Было бы замечательно, если бы ведение списка дел было секретом того, чтобы вся ваша работа была сделана вовремя. Однако это не так — требуется хорошо поддерживаемый, разумно скомпилированный список дел, чтобы иметь желаемый эффект для вашего рабочего процесса.
К счастью, не так сложно убедиться, что в вашем списке дел есть горчица. Все, что для этого нужно, — это небольшое перспективное планирование, четкое представление о том, чего вы хотите достичь, и гибкость в использовании хороших идей, придуманных кем-то другим.
Примените следующие советы к действию, и вы увидите список дел, который реально изменит вашу работу.
1. Подумайте, когда сделать свой список
Это может звучать как тривиальный вопрос, но время, когда вы составляете свой список дел, может оказать большое влияние на его возможный успех. Существует несколько стратегий достижения успеха, но, как правило, не стоит составлять список за день.
Вместо этого уделите время на ночь раньше, чтобы спланировать завтра. Без стресса, связанного с началом нового рабочего дня, легче составить действенный список, который охватывает все, что необходимо завершить. Возможно, стоит даже привыкнуть составлять список дел на следующий день в конце рабочего дня.
2. Выберите между пером и бумагой или цифровым решением
Сегодня часто предполагается, что мобильное приложение может делать практически все, для чего мы когда-то обратились за ручку и бумагу. Несмотря на то, что цифровой век привел к значительным улучшениям в нашей работе, ошибочно полагать, что это лучший выбор.
Для некоторых людей список дел имеет больший вес, когда он представлен в высококачественной бумажной записной книжке. а не состоящий из единиц и нулей. В любом случае, стоит попробовать как физические, так и цифровые методы, чтобы увидеть, предлагает ли какой-либо процесс какое-то уникальное понимание ваших собственных рабочих привычек.
Облачная онлайновая вездесущность приложения имеет преимущества, а также наличие бумажных копий по сравнению с другими. Неразумно полагать, что современная версия поможет вам сделать больше — на самом деле ничто не заменит попробовать новые дополнения в вашем рабочем процессе и оценить, предлагают ли они значительные улучшения.
3. Если вы переходите на цифровые технологии, выберите достойный инструмент
Многие пользователи выбирают цифровой метод, даже после того, как опробуют бумажный список дел. Конечно, существуют десятки приложений и сервисов для реализации такого рода функций, и выбор правильного варианта может быть довольно сложным.
Первое, что вам нужно сделать, это определить, с какого устройства вы хотите получить доступ к вашему списку. Если ответом является несколько разных устройств, лучше всего работать с системой на основе учетной записи, такой как Evernote, где вы можете войти в систему и просматривать свои заметки на всем, от смартфона до домашнего компьютера.
Однако есть много других вариантов. Если вы уже глубоко знакомы с экосистемой Windows, возможно, стоит воспользоваться глубокими связями, которые OneNote имеет с OS
И OneNote, и Evernote — довольно сложные части программного обеспечения, и вам может потребоваться что-то более легкое, чтобы предотвратить невозможность управления списком текущих дел. К счастью, существует множество мобильных приложений. дел что может упростить ведение и пополнение вашего списка дел.
4. Держите вещи сегментированными
Чем длиннее список дел, тем менее он эффективен. Если ваш список содержит большое количество задач, он быстро будет ощущаться как одна непреодолимая проблема — и это в первую очередь лишает смысла собирать его вместе.
Вместо того чтобы позволить списку дел выйти из-под контроля, разбейте его на легко выполняемые задачи. Один из способов добиться этого — сортировка по областям — например, школа, работа и дом. Тем не менее, вы можете обнаружить, что более практично различать задачи с различными уровнями приоритета.
