Excel — это программа электронных таблиц, которая используется для хранения, организации и управления данными. Данные хранятся в отдельных ячейках, которые обычно организованы в виде серии столбцов и строк на рабочем листе; эта коллекция столбцов и строк называется таблицей.
Программы для работы с электронными таблицами также могут выполнять вычисления с использованием формул . Чтобы упростить поиск и чтение информации на листе, в Excel имеется ряд функций форматирования, которые можно применять к отдельным ячейкам, строкам, столбцам и всем таблицам данных.
Поскольку каждая рабочая таблица в последних версиях Excel содержит миллиарды ячеек на одну рабочую таблицу, каждая ячейка имеет адрес, называемый ссылкой на ячейку, поэтому на нее можно ссылаться в формулах, диаграммах и других функциях программы.
Темы, включенные в это руководство:
- Ввод данных в таблицу
- Расширение отдельных столбцов рабочего листа
- Добавление текущей даты и именованного диапазона на лист
- Добавление формулы вычета
- Добавление формулы чистой заработной платы
- Копирование формул с помощью ручки заполнения
- Добавление форматирования чисел к данным
- Добавление форматирования ячеек
Ввод данных в ваш рабочий лист
Ввод данных учебника.
Ввод данных в ячейки таблицы всегда выполняется в три этапа; эти шаги следующие:
- Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить данные.
- Введите данные в ячейку.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре или щелкните мышью на другой ячейке.
Как уже упоминалось, каждая ячейка на рабочем листе идентифицируется адресом или ссылкой на ячейку, которая состоит из буквы столбца и номера строки, которая пересекается в местоположении ячейки. При написании ссылки на ячейку сначала всегда пишется буква столбца, за которой следует номер строки, например, A5 , C3 или D9 .
При вводе данных для этого учебника важно вводить данные в правильные ячейки рабочего листа. В формулах, введенных на последующих этапах, используются ссылки на ячейки введенных данных.
Чтобы следовать этому руководству, используйте ссылки на ячейки данных, показанных на изображении выше, чтобы ввести все данные в пустой лист Excel.
Расширение столбцов в Excel
Расширение столбцов для отображения данных.
По умолчанию ширина ячейки позволяет отображать только восемь символов любой записи данных, прежде чем эти данные перетекут в следующую ячейку справа. Если ячейка или ячейки справа не заполнены, введенные данные отображаются на листе, как видно из заголовка листа « Вычеты для сотрудников», введенного в ячейку A1 .
Однако, если ячейка справа содержит данные, содержимое первой ячейки усекается до первых восьми символов. Несколько ячеек данных , введенных в предыдущем шаге, например, этикетки дедукции Rate: вступил в ячейку B3 и Томпсон . введенные в ячейку A8 усечены, потому что ячейки справа содержат данные.
Чтобы исправить эту проблему, чтобы данные были полностью видны, необходимо расширить столбцы, содержащие эти данные. Как и во всех программах Microsoft, существует несколько способов расширения столбцов . Шаги ниже показывают, как расширить столбцы с помощью мыши.
Расширение отдельных столбцов рабочего листа
- Поместите указатель мыши на линию между столбцами A и B в заголовке столбца .
- Указатель изменится на двуглавую стрелку.
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите двуглавую стрелку вправо, чтобы расширить столбец A, пока не будет видна вся запись Томпсона A.
- Расширьте другие столбцы для отображения данных по мере необходимости.
Ширина столбца и заголовки листа
Поскольку заголовок рабочего листа слишком длинный по сравнению с другими метками в столбце А , если этот столбец будет расширен для отображения всего заголовка в ячейке А1 , рабочий лист не только будет выглядеть странно, но это затруднит использование рабочего листа из-за промежутки между метками слева и другими столбцами данных.
Поскольку в строке 1 нет других записей , не является неправильным просто оставлять заголовок в том виде , в каком он есть, — перетекать в ячейки справа. Кроме того, в Excel есть функция слияния и центрирования, которая будет использоваться на более позднем этапе для быстрого центрирования заголовка над таблицей данных.
