Если вы используете Microsoft Word регулярно, то вы, вероятно, используете одни и те же функции снова и снова. Возможно, вы хорошо знакомы со слиянием почты, инструментами рисования или параметрами форматирования шрифта. Но постоянное использование может фактически привести к упущенным, но полезным функциям. Может быть, вы забыли о них или просто не понимаете, что они существуют.
Мы привезли некоторые из этих забытых или скрытых функций. , например, представление в виде контура, редактирование без отвлекающих факторов и написание формул. Здесь у нас есть еще 10, которые вы можете найти полезными. Посмотрите и посмотрите, какие из них вы пропустили, что может пригодиться.
1. Экономьте время с исследователем
Может быть, вы пишете эссе для класса, тематического исследования или исследовательской работы. Word имеет замечательный инструмент под названием Исследователь, который может сэкономить ваше время и усилия.
Чтобы получить доступ к инструменту, перейдите на вкладку « Ссылки », а затем « Исследователь» в разделе « Исследования ». Когда откроется боковая панель, введите ключевое слово или фразу в поле поиска. Используя Bing, Word будет искать в Интернете результаты поиска и отображать их на боковой панели.
Чтобы проверить вариант, просто нажмите на него и прочитайте его на боковой панели. Вы можете нажать на знак плюса в верхнем углу, чтобы начать создание документа. Затем выберите текст из статьи и добавьте его в свой документ или добавьте и процитируйте его.
Если у вас есть библиография в вашем документе, вы можете обновить ее, чтобы включить эти новые источники. Выберите источник в документе и в раскрывающемся списке нажмите « Обновить цитаты и библиографию» . Вы также можете создать библиографию на вкладке « Ссылки », нажав « Библиография» , а затем « Вставить библиографию» . Цитаты будут тогда попадать прямо в это.
Функция Microsoft Word Researcher доступна в Word 2016 для подписчиков Office 365.
2. Используйте проверку доступности
Чтобы сделать ваш документ доступным для людей с ограниченными возможностями, используйте проверку доступности. Этот удобный инструмент отсканирует ваш документ на возможные проблемы и предложит помощь по их устранению.
Типы элементов, которые ищет средство проверки, включают в себя стили заголовков, повторяющиеся пустые символы и субтитры для видео. Когда вы будете готовы проверить свой документ, перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите « Проверить доступность» на ленте.
Откроется боковая панель с отображением любых ошибок, предупреждений или советов. Вы можете нажать на элемент, чтобы увидеть, где он находится в документе, и использовать информацию на боковой панели, чтобы исправить его.
Если вы создаете документы, которые вы распространяете среди других, важно, чтобы те, кто использует инструменты из-за инвалидности, могли использовать ваш документ. И вы можете проверить это простым щелчком мыши.
Если вы хотите просмотреть полный список правил, откройте проверку читаемости и нажмите на ссылку внизу, чтобы узнать больше о том, как сделать документы доступными . Затем вы можете просмотреть правила и способы устранения потенциальных проблем.
3. Включить онлайн-видео
Может быть, вы создаете документ, чтобы помочь с учебной сессией, в качестве учебного пособия или для справки. Word имеет функцию для вставки онлайн-видео, которое может быть просто идеальным дополнением к вашим написанным словам.
Перейдите на вкладку « Вставка » и в разделе « Медиа» на ленте нажмите « Онлайн-видео» . Затем у вас есть три варианта для вставки видео. Вы можете найти его на Bing, YouTube или вставить код для встраивания.
Используя функцию поиска, когда вы видите нужное видео, выберите его и нажмите « Вставить» . Если вы вставите встраиваемый код в поле, клип также будет вставлен прямо в него. Затем его можно переместить, изменить размер или повернуть. Итак, если видео — это то, что нужно вашему документу, помните о функции онлайн-видео.
