Excel — это программа электронных таблиц для хранения, организации и обработки данных. Данные поступают в отдельные ячейки, упорядоченные по столбцам и строкам на листе; эта коллекция столбцов и строк называется таблицей.
Программы для работы с электронными таблицами также могут выполнять вычисления с использованием формул . Чтобы упростить поиск и чтение информации на листе, в Excel имеется несколько функций форматирования, которые можно применять к отдельным ячейкам, строкам, столбцам и целым таблицам данных.
Поскольку каждая рабочая таблица в Excel содержит миллиарды ячеек, каждая ячейка имеет адрес, известный как ссылка на ячейку, которую формулы, функции, диаграммы и другие функции используют для ссылки на конкретную ячейку.
Ввод данных в ваш рабочий лист
- Нажмите на ячейку, в которую хотите поместить данные.
- Введите данные в ячейку.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре или щелкните мышью на другой ячейке.
Как уже упоминалось, каждая ячейка на рабочем листе идентифицируется адресом или ссылкой на ячейку , которая состоит из буквы столбца и номера строки, которая пересекается в местоположении ячейки. При написании ссылки на ячейку сначала всегда пишется буква столбца, за которой следует номер строки, например, A5 , C3 или D9 .
При вводе данных для этого учебного курса важно вводить данные в правильные ячейки рабочего листа. В формулах, которые вы введете на последующих этапах, используются ссылки на ячейки данных, введенных выше.
Чтобы следовать этому руководству, используйте ссылки на ячейки данных, показанных на изображении выше, чтобы ввести все данные в пустой лист Excel.
Расширение столбцов в Excel
По умолчанию ширина ячейки позволяет отображать только восемь символов, прежде чем эти данные перетекут в следующую ячейку справа.
Однако, если ячейка справа содержит данные, содержимое первой ячейки усекается до первых восьми символов. Несколько ячейки данных в изображении выше, такие как этикетки дедукции Rate в ячейке B3 и Томпсон . в ячейке A8 усечены, потому что ячейки справа ( B4 и A9 ) содержат данные.
Чтобы исправить эту проблему, чтобы данные были полностью видны, необходимо расширить столбцы, содержащие эти данные ( столбцы A и B ). Как и во всех программах Microsoft, есть несколько способов изменить размер столбцов , но использование мыши, вероятно, является самым простым.
Расширение отдельных столбцов рабочего листа с помощью мыши
- Поместите указатель мыши на линию между столбцами A и B в заголовке столбца .
- Указатель изменится на двуглавую стрелку.
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите двуглавую стрелку вправо, чтобы расширить столбец A, пока не будет видна вся запись Томпсона A.
- Расширьте другие столбцы для отображения данных по мере необходимости.
Ширина столбца и заголовки листа
Поскольку заголовок листа слишком длинный по сравнению с другими метками в столбце А , если его расширить, чтобы показать все содержимое ячейки А1 , лист не только выглядел бы странно, но и затруднил бы работу из-за пробелов между метки слева и другие столбцы данных.
Поскольку в строке 1 нет других записей , вы можете оставить заголовок как есть, перетекнув в ячейки справа. Кроме того, в Excel есть функция слияния и центрирования, которую вы будете использовать позже в этом руководстве, чтобы центрировать заголовок над таблицей данных.
Добавление даты и именованного диапазона
Обычно добавление даты в электронную таблицу достаточно часто, чтобы указать, когда она последний раз обновлялась. В Excel есть несколько функций даты, которые позволяют легко добавить дату в лист. Формулы функций встроены в Excel, чтобы упростить выполнение часто выполняемых задач.
TODAY функция проста в использование , поскольку она не имеет аргументов , которые являются значением , требуемое большинство функций. Это также одна из изменчивых функций Excel , которая означает, что она обновляется каждый раз при пересчете, что обычно происходит каждый раз, когда пользователь открывает рабочий лист.
Добавление даты с функцией СЕГОДНЯ
Шаги ниже добавят функцию СЕГОДНЯ к ячейке C2 рабочего листа.
- Нажмите на ячейку C2, чтобы сделать ее активной.
- Откройте вкладку « Формулы » на ленте .
- Выберите опцию « Дата и время» на ленте, чтобы открыть список функций даты.
- Нажмите на функцию « Сегодня», чтобы открыть диалоговое окно « Формула» .
- Нажмите Готово в поле, чтобы войти в функцию и вернуться к рабочему листу.
- Текущая дата должна появиться в ячейке C2.
Видя ###### символы вместо даты
Если после добавления функции TODAY в эту ячейку в ячейке C2 появляется строка символов хэштега , это связано с тем, что столбец слишком узок для отображения отформатированных данных.