Добавление даты и именованного диапазона
Добавление именованного диапазона на лист.
Нормально добавлять дату в электронную таблицу — довольно часто, чтобы указать, когда лист был последний раз обновлен. В Excel имеется ряд функций для дат, которые позволяют легко вводить дату на листе. Функции — это просто встроенные формулы в Excel, облегчающие выполнение часто выполняемых задач, таких как добавление даты на лист.
TODAY функция проста в использовании , поскольку она не имеет аргументов — что данные , которые должны быть поставлены в функцию для того , чтобы работать. Функция СЕГОДНЯ также является одной из энергозависимых функций Excel , что означает, что она обновляется каждый раз при пересчете, что обычно происходит при открытии рабочего листа.
Добавление даты с функцией СЕГОДНЯ
Шаги ниже добавят функцию СЕГОДНЯ к ячейке C2 рабочего листа.
- Нажмите на ячейку C2, чтобы сделать ее активной.
- Нажмите на вкладку Формулы на ленте .
- Нажмите на опцию « Дата и время» на ленте, чтобы открыть список функций даты.
- Нажмите на функцию « Сегодня», чтобы вызвать Formula Builder .
- Нажмите Готово в поле, чтобы войти в функцию и вернуться к рабочему листу.
- Текущая дата должна быть добавлена в ячейку C2.
Видя ###### символы вместо даты
Если после добавления функции TODAY в эту ячейку в ячейке C2 появляется строка символов хэштега , это происходит потому, что ячейка недостаточно широка для отображения отформатированных данных.
Как упоминалось ранее, неформатированные числа или текстовые данные перетекают в пустые ячейки справа, если они слишком широки для ячейки. Данные, которые были отформатированы как определенный тип числа, например валюта, даты или время, не перетекают в следующую ячейку, если они шире, чем ячейка, в которой они расположены. Вместо этого они отображают ошибку ###### .
Чтобы исправить проблему, расширьте столбец C, используя метод, описанный в предыдущем шаге учебного пособия.
Добавление именованного диапазона
Именованный диапазон создается , когда одна или несколько ячеек дано имя , чтобы сделать диапазон легче идентифицировать. Именованные диапазоны могут использоваться в качестве замены ссылки на ячейку при использовании в функциях, формулах и диаграммах. Самый простой способ создать именованные диапазоны — использовать поле имени, расположенное в верхнем левом углу листа над номерами строк.
В этом руководстве имени скорость будет дана ячейки C6 , чтобы определить скорость вычета применяется к заработной плате работников. Именованный диапазон будет использоваться в формуле дедукции , которые будут добавлены в клетки С6 до С9 рабочего листа.
- Выберите ячейку C6 на листе.
- Тип скорость в Name Box и нажмите Enter клавиши на клавиатуре
- Ячейка C6 теперь имеет название rate.
Это имя будет использоваться для упрощения создания формул удержаний на следующем шаге руководства.
Ввод формулы вычетов для сотрудников
Ввод формулы вычета.
Формулы Excel позволяют выполнять расчеты по числовым данным, введенным в таблицу. Формулы Excel можно использовать для вычисления основных чисел, таких как сложение или вычитание, а также для более сложных вычислений, таких как нахождение среднего показателя студента по результатам теста и расчет ипотечных платежей.
- Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства ( = ).
- Знак равенства всегда вводится в ячейку, в которой вы хотите получить ответ.
- Формула завершается нажатием клавиши Enter на клавиатуре.
Использование ссылок на ячейки в формулах
Обычный способ создания формул в Excel включает в себя ввод данных формулы в ячейки таблицы и последующее использование ссылок на ячейки для данных в формуле вместо самих данных.
Основным преимуществом этого подхода является то, что если впоследствии возникнет необходимость изменить данные, это просто заменить данные в ячейках, а не переписывать формулу. Результаты формулы будут обновляться автоматически при изменении данных.
Использование именованных диапазонов в формулах
Альтернативой ссылкам на ячейки является использование именованных диапазонов, таких как скорость именованного диапазона, созданная на предыдущем шаге.