4. Сравнить или объединить документы
Вам когда-нибудь приходилось сравнивать две разные версии документа? Или было время, когда вам нужно было объединить редакции документов, которые вы получили от других? Эти ситуации требуют функции сравнения и объединения Word.
Чтобы получить доступ к этой функции, перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите « Сравнить» на ленте. Затем выберите Сравнение, чтобы просмотреть две версии документа, или Объединить, чтобы объединить редакции в один документ. Оба варианта предоставят вам всплывающее окно для просмотра ваших документов.
После того, как вы выберете эти документы, вы можете применить ярлык к вашим изменениям. Вы можете нажать кнопку « Дополнительно» , чтобы настроить параметры сравнения и показать параметры изменений. Эта удобная функция Word идеально подходит, когда над документом работает несколько авторов.
5. Вставьте смарт-диаграмму
Microsoft Excel — потрясающее приложение для работы с диаграммами и диаграммами. Но Word также может дать вам отличные визуальные эффекты для вашего документа с помощью Smart Art .
Найдите место в своем документе, перейдите на вкладку « Вставка » и в разделе « Иллюстрации» щелкните « Smart Art» . Затем вы увидите всплывающее окно, в котором вы можете выбрать тип графика, который вы хотите. Word предоставляет множество параметров, таких как диаграммы процессов, иерархии, отношений и пирамид.
Вы можете щелкнуть по типам диаграмм, чтобы увидеть краткие описания, позволяющие выбрать подходящий для вас. Нажмите кнопку ОК , и ваш график будет вставлен в ваш документ.
Двойным щелчком по текстовым областям вы можете добавлять свои слова. Кроме того, вы можете отформатировать диаграмму, изменив ее размер или повернув, а для некоторых диаграмм вы можете расположить элементы.
Несмотря на то, что вы всегда можете вставить диаграмму, созданную в другом месте, например, в Excel, Word предоставляет эту опцию для быстрой и простой диаграммы диаграммы диаграммы Вставить.
6. Услышь, как читаешь вслух
Иногда бывает полезно услышать, как ваш документ зачитывается вслух. Это может быть полезно для поиска ошибок, мест, где необходимо переписать текст, или просто для того, чтобы получить другую точку зрения. Чтение вслух — это простая функция Word, которую что позволяет вам сделать это.
Перейдите к началу документа, перейдите на вкладку « Обзор » и нажмите « Читать вслух» . Затем вы услышите, что ваш документ прочитан для вас (убедитесь, что у вас включен микрофон). Небольшой контроллер появится для вас, чтобы настроить параметры, такие как голос и скорость. Вы также можете сделать паузу, двигаться вперед или назад.
Функция «Чтение вслух» может быть не из тех, что вас удивляют, но она может оказаться весьма полезной.
7. Проверьте инструменты обучения
Microsoft добавила функцию « Средства обучения» с целью дальнейшего развития и совершенствования своих навыков чтения.
«Средства обучения предназначены для того, чтобы помочь вам улучшить свои навыки чтения, повышая способность правильно произносить слова, быстро и точно читать и понимать, что вы читаете».
Перейдите на вкладку « Вид », а затем « Средства обучения» на ленте. Вы заметите, что функция Read Aloud также доступна здесь. Но вы также увидите несколько дополнительных инструментов:
- Ширина столбца изменяет ширину линий, чтобы помочь вам сосредоточиться.
- Цвет страницы обеспечивает нормальный, инверсный или сепия цвет страницы для удобства чтения.
- Text Spacing увеличивает расстояние между строками и словами для простого сканирования.
- Слог ставит отметку между слогами каждого слова, чтобы помочь с произношением.
Каждый из этих инструментов имеет свое назначение, поэтому взгляните и попробуйте те, которые вам больше всего помогут. И помните, вы можете использовать эти инструменты в сочетании с функцией «Читать вслух».