Выяснение того, какие задачи заслуживают того, чтобы иметь приоритет — это отличный шаг к превращению вашего списка дел в план дел. Работая так, вы получаете обзор всего, что у вас на тарелке, что может помочь вам точно определить, сколько вы можете сделать за день, неделю или месяц — и это то, что вам нужно знать, чтобы вы могли стать еще более продуктивным
Если вы не совсем уверены, над чем работать или в каком порядке, подумайте об оценке отдельных проектов. Перечислите желаемые результаты, фазы или продукты (ваши компоненты) и разбейте их на отдельные задачи и подзадачи, которые затем вы можете — один за другим — перенести в свой список дел. Чтобы подготовить этот первоначальный обзор, структура разбивки работ — хорошее место для начала.
Как только у вас будет обзор всех ваших задач, вам будет легче пошагово заняться сложным проектом и оценить, сколько времени займет каждая задача — и, следовательно, завершение всего проекта.
5. Время все
Список дел — это отличный способ хранить все ваши задачи в одном месте, но если нет никакого смысла в том, сколько времени потребуется для выполнения этих задач, он может оказаться не таким уж полезным. Вы сможете точно оценить, сколько времени займет конкретная работа, выполнив ее, поэтому эти цифры могут быть приблизительными, но они по-прежнему очень важны.
Независимо от того, планируете ли вы свой список дел изо дня в день или ежемесячно, очень важно учитывать время. Если для выполнения всего списка недостаточно времени, некоторые задачи неизбежно окажутся в стороне — и это может быстро стать реальной проблемой.
Чтобы устранить эту проблему, рассмотрите возможность использования Календаря Google в качестве основы для своего списка дел. списком дел. Его недавно представленная функция напоминаний помогает наполнить задачи чувством времени, гарантируя, что они будут выполнены раньше срока.
Календарь Google делает весь процесс максимально плавным, так как вы сможете настроить напоминание голосом или вручную — и он всегда предложит вам добавить время к отдельным задачам. Иногда бывает трудно посвятить себя планированию времени, а не только задачам, но в конечном итоге это приносит выгоду.
6. Отметьте Завершенные задачи, каждый раз
Последний шаг любой выполненной задачи списка дел — это отметка, но мы часто упускаем это из виду. Непроверенные задачи, которые, как мы знаем, выполнены, быстро загромождают ваш список, делая менее очевидным то, что осталось обработать, поэтому это может быстро превратиться в проблему.
Однако в этом процессе есть и психологический аспект. Идея списка дел заключается в том, что он в любой момент может справиться с вашими главными приоритетами. Если вы преуспели в выполнении заданий, но не смогли записать эти маленькие победы, вы не сможете в полной мере использовать свой список.
Наслаждайтесь тем, что вы делаете хорошую работу. Часть идеи списка дел состоит в том, чтобы выложить все, что должно быть обработано, но это также метод отслеживания всего, что вы делаете. Когда вы боретесь за мотивацию , помните, что вы уже отметили множество задач.
7. Изучите методы, которые другие успешно использовали
Замечательно разработать собственную методологию списка дел, стратегию, которая идеально вписывается в ваш рабочий процесс. Тем не менее, нет ничего плохого в том, чтобы опробовать уже существующие стратегии и использовать их в качестве основы.
Посмотрите на систему, подобную Personal Kanban . Это довольно просто, только с двумя настоящими «правилами» — но вы можете взять эту основу и персонализировать ее, пока не будете удовлетворены результатами. Рассмотрим два принципа, на которых построен Kanban:
- Визуализация: важно всегда иметь возможность сразу увидеть, над чем вы работаете, что будет дальше, и что вы уже выполнили.
- Сокращение незавершенного производства : Канбан предусматривает, что вы должны установить ограничение на количество текущих задач, которые вы пытаетесь выполнить в любой момент времени.
Это хорошее начало, и его легко изменить. Кроме того, вы найдете множество реальных примеров из практики Kanban в Интернете, которые вы можете использовать, чтобы руководствоваться своим собственным использованием. Помимо этого, существует гораздо больше стратегий — принять во внимание мнение других людей о том, как они улучшают свою работу. прием для повышения выполняет свои задачи прием для повышения и узнайте, как вы можете применить это в своей жизни.
У вас есть отличный совет, как правильно составить список дел? Вы ищете руководство по правильному управлению вашими задачами? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже .