Вы когда-нибудь получали приглашение на встречу на работе и просто чесали голову? Вы задаетесь вопросом, о чем конкретно идет речь, что будет обсуждаться и, возможно, даже почему вас пригласили. Вы смотрите на других приглашенных, надеющихся на подсказку, но все еще не понимаете.
Некоторые говорят, что если вы получаете расплывчатое приглашение на собрание, вам следует просто отклонить его. Теперь, согласны ли вы с этим или нет, если вы являетесь координатором, стоит ли риск, что головные уборщики будут отклоняться только потому, что они сбиты с толку?
Имея небольшую предусмотрительность и правильные инструменты, вы можете быть уверены, что цель вашей встречи ясна: и уменьшите риск отклонения участников из-за неясного приглашения на собрание.
План впереди с 5 Вт
Прежде чем вы случайно отправите приглашение на собрание, подумайте, используя кто, что, когда, где и почему.
1. Кого пригласить
Часто люди отправляют приглашения на собрания, которые включают слишком много участников или просто не тех. Сделайте свою работу заранее, чтобы ответить на следующие вопросы:
- Кого следует пригласить?
- Кто нужен для обсуждения?
- У кого есть знания, необходимые для этой цели?
Не просто волей-неволей приглашать всех в отделе, потому что вы не уверены.
2. О чем идет речь
Это самая важная часть вашего планирования. Подумайте, о чем конкретно идет речь, какова цель и каков должен быть ожидаемый результат. Если вы не можете сами определить смысл встречи, то это скорее всего преждевременно.
3. Когда состоится встреча
Это может не показаться важной частью, если вы работаете в небольшом офисе. Но для более крупных компаний или крупных встреч это очень важно. Есть ли у вас удаленные участники, находятся ли они в другом часовом поясе и работают ли они в те же часы, что и другие?
Убедитесь, что вы выбрали время, доступное для всех.
4. Где будет проходить собрание
Это также важно при планировании вашей встречи, если у вас есть сторонние участники. Потребуется ли конференц-связь? Если веб-встреча планируется? Или вам просто нужно забронировать конференц-зал на месте? Обязательно подумайте заранее, чтобы разместить тех, кого вы ожидаете посетить.
5. Зачем нужна встреча
Это так же важно, как вопрос. Зачем нужна встреча? Может ли цель быть решена без комнаты людей? Может ли небольшое исследование дать ответ? Достаточно ли у вас информации, чтобы провести встречу на этом этапе?
Помните, что собрания отнимают время у всех участников. Последнее, что вы хотите сделать, — это тратить время своих посетителей на то, чтобы
Создать программу встречи
Теперь, когда вы ответили на пять вопросов, используйте их для работы над приглашением на встречу и повесткой дня. И да, повестка дня встречи почти всегда необходима по разным причинам.
Программа встречи позволяет участникам:
- Знайте цель и цель встречи.
- Посмотрите на вопросы для обсуждения и сможете заранее планировать свою часть или готовить вопросы.
- Посмотрите, что ожидается в конце собрания или что должно решить собрание.
- Следуйте на протяжении всей встречи и оставайтесь на ходу.
Начать с шаблона
Лучший способ создать свою повестку дня — начать с шаблона. Это не только экономит ваше время, но уже содержит план, который вам нужен для деталей. Вот лишь несколько вариантов шаблонов повесток дня для собраний вы можете проверить для Microsoft Word. Они достаточно гибки для любого типа встречи или размера.
Этот шаблон повестки дня хорош тем, что включает в себя хорошо отформатированный шаблон протокола собрания. С одной загрузкой вы получаете оба. С хорошим расположением стола, каждый может ясно видеть цель, список участников и повестку дня тем. Другой полезный раздел показывает, что участники должны принести на собрание, что часто является забытой частью.
Следующий шаблон повестки дня также является хорошим вариантом. Как и другой, вы можете легко увидеть цель, темы повестки дня и любые предыдущие пункты действий. Но он также включает области для новых элементов действий, которые вы можете записать во время встречи, а также место для заметок.
Вот еще один шаблон, чтобы взглянуть на это чисто и понятно. Как и первый показанный, он имеет базовый формат таблицы с легко читаемыми разделами. Плюс, это предлагает область для того, что участники должны принести на встречу.
Как подготовить эффективную повестку дня
После того, как вы определились с шаблоном повестки дня собрания, важно эффективно его заполнить. Будьте ясны, точны и делайте все возможное, чтобы ничего не оставалось открытым для интерпретации. Раздел для посетителей — самая простая часть, но остальные должны быть хорошо проинформированы.