8. Персонализация Word с расширенными настройками
Многие используют Word с его настройками по умолчанию. Параметры и опасаются их изменения. Но с помощью нескольких простых настроек того, как Word обрабатывает ваши документы, вы можете сэкономить время, уменьшить количество ошибок и получить персонализированный опыт.
Чтобы получить доступ к этим настройкам, нажмите Файл и Параметры . В появившемся окне выберите « Дополнительно» . Имейте в виду, что если вы вносите изменения, которые в итоге не работают, вы всегда можете вернуть их обратно. Вот лишь несколько вещей, которые вы можете настроить в дополнительных настройках, которые могут помочь вам работать лучше.
- Параметры редактирования для отслеживания форматирования, маркировки несоответствий и отображения предложений автозаполнения.
- Параметры вырезания, копирования и вставки для вставки с исходным форматированием, сохранения маркеров и цифр при вставке и отображения кнопки « Параметры вставки» .
- Показать параметры содержимого документа для отображения заполнителей изображений, закладок, границ текста и меток обрезки.
- Параметры отображения количества последних отображаемых документов, оптимизация расположения символов для удобства чтения и обновления содержимого при перетаскивании.
- Параметры печати для печати страниц в обратном порядке, печати тегов XML и двусторонней печати.
Вы также можете просмотреть параметры размера и качества изображения, графики, сохранение документов и параметры макета. Некоторые из настроек позволяют вам выбрать конкретный документ, чтобы применить эти изменения, или вы можете сделать это для всех новых документов. После внесения изменений нажмите кнопку OK внизу.
9. Сделайте ленту и панель инструментов своими
Ваша лента и панель быстрого доступа являются двумя наиболее важными элементами эффективного использования Word. С таким большим количеством функций и опций в приложении вам, вероятно, не нужны все они. Вам также не нужен беспорядок тех, кого вы никогда не будете использовать. Итак, почему бы не настроить эти две области в соответствии с вашими потребностями?
Чтобы персонализировать ленту и панель быстрого доступа, нажмите Файл, а затем Параметры . Затем выберите тот, с которым вы хотите работать, чтобы начать.
Выберите элементы слева, которые хотите вставить, и нажмите « Добавить» . Или выберите элементы справа, от которых вы хотите избавиться, и нажмите « Удалить» . Когда вы закончите, нажмите ОК .
Каждый параметр позволяет вам сбросить все настройки, если это необходимо. Это удобно, если вы хотите вернуться к настройкам по умолчанию. И ознакомьтесь с нашей специальной статьей для более детального изучения настройки ленты.
10. Настройте строку состояния
Еще одно место, которое многие люди не понимают, что они могут настроить, это строка состояния. Это панель в нижней части окна Word. Это может быть небольшая настройка, но может быть очень полезной.
Открыв Word, щелкните правой кнопкой мыши на нижней панели. Появится меню под названием « Настройка строки состояния» . Вы увидите множество вариантов в списке, некоторые уже проверены, а другие нет. Скорее всего, вы увидите, что проверяются номера страниц, количество слов, масштаб и ярлыки. Удаление этих и добавление других так же просто, как щелчок.
Чтобы включить или отключить любой из них, просто выберите его. Вы увидите изменение автоматически, поэтому, если вы решите, что оно вам не нравится, просто нажмите на него еще раз, чтобы включить его. Возможно, вы бы предпочли видеть процент увеличения, а не ползунок масштабирования. Может быть, вы хотите увидеть, когда ваша блокировка заглавных букв включена. Или, может быть, вам нужно отслеживать свою колонку.
Вы пропустили какие-либо из этих функций?
Каждый из этих вариантов легко щелкнуть мышью. Сделайте так, чтобы Word работал на вас. и настройте его так, чтобы он работал лучше для вас.
Возможно, вы забыли, что он там был, или даже не знали, что он был доступен, в любом случае, дайте нам знать, какие из этих полезных функций вы пропустили и планируете использовать сейчас.
Кредит изображения: sbotas / Depositphotos