Если вы используете Outlook, вы уже знаете, что это полезная программа для управления электронной почтой и включает в себя множество замечательных функций. Сегодня мы рассмотрим некоторые менее известные функции Outlook, которые могут помочь улучшить ваш рабочий процесс.
1. Измените количество строк в сообщениях предварительного просмотра.
В списке сообщений электронной почты Outlook отображает предварительный просмотр каждого сообщения. Это включает отправителя и строку темы в первой строке, а затем одну строку из тела сообщения электронной почты ниже этой по умолчанию.
Вы можете изменить количество строк в сообщении, которое отображается в списке сообщений.
Перейдите на вкладку « Вид » и нажмите кнопку « Просмотр сообщения» . Затем выберите 1 строку (по умолчанию), 2 строки или 3 строки . Или выберите « Выкл.», Если вы не хотите, чтобы какое-либо сообщение электронной почты отображалось в списке.
Вам будет задан вопрос, хотите ли вы применить этот параметр только к этой папке или ко всем почтовым ящикам .
Количество выбранных вами строк не включает отправителя и тему письма. Таким образом, если вы выберете 2 строки , вы увидите всего три строки: отправителя и тему в первой строке, а затем две строки тела сообщения электронной почты под ним.
2. Выберите, какая папка отображается при запуске Outlook
Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook, вы можете выбрать почтовый ящик, который вы хотите отображать по умолчанию при открытии Outlook. Или вы можете выбрать другую папку, кроме папки «Входящие», если хотите.
Перейдите в « Файл»> «Параметры» и нажмите « Дополнительно» на левой панели диалогового окна « Параметры Outlook ».
В разделе запуска и выхода Outlook нажмите кнопку « Обзор» . В диалоговом окне « Выбор папки» найдите нужную учетную запись и выберите «Входящие» или другую папку, в которой вы хотите запустить Outlook.
Мы обнаружили, что этот параметр не всегда остается неизменным. Дайте нам знать в комментариях, если это сработало для вас.
3. Создайте папку поиска Outlook
Если вы часто выполняете поиск одних и тех же слов и фраз в Outlook, вы можете настроить виртуальную папку поиска который показывает вам список всех элементов, которые соответствуют определенным критериям поиска. Outlook предоставляет несколько шаблонов для папок поиска или вы можете создать свои собственные.
Например, папка поиска непрочитанной почты показывает все непрочитанные письма в одной папке, даже если они находятся в разных папках вашей учетной записи электронной почты. Сообщения не перемещаются в папку поиска, они отображаются только там. Исходные сообщения остаются в соответствующих папках.
Чтобы создать новую папку поиска , нажмите « Новая папка поиска» в разделе « Новые » на вкладке « Папка ». Выберите готовый шаблон папки поиска из списка или выберите « Создать пользовательскую папку поиска» в разделе « Пользовательские» в нижней части списка.
Если вы создаете пользовательскую папку поиска, нажмите кнопку « Выбрать» в диалоговом окне « Новая папка поиска ».
Затем введите имя для папки поиска в диалоговом окне « Пользовательская папка поиска ». Нажмите Критерии и укажите детали поиска в диалоговом окне Критерии папок поиска .
Если это не работает для вас, у нас есть несколько методов, которые вы можете использовать исправить Outlook Search
4. Очистите папку Outlook
Функция очистки папки Outlook удаляет избыточные сообщения в потоке или папке. Избыточные сообщения — это предыдущие сообщения в цепочке, также цитируемые в ответах. Длинные почтовые темы могут заканчиваться несколькими копиями более ранних сообщений, которые цитируются в каждом ответе.
Команда « Очистить папку» перемещает избыточные сообщения в выбранной папке и ее подпапках по умолчанию в папку « Удаленные ».
Чтобы использовать эту команду, щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите очистить, и выберите Очистить папку .
Вы можете установить параметры для команды Очистить папку, выбрав Файл> Параметры> Почта> Очистить беседу . Выберите папку, в которую вы хотите переместить очищенные элементы, и включите или отключите любые другие параметры очистки, которые вы хотите.
5. Отправить электронное письмо в будущем
Иногда вам нужно написать электронное письмо, но не отправлять его до более позднего времени. Функция отложенной доставки в Outlook позволяет вам легко это сделать.
Сначала напишите свой новый адрес электронной почты или ответьте на него. Затем нажмите « Отложить доставку» в разделе « Дополнительные параметры » на вкладке « Параметры » в окне сообщения.
В разделе « Параметры доставки» установите флажок « Не доставлять до» и выберите дату и время.
Выберите любые другие параметры и нажмите « Закрыть» .
Outlook сохраняет запланированные сообщения электронной почты в папке « Исходящие» до тех пор, пока они не будут отправлены при их перемещении в папку « Отправленные ».
Если вы передумали и хотите отменить отложенную доставку или изменить ее на другую дату и время, перейдите в папку « Исходящие» и откройте сообщение электронной почты. Снова нажмите « Отложить доставку» на вкладке « Параметры » и измените дату и время для параметра « Не доставлять до» или снимите флажок, чтобы отключить отложенную доставку.