Цель встречи
Это должно быть просто одно-два предложения (самое большее) цель встречи. Это происходит из того, что вопрос сверху, который вы зададите себе. Например, скажем, ваша встреча должна рассмотреть три варианта макета пользовательского интерфейса для нового веб-сайта.
Ваша цель должна указывать именно это, а не что-то вроде «говорить о новом сайте». Последний является расплывчатым, не указывает на часть сайта для обсуждения и, как правило, неясен.
Повестка дня встречи
Здесь вы перечислите каждую часть, которую вы собираетесь обсудить. Опять же, это должно быть ясно, так что те, кто, как ожидается, затронут тему, могут подготовиться.
Используя приведенный выше пример, если веб-разработчик Билл должен предоставить плюсы, минусы и три варианта макета, скажем так. Не просто констатируйте: говорите о раскладках. Будет ли Билл знать, что именно вы хотите обсудить? Если вы заявите это, он будет.
Предметы, которые нужно принести
Если вы ожидаете, что ваши участники предоставят информацию, материалы, фотографии или что-то еще, используйте этот раздел. Не думайте, что это просто потому, что посетитель показывает, что он предоставит то, на что вы надеетесь.
Что касается нашего примера с Биллом, вы четко поняли тему повестки дня, которая идеально подходит. Однако, чтобы убедиться, что он приносит список плюсов и минусов для каждого макета вместе с изображениями этих макетов, добавьте его в соответствующий раздел повестки дня.
Предоставить предметы заранее
Если возможно, приложите повестку дня к приглашению на собрание при ее отправке. Это позволяет вашим посетителям иметь это под рукой, когда наступает время встречи, и позволяет им точно знать, чего ожидать. Это еще более важно, если вы планируете встречу в последнюю минуту.
Если вы отправляете приглашение на собрание заблаговременно, вы можете подождать в повестке дня. Это может быть работа в процессе или вы могли бы ожидать дальнейших подробностей для этого. Если это так, просто включите цель встречи, краткое изложение тем и предварительные пункты, чтобы внести запрос.
Затем укажите, что официальная повестка дня будет отправлена в день Х, который должен быть как минимум за три дня до собрания. Если вы можете, это также хорошая идея, чтобы напечатать копии повестки дня. и принесите их на встречу. Кажется, всегда есть один участник, который забывает их.
Подготовьтесь захватить протокол встречи
Если вы до сих пор следовали этому плану, то ваша встреча уже началась. Но есть еще одна вещь, которую вы должны сделать заранее. Приготовьтесь запечатлеть минуты встречи.
Здесь снова, использование шаблона идеально. Вы можете распечатать эти варианты шаблонов Microsoft Word если вы предпочитаете писать от руки или использовать их на своем цифровом устройстве, если это применимо.
Этот шаблон, который вы можете найти в Microsoft Word, является потрясающим вариантом, поскольку он расширяет каждую тему повестки дня. Для каждого элемента вы можете включить примечания к темам для обсуждения, выводам, элементам действий, ответственным сторонам и срокам, конкретным для каждой темы.
Если вы предпочитаете шаблон протокола собрания, в котором не детализируются вопросы для обсуждения, это хороший вариант . Вы можете перечислить пункты повестки дня, которые фактически обсуждались, кем и на какой срок. Затем вы можете записать принятые решения и новые пункты действий с ответственными сторонами и сроками.
Делать хорошие заметки
У всех нас есть способ делать заметки во время встречи. Но если вы являетесь координатором, вы обязательно должны делать сильные записи. Нет ничего хуже, чем записать записку, чтобы потом посмотреть на нее и поинтересоваться, что говорит или что значит.
Захватите как можно больше во время собрания, а затем просмотрите его перед закрытием. Вы должны рассмотреть то, что обсуждалось, все, что было решено, и, самое главное, новые пункты действий. Кратко обсудите это с вашими участниками в качестве обзора для вас, а также для них. Если что-то пропущено или ошибочно, лучше выяснить, прежде чем все покинут комнату.
Идти дальше и встретиться
Хотя, возможно, не существует точного или позитивно совершенного способа обеспечения эффективной встречи использования совещаний , этот проект поможет вам в этом. Делайте все возможное, чтобы подготовить себя и своих посетителей заблаговременно.
Какие у вас есть советы по планированию встречи? Есть ли что-то, что вы делаете в качестве координатора, который помогает? Дайте нам знать ваши предложения в комментариях ниже!