Как упоминалось ранее, неформатированные числа или текстовые данные перетекают в пустые ячейки справа, если они слишком широки для столбца. Данные, отформатированные как числа, например валюта, даты или время, вместо этого отображают ошибку ###### .
Чтобы исправить проблему, расширьте столбец C, используя метод, описанный в предыдущем шаге учебного пособия.
Добавление именованного диапазона
Чтобы упростить идентификацию диапазона данных, вы можете дать ему имя. Вы можете использовать именованные диапазоны вместо ссылки на ячейку в функциях, формулах и диаграммах. Самый простой способ создать именованные диапазоны — использовать поле имени, расположенное в верхнем левом углу листа над номерами строк.
В этом уроке мы будем давать ячейку С3 имя скорость , чтобы определить скорость вычета применяется к заработной плате работников. Затем мы будем использовать именованный диапазон в формуле вычета, который будет введен в ячейки от C6 до C9 рабочего листа.
- Выберите ячейку C3 на листе.
- Тип скорости в Name Box и нажмите Enter на клавиатуре.
- Ячейка C6 теперь имеет название rate.
Это имя будет использоваться для упрощения создания формул удержаний на следующем шаге руководства.
Ввод формулы вычетов для сотрудников
Формулы Excel позволяют выполнять вычисления на числовых данных на рабочем листе . Вы можете использовать формулы для вычисления основных чисел, таких как сложение или вычитание, а также для более сложных вычислений, таких как нахождение среднего показателя студента по результатам теста и расчет ипотечных платежей.
- Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства ( = ).
- Знак равенства входит в ячейку, где вы хотите, чтобы ответ появился.
- Для завершения формулы нажмите клавишу Enter на клавиатуре.
Использование ссылок на ячейки в формулах
Обычный способ создания формул в Excel включает в себя ввод данных формулы в ячейки таблицы, а затем использование ссылок на ячейки для данных в формуле вместо самих данных.
Основным преимуществом этого подхода является то, что если впоследствии возникнет необходимость изменить данные, это просто заменить данные в ячейках, а не переписывать формулу. Результаты формулы будут обновляться автоматически при изменении данных.
Использование именованных диапазонов в формулах
Альтернативой ссылкам на ячейки является использование именованных диапазонов, например, созданного на предыдущем шаге.
В формуле именованный диапазон функционирует так же, как и ссылка на ячейку, но это полезно при работе со значениями, которые используются несколько раз в различных формулах — например, ставкой вычета для пенсий или пособий по болезни, ставкой налога или научной константа — тогда как ссылки на ячейки более практичны в формулах, которые ссылаются на конкретные данные только один раз.
Синтаксис формулы вычетов сотрудников
Первая формула, созданная в ячейке C6 , умножит брутто-зарплату сотрудника Б. Смита на коэффициент вычетов в ячейке C3 .
Готовая формула в ячейке C6 будет иметь вид:
= B6 * ставка
Использование указателя для ввода формулы
Хотя можно ввести вышеприведенную формулу в ячейку C6 и отобразить правильный ответ, лучше использовать указатель, чтобы добавить ссылки на ячейки, которые минимизируют вероятность ошибок, возникающих при вводе неверной ссылки на ячейку.
Указание включает нажатие на ячейку, содержащую данные, указателем мыши, чтобы добавить ссылку на ячейку или именованный диапазон в формулу.
- Нажмите на ячейку C6, чтобы сделать ее активной .
- Введите знак равенства ( = ) в ячейку C6, чтобы начать формулу.
- Щелкните ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
- Введите символ умножения ( * ) в ячейке C6 после ссылки на ячейку.
- Щелкните ячейку C3 указателем мыши, чтобы добавить указанную скорость диапазона к формуле.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре, чтобы завершить формулу.
- Ответ 2747.34 должен присутствовать в ячейке C6 .
- Даже если ответ на формулу показан в ячейке C6 , при щелчке по этой ячейке в строке формул над рабочим листом отобразится значение = B6 *.
Ввод формулы чистой заработной платы
В этом примере формула Чистая заработная плата помещается в ячейку D6 и рассчитывает чистую заработную плату работника путем вычитания суммы вычетов, рассчитанной в первой формуле, из Валовой заработной платы .
Готовая формула в ячейке D6 выглядит следующим образом:
= B6 - C6
- Нажмите на ячейку D6, чтобы сделать ее активной.
- Введите знак равенства ( = ) в ячейку D6 .
- Щелкните ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
- Введите знак минус ( — ) в ячейке D6 после ссылки на ячейку.
- Щелкните ячейку C6 указателем мыши на эту ячейку, ссылаясь на формулу.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре, чтобы завершить формулу.
- Ответ 43 041,66 должен присутствовать в ячейке D6 .