6. Используйте быстрые шаги
Раздел « Быстрые действия» на вкладке « Главная » в Outlook обеспечивает доступ к общим действиям одним щелчком мыши. Microsoft предлагает несколько начальных быстрых шагов, но вы также можете создавать свои собственные.
Чтобы создать пользовательский быстрый шаг, нажмите « Создать новый» в разделе « Быстрые шаги ». В диалоговом окне « Редактировать быстрый шаг » назовите « Быстрый шаг».
Затем выберите действие из выпадающего списка и нажмите « Добавить действие» . Продолжайте добавлять другие действия, которые вы хотите выполнить, на одном и том же быстром шаге, нажимая « Добавить действие» после каждого.
Например, вы можете настроить Быстрый шаг, чтобы пометить выбранные сообщения электронной почты как прочитанные и затем переместить их в определенную папку. Для аналогичного инструмента, ознакомьтесь с тем , как создавать группы электронной почты и списки рассылки. почты и список рассылки
7. Откройте несколько окон Windows
Если вы используете Outlook для электронной почты, планирования и задач, вы можете открыть несколько окон Outlook. Это позволяет одновременно просматривать электронную почту, календарь и задачи, а не использовать навигационные кнопки для переключения режимов просмотра.
Чтобы открыть другое окно Outlook, щелкните правой кнопкой мыши значок Outlook на панели задач и выберите Outlook 2016 . Расположите окна так, как вы хотите.
Когда вы закрываете Outlook, выберите «Файл»> «Выход» в любом из открытых окон. Не нажимайте X в верхнем правом углу любого из окон. Outlook откроется в следующий раз с тем же количеством окон и в том же положении, в котором они находились при выходе из Outlook.
8. Создание и управление правилами
Возможно, вам не всегда нравится играть по правилам, но правила в Outlook могут быть очень полезными. Они позволяют автоматически настраивать определенные события на основе происходящих действий.
Например, вы можете захотеть переместить сообщения с определенными словами в строке темы или от конкретного человека в папку и пометить сообщения как прочитанные одновременно. Вы можете создать правило, чтобы делать все это одновременно с получением сообщений.
Чтобы создать правила или управлять ими, нажмите « Правила» в разделе « Перемещение » на вкладке « Главная » и выберите « Управление правилами и оповещениями» . Диалоговое окно « Правила и предупреждения » позволяет создавать, изменять и запускать правила вручную.
Нажмите Новое правило, чтобы создать правило, а затем следуйте инструкциям мастера правил .
Одной из функций, которой не хватает в Outlook, является возможность автоматически копировать себя по электронной почте. Но вы можете обойти это ограничение, используя правила.
9. Измените имя учетной записи Outlook
Когда вы добавляете учетную запись электронной почты в Outlook, именем учетной записи по умолчанию является ваш адрес электронной почты, который отображается на левой панели. Но вы можете изменить имя учетной записи на более информативное, что позволит быстрее находить нужную учетную запись. Полезно, если у вас много учетных записей электронной почты в Outlook.
Чтобы изменить имя учетной записи, щелкните правой кнопкой мыши имя текущей учетной записи на левой панели (не Входящие для учетной записи) и выберите Свойства учетной записи . Или перейдите в Файл> Информация (экран информации об учетной записи ).
Затем перейдите в « Настройки учетной записи»> «Настройки учетной записи» и убедитесь, что вкладка « Электронная почта » активна в диалоговом окне « Настройки учетной записи ». Это должно быть по умолчанию.
Выберите учетную запись в списке, для которого вы хотите изменить имя (если оно еще не выбрано), а затем нажмите « Изменить» .
Измените имя учетной записи в разделе « Общие параметры» в диалоговом окне « Параметры учетной записи ». Нажмите Далее, а затем нажмите Готово .
10. Используйте Outlook командной строки
Outlook предоставляет ключи командной строки, которые позволяют выполнять различные операции. Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, а не мышь, вы можете ускорить операции в Outlook с помощью переключателей командной строки. Они также могут помочь вам устранить проблемы в Outlook.
Мы рассмотрели 25 переключателей командной строки переключателей командной строки вы должны знать.
Например, вы можете создать новое сообщение электронной почты с получателем, открыв диалоговое окно « Выполнить » ( клавиша Windows + R ) и введя следующую команду в поле « Открыть» , заменив адрес электронной почты адресом получателя.
outlook.exe / c ipm.note / m thedoctor@thetardis.com
Инструменты, чтобы сделать Outlook еще более полезным
Все расширенные функции, как популярные, так и менее известные, делают Outlook намного более мощным, чем Mail и другие почтовые клиенты для настольных компьютеров. Вам не хватает этих возможностей? Нет проблем. Мы рассмотрели некоторые полезные сторонние инструменты Outlook, которые добавляют функциональность в Outlook, улучшают существующие функции или выполняют некоторые задачи лучше, чем Outlook, например объединяют несколько файлов Microsoft Outlook PST .
Не забывайте, что наряду с замечательными функциями, есть много горячих клавиш Outlook, которые могут помочь вам сэкономить время сочетаний клавиш !