В формуле именованный диапазон функционирует так же, как ссылка на ячейку, но обычно он используется для значений, которые используются несколько раз в различных формулах, таких как ставка вычетов для пенсий или пособий по болезни, ставка налога или научная константа — тогда как ссылки на ячейки более практичны в формулах, которые ссылаются на конкретные данные только один раз.
Ввод формулы вычетов для сотрудников
Первая формула, созданная в ячейке C6 , умножит брутто-зарплату сотрудника Б. Смита на коэффициент вычетов в ячейке C3 .
Готовая формула в ячейке C6 будет иметь вид:
= B6 * ставка
Использование указателя для ввода формулы
Хотя можно просто ввести вышеприведенную формулу в ячейку C6 и получить правильный ответ, лучше использовать указание, чтобы добавить ссылки на ячейки в формулы, чтобы минимизировать вероятность ошибок, созданных неправильной ссылкой на ячейку.
Указание включает нажатие на ячейку, содержащую данные, указателем мыши, чтобы добавить ссылку на ячейку или именованный диапазон в формулу.
- Нажмите на ячейку C6, чтобы сделать ее активной.
- Введите знак равенства ( = ) в ячейку C6, чтобы начать формулу.
- Нажмите на ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
- Введите символ умножения ( * ) в ячейке C6 после ссылки на ячейку.
- Нажмите на ячейку C3 указателем мыши, чтобы добавить указанную скорость диапазона к формуле.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре, чтобы завершить формулу.
- Ответ 2747.34 должен присутствовать в ячейке C6 .
- Даже если ответ на формулу показан в ячейке C6 , при щелчке по этой ячейке на панели формул над рабочим листом отобразится формула = B6 * rate
Ввод формулы чистой заработной платы
Ввод формулы чистой заработной платы.
Эта формула создается в ячейке D6 и рассчитывает чистую зарплату сотрудника путем вычитания суммы вычетов, рассчитанной в первой формуле, из валовой заработной платы . Готовая формула в ячейке D6 будет иметь вид:
= B6 - C6
- Нажмите на ячейку D6, чтобы сделать ее активной.
- Введите знак равенства ( = ) в ячейку D6 .
- Нажмите на ячейку B6 указателем мыши, чтобы добавить ссылку на эту ячейку в формулу после знака равенства.
- Введите знак минус ( — ) в ячейке D6 после ссылки на ячейку.
- Нажмите на ячейку C6 указателем мыши на эту ячейку, ссылаясь на формулу.
- Нажмите клавишу ввода на клавиатуре, чтобы завершить формулу.
- Ответ 43 041,66 должен присутствовать в ячейке D6 .
Относительные ссылки на ячейки и формулы копирования
До сих пор формулы вычетов и чистых окладов добавлялись только в одну ячейку таблицы — C6 и D6 соответственно. В результате рабочая таблица в настоящее время заполнена только для одного сотрудника — Б. Смита .
Вместо того, чтобы выполнять трудоемкую задачу по воссозданию каждой формулы для других сотрудников, Excel позволяет при определенных обстоятельствах копировать формулы в другие ячейки. Эти обстоятельства чаще всего связаны с использованием в формулах определенного типа ссылки на ячейку — известного как относительная ссылка на ячейку.
Ссылки на ячейки, которые были введены в формулы на предыдущих шагах, являются относительными ссылками на ячейки, и они являются типом ссылки на ячейку по умолчанию в Excel, чтобы сделать копирование формул максимально простым.
На следующем шаге учебного руководства используется дескриптор заполнения, чтобы скопировать две формулы в строки ниже, чтобы заполнить таблицу данных для всех сотрудников.
Копирование формул с помощью ручки заполнения
Использование ручки заполнения для копирования формул.
Заливка ручка небольшая черная точка или квадрат в правом нижнем углу активной ячейки . Дескриптор заполнения имеет множество применений, включая копирование содержимого ячейки в соседние ячейки. заполнение ячеек серией чисел или текстовых меток и копирование формул.