Относительные ссылки на ячейки и формулы копирования
До сих пор формулы вычетов и чистой заработной платы находились только в одной ячейке рабочего листа — C6 и D6 соответственно. В результате лист в настоящее время заполнен только для одного сотрудника — Б. Смит .
Вместо того, чтобы выполнять трудоемкую задачу по воссозданию каждой формулы для других сотрудников, большую часть времени вы можете скопировать ее в другие ячейки. Эти обстоятельства чаще всего связаны с использованием в формулах определенного типа ссылки на ячейку — известного как относительная ссылка на ячейку .
Ссылки на ячейки, которые мы использовали в предыдущих формулах, являются относительными ссылками на ячейки, которые являются типом ссылки на ячейку по умолчанию в Excel, и делают копирование формул максимально простым.
Одним из наиболее распространенных методов копирования содержимого ячеек является использование Fill Handle.
Копирование формул с помощью ручки заполнения
Заливка ручка небольшая черная точка или квадрат в правом нижнем углу активной ячейки . Существует несколько вариантов использования маркера заливки, включая копирование содержимого ячейки в соседние ячейки, заполнение ячеек серией чисел или текстовых меток и копирование формул.
Ниже описано, как использовать маркер заполнения для копирования формул удержания и чистой заработной платы из ячеек C6 и D6 в ячейки C9 и D9 .
- Выделите ячейки C6 и D6 на листе.
- Поместите указатель мыши на черный квадрат в нижнем правом углу ячейки D6 ; он изменится на знак плюс ( + ).
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите маркер заливки до ячейки D9 .
- Отпустите кнопку мыши — клетки C7 в С9 должны содержать результаты дедукции формулы и клетки D7 в D9 Чистая зарплата формулы.
Применение форматирования чисел в Excel
Форматирование чисел относится к добавлению символов валюты, десятичных маркеров, знаков процента и других символов, которые помогают идентифицировать тип данных, присутствующих в ячейке, и облегчают их чтение.
Добавление символа процента
- Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
- Перейдите на вкладку « Главная » ленты .
- Нажмите « Общие», чтобы открыть раскрывающееся меню « Формат» .
- В меню выберите параметр « Процент», чтобы изменить формат значения в ячейке C3 с 0,06 до 6%.
Добавление символа валюты
- Выберите ячейки от D6 до D9, чтобы выделить их.
- На вкладке Главная в ленте , выберите Общие опции , чтобы открыть формат в раскрывающемся меню.
- Нажмите Валюта в меню, чтобы изменить форматирование значений в ячейках с D6 по D9 на валюту с двумя десятичными знаками.
Применение форматирования ячеек в Excel
Параметры форматирования ячеек, включая выделение текста или чисел, изменение выравнивания данных, добавление границ и использование функции слияния и центрирования для улучшения внешнего вида данных в ячейке.
Добавление полужирного форматирования
- Выберите ячейку A1, чтобы выделить ее.
- Перейдите на вкладку « Главная » ленты .
- Выберите параметр форматирования Bold, как показано на рисунке выше, чтобы выделить данные в ячейке A1 .
- Повторите вышеуказанную последовательность шагов, чтобы выделить данные в ячейках от A5 до D5 .
Изменение выравнивания данных
Этот шаг изменит выравнивание по умолчанию нескольких ячеек по центру.
- Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
- Нажмите Главную вкладку в ленте .
- Выберите параметр выравнивания по центру, как показано на рисунке выше, чтобы центрировать данные в ячейке C3 .
- Повторите приведенную выше последовательность шагов, чтобы выровнять по центру данные в ячейках от A5 до D5 .
Слияние и центр ячеек
Опция « Объединить и центрировать» объединяет несколько ячеек в одну и центрирует данные по новой объединенной ячейке. Вот как объединить и центрировать заголовок листа — Расчеты удержаний для сотрудников.
- Выберите ячейки от A1 до D1, чтобы выделить их.
- Нажмите Главную вкладку в ленте .
- Выберите опцию « Объединить и центрировать», как показано на рисунке выше, чтобы объединить ячейки от А1 до D1 и расположить заголовок по этим ячейкам.
Добавление нижних границ к ячейкам
Этот шаг добавит нижние границы к ячейкам, содержащим данные в строках 1, 5 и 9.
- Выберите объединенную ячейку от A1 до D1, чтобы выделить ее.
- Нажмите на вкладку Главная из ленты .
- Нажмите стрелку вниз рядом со значком границы .
- Выберите опцию « Нижняя граница» в меню, чтобы добавить границу к нижней части объединенной ячейки.
- Повторите описанную выше последовательность шагов , чтобы добавить нижнюю границу для ячеек А5 до D5 и клеток A9 с D9 .