйтесь страницей поддержки Microsoft, если вы столкнулись с проблемой при помощи команды Transpose.
7. Вставьте Perfect Excel таблицы в Gmail
Вы найдете применение для этого простого обходного пути. По умолчанию Gmail не сохраняет формат электронной таблицы при вставке из Microsoft Excel. Чтобы отправить по электронной почте табличные данные, не отправляя их в виде отдельного вложения, используйте Microsoft Word в качестве моста.
Выберите и скопируйте и вставьте таблицу Microsoft Excel в документ Microsoft Word с исходным форматированием. Теперь скопируйте и вставьте из Microsoft Word в Gmail. Как видно из скриншота, проблема решена. Возможно, вам придется немного настроить более сильно отформатированные таблицы, но большая часть форматирования сохраняется.
8. Используйте ваши таблицы, чтобы сэкономить время
Вы можете сэкономить много времени, повторно используя таблицы при создании профессиональных отчетов и документов. Сохраняйте пустые форматы таблиц и вставляйте новые данные при необходимости. Благодаря такому быстрому сохранению вам не придется заново создавать макет для новых данных.
Выберите стол. Перейдите на Лента> Вставить> Группа текста> щелкните Быстрые детали> Сохранить выбор в галерее быстрых деталей .
После сохранения выбора в галерее быстрых деталей его можно повторно использовать, щелкнув « Быстрые детали» и выбрав его в галерее.
Используйте Организатор строительных блоков для предварительного просмотра любой таблицы, которую вы создали. Вы также можете редактировать свойства и удалять таблицы отсюда.
Таблицы Microsoft Word смущают вас?
Этих советов недостаточно, чтобы охватить рамки таблиц в нашей повседневной работе. Я не говорил о роли вкладки «Дизайн» в создании привлекательных таблиц. Это тема сама по себе. Но это одна из немногих областей, где можно запутаться благодаря визуальной помощи на этой вкладке.
Таблицы являются одной общей областью между Microsoft Word и Excel. Microsoft Excel предназначен для эффективного управления табличными данными, но хорошо справляться с ними в обоих случаях — это важный навык Microsoft Office . Используйте их при каждой возможности.
Если вы создаете профессиональный документ, не забудьте добавить титульную страницу