Несмотря на то, что Microsoft Word теперь поддерживает совместную работу с несколькими пользователями о документах (через веб-приложение или подписку на Office 365) , но иногда вам нужно объединить несколько документов Word вместе.
Конечно, вы можете просто скопировать и вставить содержимое одного документа в другой, но это не самый практичный способ достижения желаемого результата. К счастью, Word предлагает несколько способов объединения нескольких документов. вместе.
В этой статье я собираюсь объяснить четыре метода:
- Слияние двух версий одного и того же документа.
- Объединение нескольких версий одного и того же документа.
- Объединение комментариев, форматирование и многое другое.
- Слияние текста нескольких разных документов.
Объединение двух версий одного и того же документа
Если у вас есть две слегка отличающиеся версии одного и того же документа, поиск небольших отклонений может быть утомительным — если не невозможным.
Word позволяет сравнивать различия между ними, а затем объединять их в один файл.
Сравнить две версии
Перед выполнением слияния целесообразно изучить различия между двумя файлами. Вы можете решить, что не хотите объединять их в конце концов. Я проведу вас через процесс, используя две версии репортажа BBC News о зондировании Марса.
Вот оригинал:
И вот моя слегка измененная версия:
Для начала откройте исходный документ и перейдите в « Просмотр»> «Сравнить»> «Сравнить» . Если опция Сравнить документы недоступна, ваш документ, вероятно, защищен. Чтобы снять защиту , перейдите в « Файл»> «Информация»> «Защитить документ» и снимите все ограничения.
В новом окне заполните поле Исходный документ одним файлом, а поле Пересмотренный документ — другим. Вы также можете добавить собственную метку к изменениям.
Word автоматически откроет новый документ. Редакции отображаются в столбце слева (1), сравниваемые документы отображаются в центральной панели (2), а два оригинала отображаются в правом столбце (3). Вы можете скрыть исходные документы, выполнив « Сравнить»> «Показать исходные документы»> «Скрыть исходный документ» .
Объединить две версии
Теперь у вас есть все различия, аккуратно отображенные в одном файле, но это все еще беспорядок. Как вы определяете, какие изменения вы хотите сохранить, а какие хотите отменить?
У вас есть два варианта. Вы можете вручную просмотреть документ и отредактировать каждое изменение по своему вкусу (помните, добавленный текст подчеркнут, удаленный текст показан с просачивание ). Подобное редактирование документа подходит для более коротких документов, но вы все равно можете пропустить некоторые вещи, если работаете над длинным документом, например книгой.
Более эффективным методом является использование списка ревизий в левом столбце. Вы можете либо щелкнуть правой кнопкой мыши каждое изменение и выбрать Принять или Отклонить , либо вы можете навести курсор на текст под каждой перечисленной ревизией и внести соответствующие изменения. Word автоматически обновит текст. обновлять обновлять в основном документе, как вы работаете.
На изображении ниже вы можете видеть, что я проработал все изменения. Число ревизий теперь показывает ноль, и у меня есть документ, в котором я либо принял, либо отклонил все свои изменения. Сохраните итоговый документ обычным способом.
Объединение нескольких версий одного и того же документа
Сравнение двух и объединение двух версий одного документа легко. Но что делать, если у вас есть несколько версий одного и того же файла, возможно, потому что вы отправили его нескольким людям для их ввода?
Еще раз откройте исходный документ и перейдите в « Просмотр»> «Сравнить» . На этот раз вам нужно выбрать Combine .
Поместите первый документ, который вы хотите объединить, в поле Пересмотренный документ и присвойте изменениям метку. Нажмите ОК .
Получив объединенный документ, перейдите к пункту «Просмотр»> «Сравнить»> «Объединить» еще раз. Поместите только что объединенный файл в поле « Исходная версия» и добавьте следующий документ в « Пересмотренную версию» . Продолжайте повторять процесс для каждой копии файла, удостоверившись, что вы даете каждому пересмотренному документу уникальную метку.
Когда вы закончите, вы получите комбинированный документ, который показывает изменения каждого человека в разные цвета. Как и раньше, щелкните правой кнопкой мыши каждое изменение и выберите Принять или Отклонить, чтобы создать окончательную копию.
Объединение комментариев, форматирование и многое другое
Слияние документов может выходить за рамки простых изменений в тексте. Возможно, вы захотите объединить и сохранить комментарии, форматирование, верхние и нижние колонтитулы и многое другое.
Слово делает процесс безболезненным. Методология сравнения и / или объединения документа та же, но когда вы перешли к « Просмотр»> «Сравнить»> «Сравнить» , нажмите кнопку « Дополнительно» >> .
Вам будет представлен обширный список вариантов. Когда вы выбрали свои предпочтения, нажмите OK . Вы можете продолжить принимать или отклонять изменения так же, как и раньше.
Слияние текста нескольких разных документов
В последней части этого урока будет рассказано, как объединить текст из совершенно разных документов.
Как уже упоминалось в начале, вы можете копировать и вставлять текст, но это не всегда удобно, особенно для длинных документов. Лучшим способом является использование встроенных инструментов
Я собираюсь объединить статью Би-би-си о зонде Марса и версию той же истории на Space.com .
Откройте первый документ. Это файл, в который вы добавите все будущие файлы. Перейдите в меню «Вставка»> «Объект»> «Текст из файла» и найдите документ, который вы хотите объединить.
Текст будет вставлен туда, где находится ваш курсор, поэтому убедитесь, что он находится в нужном месте, прежде чем продолжить. Word сохранит все форматирование исходного документа. . В приведенном ниже примере я изложил историю Space.com другим цветом и шрифтом, чтобы проиллюстрировать это.
Повторите процесс для каждого документа, который вы хотите добавить, и сохраните его, когда закончите.
Какие-то проблемы?
Я дал вам пошаговое руководство, которое охватывает четыре наиболее распространенных способа объединения документов, и я надеюсь, что это упростило вашу жизнь в Microsoft Office.
Тем не менее, я ценю осложнения могут возникнуть. Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями? Мы всегда рады помочь.
Оставьте свои проблемы и вопросы в комментариях ниже, и мы сделаем все возможное, чтобы помочь вам.