Не позволяйте вашей электронной почте перетаскивать вас вниз.
Outlook обладает множеством замечательных функций, которые позволяют управлять входящими сообщениями, обеспечивая больший контроль и экономя время. Вы можете автоматически фильтровать электронные письма, используя правила и условное форматирование, быстро находить то, что вам нужно, используя ярлыки и поиск, и избавляться от всего этого спама с помощью фильтров нежелательной почты. Мы покажем вам, как наилучшим образом использовать инструменты повышения производительности Outlook.
Если у вас есть свои советы по управлению входящими сообщениями Outlook, обязательно сообщите нам об этом в комментариях.
Управление с правилами
Правила в Outlook очень мощные и могут сэкономить кучу времени на управление входящими сообщениями. Любое сообщение, которое приходит в ваш почтовый ящик, будет подчиняться изложенным вами правилам. Например, вы можете пометить любое сообщение от вашего менеджера, чтобы пометить и воспроизвести звук. В качестве альтернативы вы можете переместить любое сообщение, содержащее ключевое слово «информационный бюллетень», в корзину.
Для начала выберите вкладку « Главная » на верхней ленте и выберите « Правила»> «Создать правило» . Если вы выбрали адрес электронной почты, вы заметите, что некоторые поля предварительно заполнены, но вы можете изменить их по своему усмотрению.
Чтобы действительно настроить ваши правила, вы должны нажать Дополнительные параметры … Здесь вы можете установить любое количество условий, которые должны быть выполнены, а также то, что происходит с сообщениями, которые соответствуют им.
Чтобы получить полное руководство по созданию и управлению правилами, ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы разрешить правилам Outlook управлять
Овладеть ярлыками
Если вы хотите эффективно управлять своей папкой «Входящие», вам необходимо освоить все доступные сочетания клавиш.
Одним из лучших является нажатие Alt + H , которое затем подсвечивает ленту соответствующей клавишей, которую вы можете нажать. Другие примеры включают Ctrl + E для перехода к окну поиска, Ctrl + 1–6 для перемещения между различными представлениями (например, «Почта», «Календарь» и «Контакты») и « Вставка» для пометки сообщения.
Конечно, они просто царапают поверхность. Чтобы получить более полный список, обязательно просмотрите наше руководство по сочетаниям клавиш в сочетаний клавиш сочетаний клавиш
Используйте фильтр нежелательной почты и папку беспорядка
Спам — проклятие входящих сообщений. Не тратьте свое время, пытаясь найти электронные письма, которые вы хотите прочитать; вместо этого позвольте Outlook позаботиться об этом, используя фильтр нежелательной почты и функцию Clutter.
Фильтр нежелательной почты имеет разные уровни защиты, в зависимости от того, насколько строгим он будет. Чтобы изменить настройки, перейдите на вкладку « Главная » на ленте и выберите « Нежелательная почта»> «Параметры нежелательной почты»…
Здесь вы можете выбрать Низкий, чтобы отфильтровать очевидные нежелательные сообщения, Высокий, чтобы поймать большую часть нежелательных сообщений, но с возможностью, что некоторые обычные электронные письма также могут быть перехвачены, или Безопасные списки только для получения только от отправителей, которых вы одобрили.
В этом же окне перейдите на вкладку « Безопасные отправители» и « Заблокированные отправители », чтобы получить список адресов электронной почты или доменов, которые вы делаете и не хотите получать соответственно.
Пользователи Office 365 для бизнеса также могут использовать новую функцию под названием Clutter. Анализируя отправителя, содержание сообщения и ваши привычки чтения, Outlook переместит определенные электронные письма из вашей папки «Входящие» в Clutter. Вы можете вручную переместить письмо в Clutter и помочь системе учиться, щелкнув сообщение правой кнопкой мыши и выбрав Move> Move to Clutter .
Беспорядок включен по умолчанию, но вы можете отключить его через веб-версию Outlook. Нажмите значок cog и перейдите к « Параметры»> «Mail»> «Автоматическая обработка»> «Беспорядок и снимите флажок». Отдельные элементы, обозначенные как «беспорядок» , затем нажмите « Сохранить» .
Если вам нужны дополнительные советы по фильтрации спама, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как избежать нежелательной почты Outlook.