На этом этапе учебного пособия дескриптор заполнения будет использоваться для копирования формул удержания и чистой заработной платы из ячеек C6 и D6 в ячейки C9 и D9 .
Копирование формул с помощью ручки заполнения
- Выделите ячейки B6 и C6 на листе.
- Наведите указатель мыши на черный квадрат в нижнем правом углу ячейки D6 — указатель изменится на знак плюс ( + ).
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите маркер заливки до ячейки C9 .
- Отпустите кнопку мыши — клетки C7 в С9 должны содержать результаты дедукции формулы и клетки D7 в D9 Чистая зарплата формулы.
Применение форматирования чисел в Excel
Добавление форматирования чисел на лист.
Форматирование чисел относится к добавлению символов валюты, десятичных маркеров, знаков процента и других символов, которые помогают идентифицировать тип данных, присутствующих в ячейке, и облегчают их чтение.
Добавление символа процента
- Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
- Нажмите на вкладку Главная ленты .
- Нажмите кнопку « Общие», чтобы открыть раскрывающееся меню « Числовой формат» .
- В меню выберите параметр « Процент», чтобы изменить формат значения в ячейке C3 с 0,06 до 6%.
Добавление символа валюты
- Выберите ячейки от D6 до D9, чтобы выделить их.
- На вкладке Главная в ленте , нажмите на General опции , чтобы открыть Числовой формат в раскрывающемся меню.
- Нажмите на Валюта в меню, чтобы изменить форматирование значений в ячейках с D6 по D9 на валюту с двумя десятичными знаками.
Применение форматирования ячеек в Excel
Применение форматирования ячеек к данным.
Форматирование ячеек относится к параметрам форматирования, таким как применение жирного форматирования к тексту или числам, изменение выравнивания данных, добавление границ к ячейкам или использование функции слияния и центрирования для изменения внешнего вида данных в ячейке.
В этом руководстве вышеупомянутые форматы ячеек будут применены к определенным ячейкам в рабочей таблице, чтобы они соответствовали готовой рабочей таблице.
Добавление полужирного форматирования
- Выберите ячейку A1, чтобы выделить ее.
- Нажмите на вкладку Главная ленты .
- Нажмите на параметр форматирования Bold, как показано на рисунке выше, чтобы выделить данные в ячейке A1 .
- Повторите вышеуказанную последовательность шагов, чтобы выделить данные в ячейках от A5 до D5 .
Изменение выравнивания данных
Этот шаг изменит выравнивание по умолчанию нескольких ячеек по центру.
- Выберите ячейку C3, чтобы выделить ее.
- Нажмите на домашней вкладке на ленте .
- Нажмите на опцию Выравнивание по центру, как показано на рисунке выше, чтобы центрировать данные в ячейке C3 .
- Повторите приведенную выше последовательность шагов, чтобы выровнять по центру данные в ячейках от A5 до D5 .
Слияние и центр ячеек
Опция « Объединить и центрировать» объединяет несколько выбранных в одну ячейку и центрирует ввод данных в самой левой ячейке по новой объединенной ячейке. Этот шаг объединит и центрирует заголовок листа — Расчеты удержаний для сотрудников.
- Выберите ячейки от A1 до D1, чтобы выделить их.
- Нажмите на домашней вкладке на ленте .
- Выберите опцию « Объединить и центрировать», как показано на рисунке выше, чтобы объединить ячейки от А1 до D1 и расположить заголовок по этим ячейкам.
Добавление нижних границ к ячейкам
Этот шаг добавит нижние границы к ячейкам, содержащим данные в строках 1, 5 и 9
- Выберите объединенную ячейку от A1 до D1, чтобы выделить ее.
- Нажмите на вкладке Главная в ленте .
- Нажмите стрелку вниз рядом с параметром Граница, как показано на рисунке выше, чтобы открыть раскрывающееся меню границ.
- Нажмите на опцию « Нижняя граница» в меню, чтобы добавить границу к нижней части объединенной ячейки.
- Повторите вышеуказанную последовательность шагов, чтобы добавить нижнюю границу для ячеек от A5 до D5 и для ячеек от A9 до D9 .