Поиск по параметрам
Возможно, вам вообще не удастся отсортировать входящие сообщения, если вы так склонны, и просто воспользуйтесь мощным поиском в Outlook. Используя окно мгновенного поиска в верхней части списка электронной почты, вы можете выполнять поиск по всем папкам и почтовым ящикам, выбрав его в раскрывающемся списке « Текущий почтовый ящик» .
В самом окне поиска вам просто нужно начать вводить что-то, и Outlook попытается найти его в любом поле, например, имя отправителя, тема или текст сообщения. Вы можете получить более конкретную информацию, используя логические операторы, такие как AND , OR и NOT . Вы также можете использовать такие параметры, как, от субъекта и полученного , а затем двоеточие и ваш термин. Полный список их можно посмотреть на соответствующей странице поддержки Outlook .
При щелчке в окне поиска откроется вкладка « Поиск » на ленте, где вы можете выбрать многие из этих параметров в интерфейсе.
Чутье с условным форматированием
Условное форматирование позволяет применять определенный стиль к сообщениям, которые соответствуют набору правил. Например, вы можете изменить цвет шрифта писем, полученных более недели назад, или поместить письма, содержащие ключевое слово, в категорию.
Чтобы установить условное форматирование, перейдите на вкладку « Вид » на ленте и нажмите « Параметры просмотра» > « Условное форматирование». Нажмите « Добавить», чтобы создать новое правило, дать ему имя и установить шрифт, если хотите. Когда все будет готово, нажмите Условие …
Именно из этого окна вы можете отточить более тонкие детали правила. Например, используйте От…, чтобы указать отправителей, к которым будет применяться правило, или Время, которое будет применяться на основе даты. Обязательно ознакомьтесь с другими вкладками, такими как More Choices и Advanced , первая из которых позволяет вам устанавливать цветовые категории.
Когда закончите, нажмите OK и снова OK . Для получения дополнительной информации обо всем этом, прочитайте наше руководство по разметке электронной почты с условным форматированием. пометить с условным форматированием. пометить с условным форматированием.
Напомнить отправленное письмо
Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое хотели бы отменить? Это может быть возможно. Вы должны использовать учетную запись Exchange, а получатель должен быть на том же сервере. Кроме того, если исходное письмо было прочитано или перемещено в другую папку, то восстановление не удастся.
Чтобы попытаться отозвать, перейдите к пункту Отправленные и откройте сообщение, которое вы хотите отозвать Выберите вкладку « Сообщение » на ленте вверху, затем в группе « Перемещение » нажмите « Действия», а затем « Восстановить это сообщение»…
В открывшемся новом окне выберите действие, которое вы хотите выполнить. Либо удалите непрочитанные копии этого сообщения, чтобы удалить электронное письмо из почтового ящика получателя, либо удалите непрочитанные копии и замените новым сообщением, чтобы отправить новое электронное письмо вместо оригинала.
Пометка Сообщите мне, если отзыв удастся или не удастся для каждого получателя, и он отправит вам электронное письмо с информацией о результатах каждой попытки отзыва, краткую информацию о которой вы можете увидеть, щелкнув значок отслеживания на ленте.
Нажмите OK, когда будете готовы попытаться вспомнить сообщение. Для получения дополнительной информации об этом процессе, наряду со всеми факторами отзыва и некоторыми другими альтернативами, ознакомьтесь с нашим руководством почты. отозвать электронное отправки отозвать электронное письмо
Boss Your Inbox
По оценкам, каждый день отправляется 205 миллиардов электронных писем. К счастью, только небольшая часть из них попадет в ваш почтовый ящик, но часто бывает даже трудно пройти через них. Обязательно используйте все наши советы, чтобы стать профессионалом в управлении почтовыми ящиками.
Вы все еще хотите узнать еще больше удивительных советов по Outlook? Если это так, попробуйте свои знания с помощью наших 10 быстрых советов по освоению Outlook и 6 способов улучшить рабочий процесс Outlook. для повышения эффективности вашего рабочего процесса. для повышения эффективности вашего рабочего Вы будете мастером электронной почты в кратчайшие сроки.
Какие методы вы используете, чтобы сохранить контроль над входящими? Есть ли какие-либо функции, которые вы хотели бы видеть добавленными в Outlook?